昨今の激しいビジネス環境において、多くの企業では「業務効率化」が喫緊の課題として挙げられているのではないでしょうか。
限られたリソースの中で、より高いパフォーマンスを上げることが求められるなかで、業務フローの改善は大きな成果をもたらします。
しかし、業務フローの改善は、単純に作業を自動化したり、人員配置を見直すだけで終わりではありません。「なぜそのフローが必要なのか」を見極めて、可能な限り「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に排除することで、初めて実現できるものです。
本記事では、業務フローの改善に取り組む重要性や具体的な方法、実際の企業事例までご紹介いたします。ぜひ本記事を参考にして、業務フローの改善に取り組んでみてください。
業務フロー改善のメリット
業務フローの改善に取り組むことで、下記のようなメリットがあります。
・生産性向上
・コスト削減
・働き方改革の促進
・業務品質の向上
・業務属人化の解消
生産性向上
無駄な業務（及び業務フロー）を排除することで、作業時間を短縮して1人当たりの生産性を向上させることができます。
生産性の向上は、市場競争の激しい現代において大きな強みとなり得るものです。とくに昨今では多くの業界/業種で人手不足が叫ばれています。
実際にパーソル研究所の調査によると、2030年には7,073万人の労働需要に対して、6,429万人の労働供給しか見込めず、約644万人の人手不足が起こることが予想されています。
生産性が向上することで、既存メンバーのパフォーマンスが高まるだけでなく、離職率の減少や求職者の増加など、人材管理の観点でもメリットがあると考えられます。
コスト削減
生産性が向上した結果、残業時間が減少すれば人件費を抑えることができます。
また、オフィスの電気代やガス代、そのほか諸経費なども抑えられます。着実なコスト削減が見込めるため、利益の増加や経営の安定化につながるでしょう。
働き方改革の促進
業務フローの改善に取り組むことで、従業員一人ひとりの業務負担が削減され、働き方改革の促進につながります。
とくに近年では、残業時間に対する規制が厳しくなりつつあります。2019年には働き方改革関連法が施行され、残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間となりました。
このような背景を受けて、多くの企業では業務フローの改善による生産性の向上が求められています。また、テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方を実現するうえでも業務フローの見直しは欠かせない取り組みです。
従業員のワークライフバランスの向上や人材確保が実現できれば、企業にとって大きなメリットになります。
業務品質の向上
業務フローのなかに「ムリ・ムダ・ムラ」がある場合には注意が必要です。作業手順を明確化してミスを減らすことで、製品・サービスの品質向上を実現できます。
とくに顧客向けのビジネスを取り扱っている企業では、内向きの業務フローに割く時間が減り、顧客に向き合う本質的な時間を増やせるため、顧客満足度の向上やクレームの減少を期待できるでしょう。
業務属人化の解消
業務フローを明確化することで「誰が・どのような作業を行うのか」が明確になります。
また、今まで特定のメンバーに偏っていた業務を特定し、役割分担を見直すことで、業務属人化を解消することが可能です。担当者が離職した際にも、業務を滞らせることなく進められます。
業務属人化の解消は、ノウハウの共有や人材育成の促進にもつながるため、中長期的に見て大きなメリットがあると考えられます。
▼業務属人化の解消方法については下記の記事も参考にしてください
業務フロー改善の進め方
業務フローの改善は、下記の手順で進めます。
- 現状分析
- 課題の特定
- 改善策の検討/実施
現状分析
まずは現状の業務フローを詳細に分析することから始めます。具体的には、下記のような方法が挙げられます。
- 業務フロー図を作成する
- 各作業にかかる時間を計測する
- 担当者へのインタビューを行う
「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を計測するには、時間管理ツールTimeCrowdの活用がおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、作業時間を計測することができます。
また、計測されたデータはリアルタイムで自動反映されるため、集計せずに確認できる点が特徴です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
※GoogleカレンダーやKintoneなどの外部ツールとの連携も可能
業務フローの現状分析は、このような定量的なデータをもとに行うことで、正しく分析することができます。
TimeCrowdの詳細な機能や料金プランにご興味がある方は、下記のサービス資料からご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード課題の特定
現状分析をしたら、その結果に基づいて課題を特定します。
「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認し、想定よりも時間をかけている業務を抽出したうえで、ヒアリングを通じて原因を特定します。
ムダな作業が多かったり、作業手順が複雑だったり、ミスが多く手戻りが発生していたりなど、さまざまな原因のなかから解決するべき課題を選定します。
改善策の検討/実施
課題が特定できたら、具体的な改善策を検討します。このときに注意が必要なのは、現場メンバーの納得感です。
メンバーの負担がかえって大きくなるような的外れな改善策を実施しないように、現場の声を聞きながら進めるのがおすすめです。
また、実施したあとは必ず振り返りの場を設けましょう。「実際に業務フローは改善されたのか」「どれくらい改善されたのか」を定期的に確認し、必要があれば見直すことも重要です。
業務フロー改善の方法
業務フローの改善に取り組む際には、下記のような方法を検討します。
- 作業の標準化
- 作業の自動化
- 役割の見直し
作業の標準化
担当できるメンバーの数が限られている場合、業務効率は低下します。
たとえば担当者が休み/離職した際には一時的に業務が停止してしまうほか、繁忙期に入れば他の業務に時間が取られて着手が遅れてしまう可能性もあります。
このような業務の遅延を防ぐためには、作業を標準化することが重要です。具体的にはマニュアル化や研修、業務フローの簡素化など通じて、業務を担当できるメンバーを増やすことが求められます。
作業の自動化
単純作業の多さが原因で特定の業務フローが逼迫している場合には、作業の自動化を検討します。
転記作業やデータの集計/加工作業などはVBAやGAS、RPAツールなどを駆使して自動化することが可能です。
役割の見直し
業務フローのなかで、担当者が曖昧で滞る部分がある場合には、役割分担の見直しが必要になります。
とくに、誰の担当かわからず「フローが確立されていない」「待機時間が発生している」「ミスが連発している」といった場合には注意が必要です。
各フローで誰が・何を・どこまで担当するのかを明確に決めるようにしましょう。
業務フロー改善を進める際の注意点
業務フローの改善を進める際には、下記のような注意点に気をつけましょう。
- 現場主体の改善を促す
- 継続的な改善に取り組む
- ITツールを活用する
現場主体の改善を促す
業務フローの改善は、現場の従業員が主体となり行うのがおすすめです。
実際に業務に取り組むメンバーだからこそ、見えてくる課題や改善策があるためです。
また、改善の意識を持って業務に取り組むことで、以前よりも高い生産性を期待することができます。
継続的な改善に取り組む
業務フローの改善は、一朝一夕に終わるものではありません。業務環境や顧客ニーズの変化に合わせて、継続的に改善していく必要があります。
とくに組織規模が大きい場合には、改善までに一定の労力と時間を費やすものです。改善と修正を繰り返し、中長期的な取り組みを行うことが重要です。
ITツールを活用する
スピード感を持って業務フローの改善を進めるには、積極的にITツールを活用するのがおすすめです。
とくに先述したようなRPAツール・時間管理ツール・コミュニケーションツールなどは、業務フローの改善に活用できるツールです。
無料トライアルで利用できるツールもあるため、まずは小さな部署でトライアルをして、操作性や効果を確認したうえで導入を進めてみましょう。
業務フロー改善の事例
業務フローの改善に取り組んだ企業事例をご紹介します。
キリンホールディングス株式会社
キリンホールディングス株式会社のコーポレートコミュニケーション部 IR室では、以前までテレワークのなかで「誰が・どの業務に・どれくらいの時間をかけているのか」を把握できず、業務改善を図ろうにも難しさを感じていました。
このような課題意識から、時間管理ツールTimeCrowdを導入して各メンバーの業務状況を可視化。予定表だけでは見えない業務の内訳まで確認できるようにしました。
その結果、時間をかけすぎているボトルネックを特定し、業務改善の第一歩を踏み出すことができたようです。
▼キリンホールディングス株式会社様の事例はこちらからご確認ください
GMOペパボ株式会社
GMOペパボ株式会社の経営管理部・総務グループでは、以前まで表計算ソフトを活用して工数管理を行っていましたが、管理自体に時間がかかることに悩まれていました。
そこで同社では、工数管理ツールTimeCrowdを導入。工数データの集計・可視化が自動で行えるようになり、リアルタイムで業務状況を確認できるようになりました。
その結果、業務改善に着手するべきボトルネックをいち早く特定できるようになったようです。
▼GMOペパボ株式会社様の事例はこちらからご確認ください
未知株式会社
未知株式会社では「精度の高い記事作成フローを構築したい」という課題意識から、工数管理ツールTimeCrowdを導入。作業工程ごとの時間データを蓄積し、業務フローを改善することに成功しました。
各工程で想定よりも時間がかかるケースが多いなかで、可視化した時間データをもとに記事作成のシフト管理を行うことで、レベルの高いサービスをより多くのお客様に提供できるようになったようです。
▼未知株式会社様の事例はこちらからご確認ください
まとめ
業務フローの改善に取り組むことで、生産性の向上・働き方改革の促進・業務品質の向上など、さまざまなメリットがあります。
実際に取り組む際には、現場主体の改善を促したり、継続的な改善に取り組んだり、ITツールを積極活用したりなどの工夫が求められます。
また、業務フローの改善に取り組む際には、実際の業務状況を把握することから始めます。業務フロー図を作成したり、各工程での作業時間を計測したりすることで、正しい状況の把握を心がけましょう。
作業時間の把握には、TimeCrowdの活用がおすすめです。最初の2週間は無料でご利用いただけるため、少しでもご興味のある方はぜひお気軽にお試しください。
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