業務フローとは、業務の手順を可視化し、記号を使って図にしたものです。ある特定の業務について業務フローを作成し共有することによって、業務の手順を参照しやすくなり、業務効率化につなげることができます。
ただし、ルールを統一して作成しないとかえって混乱が生じてしまうため注意が必要です。業務フロー作成の対象となる業務の特定や、タスクや関係者の正確な洗い出しも需要です。
この記事では、業務フローの活用方法や作成方法について解説します。業務フローのメリット、使用される記号、作成時の注意点などについて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
業務フローとは
業務フローとは、特定の業務に対して、必要な作業を時系列順に記して図にまとめたものです。矢印や四角、ひし形といった図形が用いられます。
業務フローでは、チームや部署内の作業の流れだけでなく、他の部署との連携のタイミングも可視化することが可能です。業務フローを作成して共有することで、作業の手順が可視化されるため、チーム内で認識を統一できるというメリットがあります。
業務フロー図は、主に以下のような業務で作成・活用できます。
- 受発注
- 見積書や請求書の発行
- 経理処理
- 電話対応
- 障害対応
- 緊急時の対応
業務プロセスとの違い
業務プロセスとは、企業が目標を達成するために必要な業務についてのプロセスです。
目標達成のための大きな流れが業務プロセス、業務プロセスの中の細かい作業の手順が業務フローと区分することができます。業務フローがいくつも重なって業務プロセスとなります。
業務改善を行う際は、業務プロセスから行うと範囲が広すぎるため、まずは業務フロー単位で行うのがおすすめです。
＜ボトルネックとなる業務フローを特定するには＞
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業務フローは、業務の流れを可視化し、チームメンバーや関係者と共有したり認識を統一したりできるものです。
業務フローを作成して共有することによって期待できる、以下のメリットについて解説します。
- 作業効率を高める
- 教育や研修に活用できる
- 業務の改善点を洗い出しやすくなる
作業効率を高める
業務フローを作成して共有することで、作業の手順について関係部署やチーム内で認識を統一できます。次の作業や全体の流れを意識しながらタスクに取り組めるため、作業効率の向上につながる点がメリットです。
また、認識の齟齬によるミスや手戻りを減らせるといったメリットも期待できます。作業の手順がわからなくなったときも作業フローを見て確認できるため、他のメンバーに確認する手間が省けます。
教育や研修に活用できる
新入社員が入ってきたり、メンバーの配置換えがあったりして教育や研修を行う必要がある場合も業務フローを活用できます。業務フローをマニュアルとして活用することで、スムーズな教育・研修を行える点がメリットです。
上述の通り、業務フローによって業務手順に対する認識を統一できるため、認識違いによる混乱を防ぐことが可能です。
業務の改善点を洗い出しやすくなる
業務フローで作業の手順を可視化できるため、ムリ・ムダ・ムラなどが発生している作業や手順を洗い出しやすくなります。
手順の入れ替えによる効率化の案も出しやすくなるため、業務改善に活用できるというメリットがあります。
▼ムリ・ムダ・ムラの意味や原因、削減方法については、下記の記事を参考にしてください
業務フローの作成手順
業務フローの作成手順について解説します。
- 業務フローを作成する業務や目標を明確にする
- 関係者や必要なタスクを洗い出す
- 業務フロー図作成のルールを決める
- 時系列順に並べて業務フロー図を作成する
- 抜け漏れがないかチェックする
業務フローを作成する業務や目標を明確にする
業務フローの作成に着手する前に、まずは業務フローをどの業務で作成するのか、どのような目的で業務フローの作成を実施するのかといった目標を明確にします。
業務フローにする業務や目的があいまいなまま作成すると、複数の業務が混在した業務フローを作成してしまったり、抜け漏れのある業務フローになったりしてしまいます。
また、「誰のために、誰に共有する前提で業務フローを作るのか」という観点も重要です。チームメンバーのため、引継ぎをする後任者のためなど、誰のために作成するかについても明確にしておきましょう。
関係者や必要なタスクを洗い出す
業務フローを作成する業務と目標が決まったら、該当の業務に必要な関係者やタスクを洗い出します。先に洗い出しをしておくことで、抜け漏れのない業務フローを作りやすくなります。
業務の関係者は、チームや部署のメンバーだけとは限りません。他部署との連携が必要な場合は該当部署の担当者、取引先への連絡が必要な場合は取引先の担当者といったステークホルダーも該当します。
業務フロー図作成のルールを決める
業務フローに含める関係者やタスクを洗い出したら、図に書き起こしていきます。その前に、業務フロー図作成のルールを決めておくようにしましょう。
業務フロー作成は、複数人で行うこともあります。ルールが定まっていないと異なる記述方法でフローを作成してしまうことがあり、わかりづらいフロー図になってしまいます。1人で複数の業務フローを作る場合も、ルールを定めていないと途中でわからなくなったり、色々な人が参照する際に混乱したりする可能性があるため、一貫したルールで作ることが重要です。
ルールが決まったら、メンバーに周知しておくのもおすすめです。ルールを周知することで業務フローをスムーズに作成・参照できます。
時系列順に並べて業務フロー図を作成する
業務に必要な作業を時系列に並べて、業務フロー図を作成します。
このときに、単に時系列順に作成するのではなく、前後の業務との関連性も考慮しながら配置すると、見やすい・わかりやすい業務フロー図を作りやすくなります。
また、時系列は左から右、もしくは上から下に配置するのが一般的です。
抜け漏れがないかチェックする
業務フロー図が作成できたら、抜け漏れや誤りがないかチェックします。このときに、作成者だけでなく関係者にも共有してチェックしてもらうことで、抜け漏れやミス、認識違いを洗い出して修正することができます。
誤った業務フローや、わかりにくい業務フローで業務を開始してしまうと、かえって混乱を招くことになるため、問題がないか確認する作業を忘れずに行いましょう。
業務フロー図に用いられる記号
業務フローでは、主に以下のような記号が用いられます。
- 開始／終了：業務の開始、または終了
- 処理：タスクや作業
- 判断：業務の分岐が発生する判断
- 矢印：業務の流れ
業務フローを作成する際の注意点
業務フロー作成を実施する際の、以下の注意点について解説します。
- なるべく1枚に収める
- 必要に応じて改善・改良を行う
なるべく1枚に収める
業務フローは、見やすさを重視するため、なるべく用紙1枚に収めるようにしましょう。
1枚に収まらない場合は、用紙1枚程度に収まるようにフローを細分化して、一旦終了点を置き、新たな用紙でフローをスタートさせるのがおすすめです。
必要に応じて改善・改良を行う
業務フローは一度作ったら終わりではなく、必要に応じて改善や改良を行うことが重要です。
誤りがあったり、見づらかったりする場合は修正を行います。また、フローの変更があった場合も随時反映して、継続してアップデートすることが重要です。
業務の手順を改善できる場所があれば改善を行い、業務フローも更新してPDCAを回すことで、全体の業務効率化や生産性向上につなげることができます。
業務フローを活用して業務改善につなげよう
業務フローは、業務の手順を可視化して図にしたものです。チームメンバーや関係者と認識を統一したり、教育や研修に活用したりすることができます。業務フローを作成してチームメンバーや関係者と共有することによって、全体の業務効率化や生産性の向上につながります。
また、業務フローを活用することで、業務を効率化するだけでなく業務そのものを改善することも可能です。業務改善のためには、誰が・どの業務（フロー）に・どれくらい時間をかけているのかを可視化することが重要です。
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