「障がい者雇用を推進するために業務の切り出しを行いたいが、どのように進めればよいのだろう」
このような悩みを抱えている企業様もいらっしゃるでしょう。実際に、障がい者雇用を推進するには、適切な業務を洗い出して割り振る「業務切り出し」が重要です。
従業員に最適な業務を割り振れば、企業全体の生産性向上にもつながります。ぜひ本記事を参考にして取り組んでみてください。
障がい者雇用の業務の切り出しのポイント
障がい者雇用を推進する際には、下記のポイントを抑えることが重要です。
業務から逆算して考える
採用活動を行う際には、実際の業務から逆算をして「どのような人材が適切か」を検討する必要があります。そのために、まずは現状の業務を整理して、任せるべき業務を整理する（＝業務の切り出しをする）ことが重要です。
業務内容だけではなく、生産性やコストの観点を考慮して業務の切り出しを行えば、障がい者雇用を企業の生産性向上につなげることができます。
実際に業務の切り出しを行う際には、タスクを細分化したレベルにまで落とし込むことがおすすめです。「どのようなタスクが発生するのか」がわかれば、より具体的に「どのような人材に任せるべきか」をイメージできるでしょう。
組織全体の取り組みとして捉える
障がい者雇用を各部署の限定的な取り組みとして捉えるのではなく、経営や組織単位の取り組みとして捉えることが重要です。
任せるべき業務を切り出しただけでは、なかなかうまく定着しません。誰もが最初から完璧に業務をこなせるわけではないでしょう。とくに最初のうちは組織全体でサポートをして、会社や業務自体に慣れてもらう必要があります。
業務を切り出したうえで、具体的に「どのように取り組めば良いのか」「わからないときは誰に聞けばよいのか」といったマニュアルを用意して、サポート体制を整えるようにしましょう。
障がい者雇用を推進する際には、雇用した従業員に「業務負荷がかかりすぎていないか」を定期的に確認することが重要です。時間管理ツールTimeCrowdでは「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握できるため、業務状況をリアルタイムで確認することができます。時間管理を取り入れることで、従業員がメリハリをつけて業務に取り組めるようになるため、少しでもご興味のある方は下記のサービス資料をご確認ください。
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障がい者雇用の業務切り出しの手順
障がい者雇用を推進するために、業務切り出しを行う際の具体的な方法について解説いたします。
配属部署を選定する
まずはどの部署で人員が必要なのかを把握することから始めます。そして次に「障がい者の方が特性を活かして働けるか」という観点から、配属先に適した部署を選定しましょう。
部署によって、発生する業務には特性があります。とくに下記のような業務があるか否かを見極めたうえで、部署を選定してください。
- マニュアル化されている
- 業務量が多すぎない
- 緊急性が高くない
- 毎日定期的に発生する
現状の業務を洗い出す
次に業務の切り出しを行うために、現状の業務を洗い出します。日頃の業務を洗い出して、その内容を一覧にまとめましょう。
まずは大きな分類で業務を整理していきます。そのうえで、さらに細分化していくと漏れなく業務を洗い出すことができるでしょう。具体的なタスクレベルにまで落とし込めば、明確な依頼が可能性になり、人事や管理者も業務内容を把握しやすくなります。
業務を見える化する
業務を洗い出したら、次に業務のプロセス・作業時間・難易度などを精査しましょう。これらの項目を比較して、依頼可否や優先順位を考慮してから任せるべき業務を選定します。
また、現状として「どの業務に・どれくらい時間をかけているのかわからない」という場合には、まずは業務を見える化する必要があります。TimeCrowdのような工数管理ツールを導入すれば、タスクごとにかかった時間をレポートとして見える化することが可能です。
▼TimeCrowdのレポート画面例
実際に障がい者雇用を推進した際に、人事や管理職が従業員ごとの業務状況（誰が・何の業務に・どれぐらい時間をかけているのか）を把握する際にも活用することができます。
従業員側の操作性は非常にシンプルで、タスクの開始時と終了時に業務内容を選択してワンクリックで打刻をするだけです。タスクごとに打刻をすることで「なかなか集中力が続かない」という方でもメリハリをつけて業務に取り組むことが期待できます。
また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば、カレンダーに登録された予定をもとに自動で打刻することも可能です。管理者側はデータを集計・加工する必要はなく、リアルタイムで業務状況を把握することができます。
最初の2週間は無料でお試しいただけますので「まずは現状の業務状況を把握してみたい」という方でもお気軽にお問い合わせください。
少しでもご興味がある方は、下記のサービス資料より詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務マニュアルを作成する
マニュアルは業務の品質を標準化するために欠かせないものです。
なかにはマニュアルがないと混乱してしまう方もいらっしゃいます。また、通常の業務マニュアルでは情報を整理するのに時間がかかってしまう方もいらっしゃるでしょう。
マニュアルを作成する際には、下記のような点に注意が必要です。誰が見ても理解できるような具体的な業務指示を記しましょう。
- 作業手順を時系列で記載する
- 図やイラストを合わせて説明する
- 大事な部分は赤線を引く
- 解釈が分かれるような難しい言葉は使わない
業務をスムーズに行えるサポート体制を整える
業務の切り出しとマニュアルの作成が完了したら、障がい者の方を受け入れるサポート体制を整えましょう。
業務は依頼したら完了ではありません。求められている品質で、スケジュール通りに納品できるようにサポートをすることが重要です。また一方で、業務負荷がかかりすぎていないかを管理する必要もあります。
障がい者の方が安心して、安全に働けるような職場環境をつくるためには、周囲の方の理解が欠かせません。いつでも・誰にでも質問や相談ができる仕組みを整えておきましょう。
また「タスクにつまづいていないか」「負荷がかかりすぎていないか」を確認するには、時間管理ツールTimeCrowdの導入がおすすめです。タスクの開始時と終了時に打刻ボタンを押してもらうだけで、従業員ごとの業務状況をリアルタイムで可視化することができます。
また、障がい者雇用で入社された方だけではなく、他の従業員の方もTimeCrowdで打刻をすることで組織全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」が明確になるため、業務効率化のボトルネックを特定することにもつながります。
最初の2週間は無料トライアル期間としてご利用いただけるため、少しでも興味のある方はお気軽にお申し込みください。
詳細な機能や料金プランは下記のサービス資料からご確認いただけます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務の切り出し後の3つの注意点
業務を切り出した後、実際に依頼をする際には下記のポイントに注意をしましょう。
わかりやすいコミュニケーションを心がける
業務を依頼する際には、それぞれの特性に応じた伝わりやすいコミュニケーションを心がけましょう。
たとえば耳が不自由な方や情報整理に時間がかかる方には、口頭ではなくテキストで業務依頼をしましょう。目が不自由な方には、依頼内容を録音するなどの対応が別途必要です。
最初は業務内容を理解してもらうのに時間がかかってしまうかもしれません。しかし、慣れてくれば次第に作業スピードも向上するため、焦らず、ゆっくりと業務を依頼することが重要です。
定期的にヒアリングをする
定期的に「業務で困っていることはないか」をヒアリングしてみましょう。もし困っている部分があれば、具体的にどのような部分にやりづらさがあるのか、ストレスを感じるのかといった部分を確認します。
なかには想定よりも業務負荷がかかっていたり、他の業務のほうが適性がある可能性も考えられるため、状況に応じて対応策を検討しましょう。
適切に業務を切り出して、従業員が働きやすい職場環境をつくりましょう
適切に業務を切り出し、それぞれの特性に応じて割り振ることで、企業の生産性向上につながります。
障がい者雇用に限らず、全従業員が働きやすいと感じる職場をつくることは企業にとって重要な取り組みのひとつです。
日頃から業務状況を可視化して「特定の社員に業務負荷がかかっていないか」「どの業務に時間がかかっているのか」などを確認すると良いでしょう。
業務状況を可視化するには、TimeCrowdのような時間管理ツールがおすすめです。タスクの開始時と終了時に打刻をすることで、従業員がメリハリをつけて業務に取り組むことができます。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から機能や料金プランをご確認ください。
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