サポートメンバーのAika Nukiiです。
残業が続いていた会社員時代に、知人に勧められた書籍「なぜあの人は定時に帰るのにNo.1なのか?」を紹介します。私はこの書籍で、時間管理術について参考にした点が多くあります。なかでも一番参考になったのは、「時間をまとめる力」の部分です。
書籍「なぜあの人は定時に帰るのにNo.1なのか?」とは
この本には、業務時間内に仕事が終わるための59個のコツが詰め込まれています。実際に筆者山本憲明さんが、会社員と専門学生という二足の草鞋を履いていた際に、見出されたコツです。
さまざまな要素がありますが、まず大切なのは“「残業をしない」と決めること”だと述べられています。これを踏まえて59個のコツをおこなうことで、時間の使い方が格段と上がっていくのです。
時間管理の方法
あなたが「1日の仕事の時間を時系列で書き出してみましょう。」と言われたら、どんな時間割ができるでしょうか？
次のような構成になっている方も多いのではないでしょうか？
書類作成をしながらも、合間合間に何度もメールをチェックしたり、リサーチや商談を入れたり・・・。
書籍によるとこのような業務構成が、実は残業を生み、オーバーワークになってしまう原因なのだそう。
また、このような時間構成では、急な予定が入った場合に対応できず、残業をするしかなくなり、仕事の効率化も図れません。
仕事の効率を上げて時間をうまく使うためには、仕事のブロック化が必要なのです。
仕事がはかどる時間管理術
仕事のブロック化とは、同じ種類のタスクをひとまとめにしていく方法です。そうすることで、仕事の集中力が上がり、作業効率が上がるというものです。
書籍では、このようにブロック化することで新しいタスクに取り掛かる際の初動負荷が軽減できるとも述べています。その初動負荷が軽減されることで、時間の短縮にもつながります。さらには、同じ種類の仕事をこなすうえで、その作業の能率も上がっていくのです。
ただし、この時間管理には次の3つのことを組み込まなければいけません。
1.開始と終了の時間を決める
これはどんな作業でも大切なことですね。終わる時間を決めておくことで、時間の使い方を工夫しようという意欲が出ます。終了時間が決まっていないと、いつまでもズルズルと仕事をしてしまうため、時間の使い方を工夫すること自体が意識からなくなってしまいます。
2.1つのブロック化は120分以内
人間の集中力は90分が限度だと言われています。2時間を過ぎてしまうと集中力は完全になくなります。2時間以内にひとつのブロックが終わらない場合は、思い切って次の日や次のブロックに回すことが、業務効率化のポイントです。
3.メールチェックの時間
メールを受信するたびに、チェック、返信している方も多いのではないでしょうか。私自身、実はこのタイプでした。しかし、これは業務の効率を下げる原因なのです。
メールのチェックもブロック化することで、時間の短縮、業務の効率化につながります。さらに書籍には、メールチェックは1日3回までと記載がありました。メールや電話は仕事を中断させるので、集中力を下げる原因でもあるのです。一度にまとめてメールの対応をすることで、メールの返信に集中でき、都度返信するよりも効率が上がります。
この書籍を読んでから、メールのチェック回数を絞るよう心掛けました。経営者インタビューなどを読んでいると、1日に2、3回しかメールチェックをしていないという人は結構多く、忙しい人は自然とそうしているのかもしれません。実践してみると、やはり仕事を効率化して時間内に業務をうまく収めるには、メールのチェック回数がポイントなのだと改めて実感しました。
これらのポイントを踏まえたうえで、スケジュールを立て直すと以下のような表になるでしょう。
新しい仕事に入ってすぐの10分間は、前の仕事からすぐには頭が切り替えられず、どうしても作業ペースが上がりませんよね。こんな停滞時間には、あらかじめ「初動負荷」の時間を設けるのがいいようです。この時間を設けることで、新しい仕事に入る準備が整えられ、作業開始とともに効率よく作業がおこなえるのです。
このスケジュール管理になれてきたら、この初動負荷の時間を短くすることで、より時間の効率化が達成できますよ。
ぜひ、時間管理の参考にしてくださいね。
