サポートメンバーのAika Nukiiです。
何をやっても仕事が終わらないとき、明日に仕事を持ち込してしまう状態を打破するために手にした「７つのゼロ思考」について紹介します。
「７つのゼロ思考」とは
誰でも持っているけれど、なかなか開花できない「仕事を早く終わらせる」才能を開花させるためのヒントが詰めこまれた本です。その内容は、小さなこと（書類の綴じ方など）から働き方の根本についてまで、7つのテーマに分けて記載されています。これはすべて、筆者中村一也氏が激務に追われる中で編み出したものです。
その中から、私自身が実際に役立った「第1のゼロ思考「ボール=0」〈ボール(仕事)を受けたらすぐ離す〉」の内容について紹介します。
仕事量の調整で業務のスリム化を
仕事が時間内に終わらないのは、仕事を効率化できていない、悩む時間が多いなど、人によってさまざまな理由があるでしょう。しかし、根本の問題は仕事の量です。書籍の中でも、仕事の早い人と遅い人では、おこなっている仕事量に差があると書かれています。
そう、仕事量をコントロールすることで、仕事の効率化、時間の短縮ができるのです。実際にどうやって仕事量をコントロールするのか読み進めていくと、仕事を受けるときのタイミングに秘訣がありました。
あなたは仕事を引き受けるときに何を確認しますか？
私は、量と納期、内容の3つを確認します。しかし、この3つを確認しているだけでは、仕事の量は一向に減らず増える一方でした。
書籍では、仕事量を調整できるかどうかは、仕事を受けるときが重要と記されています。
なかでも特に私が今すぐマネをしたいと思ったポイントが、仕事を受ける際の3つのポイント。
・依頼されたら、その場で質問
・依頼内容の明確化
・100%を目指さない
これらを取り入れることで私自身、仕事の量の調整が以前よりもスムーズになり、働き方や時間の使い方の効率化につながっていると自負しています。
仕事を受ける際の3つのポイント
3つのポイントについて、もう少し詳しく紹介します。
依頼された時の交渉術
仕事を依頼された際、「内容確認して質問があったら、後ほどご連絡をします」のように対応をしている方も多いのではないでしょうか？
実はこの対応こそが、仕事量の調整を妨げる原因となると著者は言います。
あなたが誰かに仕事を頼むとき、申し訳ない気持ちになりませんか？特に部下ではなく同僚に頼む場合、普段のコミュニケーションのように対等ではなく、お願いするような関係性になることもあるでしょう。その申し訳ない気持ちを、まずは逆手にとるというものです。
仕事を依頼する側は、仕事を相手に頼む瞬間に最も話を聞いてくれるのです。後から確認しようとしても、依頼主は多忙なため、期限までに返信の連絡がないこともよくあることです。これには、私自身も思い当たることがたくさんあります。
だからこそ、依頼を受けるときにその場で質問をすることが大切です。とはいえ自分の手がふさがっている状態で、手を止めてまで話を聞くことはナンセンス。そんなときは少しだけ、相手に待ってもらうといいでしょう。
切りがいいところまで作業を進めるには、5分もあれば十分というのが著者の考えです。これには、私も大賛成です。
申し訳ないという気持ちがあるからこそ、依頼主はキリのよいところまで待ってくれるのですから、そこは待ってもらいましょう。
依頼内容の明確化
そして、実際に仕事の依頼を受ける際は、その場で以下のことを考え、その時に質問をすることが大切です。
著書にもありましたが
実は、質問をする瞬間が、仕事量を極めて大きく変化させてしまう瞬間なのです。質問をする際に次のテクニックを使えば、仕事量を左右させることができます。
この部分はとても大切です。
そのテクニックとはまず、仮説をもって、クローズドクエスチョン（イエス／ノーで答えられる質問）を投げかけることだと書かれています。
これは、私自身とても勉強になりました。「これでいいですか？」「どうしますか？」などのオープンクエスチョンは、質問のやりとり自体にも時間がかかり、仕事量のコントロールを相手に委ねてしまうのでかえって仕事量を増やしてしまいかねません。しかし、仮説をもって「〇〇は××でいこうと思っています。それでよろしいでしょうか？」と依頼主に問うだけで、自然と自分の仕事量をコントロールできるのです。
とはいえ、クローズドクエスチョンをおこなうためには、オープンクエスチョンも必要です。まず、納期、品質、作業に当たる人数を確認しなければいけません。特に、納期は相手の要望に添えないこともあるでしょう。そんなときは、自分の業務を後回しにするのではなく、「〇〇の作業が完成するのが××です。そのため、納期を××にしていただけませんか？」と明確にすることで、納期をコントロールできることが多いのです。
そして、品質の確認も大切です。
仕事を引き受けてしまうと、少しでも良いものを。と思ってしまいますね。しかし、依頼主は実はそこまで求めてはいないかもしれません。少しでも早くほしいのかもしれませんし、一部だけ仕上がれば良いのかもしれません。「何をどのようにしてほしいのか」を聞くことで、自分がやらなくてはならないポイントを絞ることができます。
また、必ずしも自分一人だけで作業する必要がないことにも、この書籍を通じて気づかされました。納期が変更できない場合や自分の仕事がコントロールできない場合は、誰かと一緒に業務をすることや、他の誰かにお願いすることを勧めても良いのです。
しかし、あとからこの話を切り出すと「怠けようとしている」といった印象を待たせることにもつながりかねません。だからこそ、依頼を受けたときに、他の人と協同することの許可をとってしまうことが大切なのです。なお、他の人と協同で作業するとき、私はタイムクラウドで作業時間を共有して管理しています。
この3つのポイントを押さえれば、明確なクローズドクエスチョンができますよ。
100%を目指さない
仕事を進める上では、100％を目指してしまいたくなりますね。しかし、60％ほどの完成度（指示された通りの最低限の完成度）でスピーディーに仕事をこなしたほうが喜ばれ、評価が上がることも多いのだそうです。時間をかければかけるほど、相手の期待度はアップしますし、追加の作業依頼の可能性も高くなります。
書籍にもありますが、「もう終わったの？」と言われることこそが良いことです。その仕事は自分の手から離れ、相手の期待に応えた証拠なのですから。
これらの内容をもとに依頼される際の対応を変えたことで、私自身働き方がよりスマートになったと感じています。そのほか、仕事が早く終わらせるヒントがたくさん盛り込まれているので、ぜひ手に取ってみてください。
