「在宅勤務では、なかなか業務効率化を図れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
また、とくに経営者や管理職のなかには「組織の業務効率化を進められない」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、在宅勤務で業務効率化を行うコツについて、個人と組織双方で取り組めることをご紹介いたします。併せて、おすすめのツールもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
【個人向け】在宅勤務で業務効率化を行うコツ
まずは、個人が在宅勤務で取り入れられるコツについてご紹介いたします。
在宅勤務の環境を整える
在宅勤務では、作業環境を整えないと業務効率が大きく低下してしまいます。
机や椅子などの基本設備はもちろん、外付けのディスプレイ・マウス・キーボードやインターネット環境などをいま一度見直してみましょう。
また、仕事とプライベートのオン・オフを区別するためには、テレビや雑誌などの誘惑物を隠す、別室に置くなどの集中できる環境づくりも重要になります。
適宜休憩を取り入れる
オフィス勤務とは異なり、ひとりで作業に取り組める環境があるからこそ、意識して休憩を取り入れましょう。
「気づいたら午前中ずっと作業をしていた…」なんて経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。集中できることは良いことですが、気づかないところでストレスは溜まってしまうものです。
定期的に椅子から立ち上がる、ストレッチを行うなどして、リラックスできる時間を作りましょう。
ポモドーロ・テクニックを活用する
一方で「在宅ではなかなか集中できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。周囲の目がないからこそ、スマートフォンを触ってしまったり、家族と話し込んでしまったりなど「気づいたらタスクが溜まっていた…」という経験のある方も多いはず。
そんな方は、ポモドーロ・テクニックを活用してみましょう。“25分間の作業”と“5分間の休憩”を1セットとして、これらを繰り返すことで集中できるリズムを整えます。
▼ポモドーロ・テクニックについては下記記事も参考にしてください
マルチタスクを避ける
メールやチャットでのコミュニケーションや、オンライン会議などが増えることで、マルチタスク（複数のタスクを同時に取り組むこと）の状態になっていませんか？
マルチタスクは集中力を分散させてしまうため、基本的にはおすすめできません。タスクはひとつずつ取り組んだほうが、意識の切り替えが少なくなり、集中できるためです。
つまり、作業を効率的に行うためには、常にシングルタスクの状態であるべきだといえます。とくに集中したい時間帯にはメールやチャットなどの通知を切るなどして、工夫してみることをおすすめします。
【法人向け】在宅勤務で業務効率化を行うコツ
社員一人ひとりの工夫では、業務効率化を行うにも限界があります。経営者・管理者側で業務効率化の仕組みを作ることが重要です。
そこで、ここでは組織が在宅勤務で取り入れられるコツについてご紹介いたします。
時間管理を徹底する
個人だけではなく、組織全体で時間管理を徹底しましょう。ここでの時間管理とは、主に下記2つを意味します。
- 誰が・いつ・何をしているのか
- （組織全体で）何の業務に・どれくらい時間をかけているのか
オフィス勤務とは異なり「誰が何をしているのか」が見えない状況となるため、業務効率化を図りづらくなってしまいます。そのため、まずは時間管理を行い、社員一人ひとりの業務内容を可視化することが重要になります。
しかし、時間管理をあまりに強く推し進めてしまうと、社員に“監視”の印象を与えてしまい、かえって生産性が下がってしまう可能性があるでしょう。
そこでおすすめのツールが「TimeCrowd」です。
TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をすることで、社員一人ひとりの業務内容を可視化することができます。
あくまで打刻は社員の自主申請によるものなので、お互いの信頼関係に基づいて導入が可能です。
レポート画面からは、下記のようなデータを確認できます。
- 誰が・いつ・何をしているのか
- （組織全体で）何の業務に・どれくらい時間をかけているのか
- タスクごと・プロジェクトごとに人件費がいくらかかっているのか
ボトルネックとなる業務を特定して、改善を図ることで、業務効率化を実現できるでしょう。
少しでもご興味のある企業様は下記資料より詳細をご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード進捗管理を徹底する
オフィス勤務では「タスクの進捗はどう？」と気軽に聞けたかもしれませんが、在宅勤務では聞きづらく困っている管理職の方も多いでしょう。
そのような場合には、進捗管理を可視化するツールの導入がおすすめです。ツール上で「どの業務が・いまどの状況なのか」をひと目で確認できるため、わざわざメールやチャットで確認する手間を省けます。
おすすめはTrelloやJootoなどのタスク管理ツールです。小人数であれば無料プランの範囲で利用できるため、手始めには最適でしょう。また、タスク管理だけではなく、ガントチャートやコミュニケーション機能なども充実したツールを導入したい場合には、AsanaやBacklogなどのプロジェクトマネジメントツールの導入も検討してみてください。
▼進捗管理を可視化したい場合には、下記の記事を参考にしてください
コミュニケーションを積極的にとる
在宅勤務では、どうしてもコミュニケーションが希薄になってしまいます。
オフィス勤務ではできていた雑談が難しくなったことで、気軽な相談がしづらくなったり、信頼関係が浅くなったりして、業務に支障が出ている企業様もいらっしゃいます。
SlackやChatworkなどのチャットツールを導入すれば、メールよりもコミュニケーションの敷居を下げられるでしょう。導入をする際には、誰でも雑談のできるオープンチャンネルのような場を作り、運用するのがおすすめです。
また、定期的にコミュニケーションを取るために、各チームで雑談時間をつくるのも良いでしょう。名目はあくまで雑談ですが、ふとした話題から業務に関する相談が出てくることも多いです。
ナレッジや情報を積極的に共有する
在宅勤務では、業務に関するナレッジや情報をキャッチアップしづらくなります。とくに新人の多い組織では注意が必要で、オフィス勤務では当たり前の環境だった「となりにいる上司の仕事を見て学ぶ」ということが難しくなっているのです。
そのため、在宅勤務では情報共有を効率的に、そして意識的に行う必要があります。
しかし、メールやチャットなどで行うと情報が流れてしまい、後から入った人が確認できなくなってしまうでしょう。
そこで、おすすめなのはStockやDocBaseなどの情報共有ツールの導入です。マニュアルのようなかたちで、ドキュメント上に情報を記載して、蓄積することができます。
編集権限を設定すれば、複数人で記載できるため、組織内の業務ナレッジ・情報を一元管理することが可能です。
また、各ドキュメントでタグづけをすれば検索も容易になるため、新人の方が後から調べやすくなるでしょう。
▼その他にもおすすめの業務効率化ツールは下記記事でご紹介していますので、ぜひ参考にしてください
在宅勤務で業務効率化を行うには「時間管理」が必須
本記事で解説したように「誰が・何をしているのか」がわからない状況では、業務効率化に取り組むのは難しいでしょう。ボトルネックとなる業務は何なのかを特定するため、そして社員一人ひとりが集中して作業に取り組むためには、時間管理が欠かせません。
おすすめの方法は「TimeCrowd」の導入です。タスクの開始時と終了時のたったワンクリックの打刻で、組織内の業務状況をひと目で把握することができます。
最初の2週間は無料でご利用いただけるので、少しでもご興味のある企業様はぜひ下記資料より詳細をご確認くださいませ。
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