業務効率化に取り組む際に目標をどのように設定するか、迷われる企業様も多いでしょう。
本記事では目標の設定方法や手順をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
▼業務効率化のメリットや取り組む際のポイントは下記記事をご参照ください
業務効率化の目標設定までの手順
業務効率化は闇雲に取り組んでも上手くいきません。具体的な目標がなければ、取り組むことに対して、社内からの理解も得られないでしょう。
まずは下記手順に従って業務効率化の目標を設定してみてください。
- 業務を洗い出す
- ボトルネックを特定
- 具体的な改善策、目標の設定、実行
1.業務を洗い出す
そもそも「何を効率化するべきなのか？」を明確に定めなければいけません。そのためには現状の業務内容を正しく把握して洗い出す必要があります。しかし、各メンバーから現在の業務内容を報告してもらうのは大変なことですし、そもそも正確な情報を得るのは難しいでしょう。
業務を洗い出すためには業務可視化が必要です。「誰が・いつ・何をしているのか」「どの業務にどれほど時間をかけているのか」を把握するためにはTimeCrowdのようなツールを導入しましょう。従業員がタスクの開始時に業務内容を選択して打刻をすることで、管理者は部署ごと・従業員ごとの業務状況をグラフで確認することができます。
▼おすすめの業務可視化ツールは下記記事もご参照ください
②ボトルネックを特定する
業務を洗い出せたら、次は解決するべきボトルネック（解決するべき課題）を緊急度と重要度の2軸から検討します。
たとえば売上や利益に課題があれば経営指標が重要となりますし、働き方改革を早急に求められている場合は残業時間や従業員満足度などが重要となるでしょう。
そもそも自社は業務効率化を通じて何を達成したいのか、目的を明確にすれば必然とボトルネックは明確になるはずです。
③具体的な目標を設定し、改善策を実行する
ボトルネックが特定できたら、次は具体的な目標を設定しましょう。
業務効率化は複数人を巻き込んで取り組むケースがほとんどです。目標が明確でなければ取り組む姿勢や、目指すべきゴールがバラバラになってしまい、上手くプロジェクトを進められません。
取り組む従業員の間で共通のゴールとなる目標を必ず設定してください。
業務効率化で設定するべき目標例
業務効率化で目標とされる指標には下記の2つがあります。
- 経営指標の改善
- 働き方改革の改善
これらは、さらに下記4つに分解できます。
- 経営指標の改善
・売上の増加
・利益の増加（コスト削減） - 働き方改革の改善
・残業時間の削減
・従業員満足度の向上
売上の増加
業務効率化を行うことで売上を伸ばすことができます。たとえば営業社員が行う事務作業を減らせれば、その分だけアポイントを設定する機会が増えて、受注数も向上するでしょう。
また、広告代理店やシステム開発会社などのクライアントビジネスでは、工数に見合わない案件を特定し、解消（もしくは改善）を行うことで、他の案件に割く時間が増えて、売上を伸ばすことができます。
TimeCrowdなどの時間管理ツールを日頃から導入していれば、削減される業務時間を推定できるため、売上の増加幅も予測しやすいでしょう。
▼実際にTimeCrowdを活用して、売上の増加を実現した事例はこちらです
利益の増加（コスト削減）
業務効率化の取り組みでは、コストを削減することが可能です。また、コストを削減することで利益率の改善も見込めるでしょう。
たとえば下記のようなコストは削減の対象となります。
- 家賃（テレワーク化により実現）
- インフラ費（テレワーク化により実現）
- 出張費（テレワーク化により実現）
- 人件費（単純作業の自動化により実現）
- 紙代（電子化により実現）
- 印刷代（電子化により実現）
- 郵送代（電子化により実現）
現状のコストを試算すれば「◯年以内に◯◯のコストを◯円（％）削減する」などの数値的な指標を定められるでしょう。
残業時間の削減
大企業では2019年、中小企業では2020年から時間外労働の上限規制（参照：厚生労働省）が試行されました。これによって、時間外労働は原則として月45時間・年360時間までとなり、各社には働き方改革の推進が求められています。
そのため、業務効率化を通じて働き方改革に取り組む場合は「来期までに全社員の平均残業時間を◯◯時間までに抑える」など、具体的な目標にまで落とし込むと良いでしょう。
また、特定の部署や個人において長時間労働が慢性化している場合には、個別に目標を定めることをおすすめします。たとえば特定の部署でAという業務に大量の時間が割かれていれば、改善策を実施したうえで、業務時間をどれほど削減できたのか必ず確認しておきましょう。
この際にTimeCrowdのような時間管理ツールを導入しておくと大変便利です。「誰が・いつ・何を・どれぐらい行ったのか」「部署内で特定業務に何時間費やされたのか」をひと目で確認することができます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード従業員満足度の向上
職場環境や働きがいなどに対する満足度を示す「従業員満足度（通称ES）」は近年注目を集める経営指標のひとつです。労働人口の減少が叫ばれる国内では、人材定着や採用強化などの観点から重要視されています。
業務効率化が進んでいない職場ではムダな業務が多く、従業員は「この仕事に意味はあるのだろうか…」「やる気がでないな…」「今日もまた残業か…」と負のスパイラルに陥りがちです。一方で業務効率化が実現できれば、本質的な業務に集中できるため「仕事の成果が上がった」「給与が上がった」「残業時間も少なくなった」など、働き方は好転していきます。
自社で従業員アンケートを作成したり、ツールを導入したりして調査を行い、数値の改善を行ってみてください。
業務効率化の目標設定におけるポイント
実際に、業務効率化の目標設定をする際は下記のポイントに注意をしましょう。
期日を定める
目標を定めても期日がなければいつまで経っても進みません。
とくに業務効率化のプロジェクトは中長期的に取り組むものであり、施策も社内全体を巻き込むことから、腰が重くなり後回しになってしまうケースもあるでしょう。
期日を明確にしたうえで、スケジュールを逆算して進めましょう。
定量的な目標を設定する
定量的な目標がなければ、実際に業務効率化が実現できたのかを客観的に確認することができません。また、目標がなければ従業員の間でも目指すべきゴールが異なり、プロジェクトが上手く進まない可能性もあります。
客観的な目標を掲げることで、お互いに協力をして業務効率化に取り組むことができるでしょう。
定性的な結果も重視する
定量的な目標達成が重視されすぎると、かえって悪影響を及ぼします。たとえば「月の残業時間を5時間削減する」という目標を設定した場合に「結果として、残業時間は削減できたけれど、小休憩さえ許されなくなった」となれば、働き方改革としては元も子もありませんよね。
従業員を対象に「業務効率化を実感できているか」「何か問題は生じていないか」などをヒアリングして、定性的な結果も確認するようにしましょう。
マイルストーンを設定する
マイルストーンとは「中間目標」のことです。業務効率化は中長期的な取り組みとなるため、途中で進捗を確認してPDCAを回す必要があります。
期日から逆算して「いつまでに何を達成するのか」を明確にすれば、プロジェクトが途中で頓挫する可能性も減らせるでしょう。
目標を達成するための具体的な方法
業務効率化の目標達成に役立つ、おすすめの方法をご紹介します。
ムダな業務を削減する
ムダな業務が生じていないか、日頃から業務内容を把握しておきましょう。TimeCrowdのような業務可視化ツールを導入すれば「誰が・いつ・何をしているのか」を確認することができます。
週1回、もしくは月1回の頻度でマネージャーが部署内の業務状況を確認するだけで、業務の非効率化を事前に防ぐことができるでしょう。
最初の2週間は無料でトライアルいただけるので、ぜひ気軽にお問い合わせください。
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研修や定例会議を見直す
「研修や定例会議が多く、実務に割く時間がない」と悩む方も多いです。本当に全員で参加する必要があるのか、今一度見直してみてはいかがでしょうか。
また一方で、業務効率化に役立つような研修内容、コミュニケーションが円滑になるような定例会議の議題などは追加してみても良いでしょう。自社の組織状況を考慮したうえで、実施を検討してみてください。
単純作業を自動化する
パソコンで行う単純作業は、RPAツールを駆使すれば簡単に自動化することができます。とくに定期的に作成するデータや書類の作成などは自動化の対象として適しているでしょう。
単純作業を自動化することで業務時間を削減することができます。売上に繋がるような本質的な業務に当てる時間が増えるので、経営数値の改善にも繋がるはずです。
おすすめのツールはアシロボです。
出典：アシロボ
月額5万円から導入が可能。非エンジニアでも7時間半（他社比1/25）で取得ができるシンプルな操作性が特徴です。操作説明会も開かれているため、導入後のアフターフォローも丁寧で、IT知識に自信のない方でも安心して使えるツールだと言えます。
ペーパーレス化を進める
社内にある「紙書類」を0にすれば、作成・印刷・郵送などの時間を大幅に削減することができます。
経費精算や社内稟議で必要となる押印作業が電子化されれば、バックオフィスや管理職の従業員もテレワークで働くことができるため、働き方改革の改善にも役立つでしょう。
押印業務の電子化ならシヤチハタクラウドがおすすめです。
出典：シヤチハタクラウド
1ユーザーあたり月額110円から利用可能。既存の印影やビジネスプロセスを変えずに、そのまま電子化できる点が大きな特徴です。JIMA認証を取得しており、最新の電子帳簿保存法にも対応しています。オプションとして「IPアドレス制限」や「二要素認証」を追加すれば、セキュリティ的にも安心して利用できるでしょう。
また、経費申請の電子化なら楽楽精算がおすすめです。
出典：楽楽精算
紙やExcelでは平均1,191時間/年かかっていた経費申請業務を、平均271時間/年まで削減することができます。既存の申請項目や承認フローをそのまま適用できるため、導入時の混乱も小さく抑えられるでしょう。
▼業務効率化に役立つツールは下記記事もご参照ください
適切な目標を定めて業務効率化を進めましょう
業務効率化に取り組む際には、適切な目標設定が不可欠です。目標を設定しなければプロジェクトが途中で頓挫してしまう可能性もあるでしょう。
必ず本記事でご紹介した注意点を参考にしてください。
- 期日を定める
- 定量的な目標を設定する
- 定性的な結果も重視する
- マイルストーンを設定する
また、業務効率化で役立つ手法・アイデアは下記記事でもご紹介していますので、合わせて参考にしてください。
