「タスクを終わらせなければいけないのに、モチベーションが上がらない」
このようなお悩みがある方には、タイムボクシングという時間管理術がおすすめです。
タイムボクシングとは、タスクに優先順位と制限時間を設定して順番に終わらせていく手法のことです。
本記事では、タイムボクシングのメリット・やり方・おすすめのツールについて解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
タイムボクシングとは
タイムボクシングとは、制限時間と優先順位を設定してタスクに取り組むタイムマネジメントの手法のことです。
Todoリストをもとにタスクに取り組んでいても、途中で集中力が切れてしまったり、想定よりも時間がかかってしまうことがあるでしょう。
優先順位と制限時間を定めることで、闇雲に取り組むよりも作業効率やモチベーションを高めることができます。
おすすめの活用シーン
タイムボクシングは、以下のようなシチュエーションで活用できます。
- 業務
- 勉強
- 家事や趣味などの日常生活
業務上のタスクだけでなく、家事や勉強にも活用できる手法です。
ポモドーロ・テクニックとの違い
タイムボクシングと似た手法に、ポモドーロテクニックがあります。ポモドーロテクニックとは「25分の作業時間と5分の休憩時間を繰り返す」というタイムマネジメントの手法です。
ポモドーロ・テクニックは進行状況に関わらず、時間単位で作業を区切る点が特徴ですが、一方でタイムボクシングはタスクごとに所要時間を見積もったうえで時間を区切るという違いがあります。
▼ポモドーロ・テクニックについては、導入のメリットやおすすめのツールを下記記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください
タイムボクシングのメリット
タイムボクシングを行うことで、以下のメリットが期待できます。
- 集中力を維持できる
- 作業効率が上がる
- 達成感やモチベーションを得られる
タイムボクシングで期待できる効果について、1つずつ解説します。
集中力を維持できる
タイムボクシングには、タスクの終了と次のタスクの開始という時間の区切りが生まれます。
この区切りのたびに気持ちがリセットされて、集中力を維持しやすくなるという効果が期待できます。
作業効率が上がる
タイムボクシングでは、制限時間内にタスクを終わらせるために、作業効率を高めようとする心理が働きます。
日頃から先延ばしにしていたタスクや、やりきれなかったタスクを終わらせることで、生産性の向上につながるという点がメリットです。
達成感やモチベーションを得られる
タイムボクシングでは、タスクの完了を時間の区切りにしているので、1つのタスクを終わらせるごとに達成感を得ることができます。
達成感が積み重なるとモチベーションが向上して、生産性や作業効率の向上にもつながります。
タイムボクシングのやり方
タイムボクシングは、以下のプロセスで実施します。
- タスクの優先順位をつける
- タスクの所要時間を見積もる
- タイマーを設定してタスクを開始する
- 振り返りをする
タイムボクシングの手順と、各プロセスにおけるポイントについて解説します。
タスクの優先順位をつける
まずタスクを洗い出し、優先順位をつけます。
最初に設定するタスクは、3つ程度にしておくのがおすすめです。仮に時間内に全てのタスクが終わり、時間が余った場合には別のタスクをリストアップして取り掛かるようにするとタスクの完了数を増やせます。
▼「優先順位のつけ方がわからない」という方は下記記事を参考にしてみてください
タスクの所要時間を見積もる
優先順位の高いタスクから所要時間を見積もり、カレンダーに書き込むなどしてスケジューリングをします。
各タスクの制限時間には15分程度の余裕を持たせておくと、多少の遅延にも対応できるでしょう。また、集中力を切らさないように適宜休憩の時間を挟むようにするのがポイントです。
▼タスクのスケジュール管理にはツールを活用しましょう。おすすめのツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
タイマーを設定してタスクを開始する
スケジューリングが完了したら、実際にタスクに取り組みます。
スマートフォンのタイマーやカレンダーアプリのアラート機能などを利用して、時間内に終わらせられるようにタスクを進めます。
振り返りをする
1日のタスクが完了したら、振り返りをしましょう。「どれくらいタスクが終わったのか」「タスクごとにかかった時間はどれくらいか」を確認します。
想定時間と実際の所要時間を比較すると、業務の改善点が見つかりやすいためおすすめです。もし時間内に終わらなかった場合には、原因を洗い出して次回に活かすことでより精密な時間管理が可能になります。
タイムボクシングにおすすめのツール・アプリ
タイムボクシングを行う際には、タスクごとの想定時間と所要時間を比較して、時間管理の精度を高めるのがおすすめです。
作業内容を記録して後から振り返ることができる、TimeCrowdのような時間管理ツールを併用することで、業務上の改善点を洗い出しやすくなります。
TimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にタスク内容を記録して、ワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性のツールです。タスク内容や所要時間を簡単に記録することができます。
ブラウザ・Chrome拡張機能・モバイルアプリなどのお好きな端末から操作ができるため、普段の業務のなかにでも手軽に導入することが可能です。
また、「誰が・何のタスクに・どれくらい時間をかけているのか」を確認したい場合には法人利用のプランがおすすめです。
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タイムボクシングとは、タスクに優先順位と制限時間を設定することで、作業効率を向上させるタイムマネジメント手法のひとつです。
実際に取り組む際には、タイマーアプリを活用したり、TimeCrowdのようなタスクの記録ができる時間管理ツールの活用がおすすめです。
▼おすすめの時間管理ツールについては下記記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください
