リモートワークで働いているといくつもの誘惑に駆られるときがあります。私の場合、ワーキングスペースが自宅なので急に家事をしたくなったり、子どもと遊びたくなったり、天気がいいと出かけたくなったり…。
仕事と生活の場との境目が難しく、どうしても誘惑に勝てずにダラダラしてしまうときもあります。逆に仕事が終わらなくて、時間に追われて夜中まで作業している日もあります。ダラダラ休憩しながら、ときどき作業して「今日は何をしていたんだろう…。」とショックを受けることもありました。
そんなずぼらな私が最低限おこなっているタイムマネジメントをご紹介したいと思います。
TODOリストはアナログ管理がやめられない
タイムマネジメントを考えるとき、まず必須なのはTODOリストではないでしょうか。何をしないといけないのかを洗いざらい書き出すのに有効です。ツールを使うかたが多いと思いますが、私はあえて仕事ノートを作って、そこにTODOリストも書いています。使いかたはノートの左側上部に仕事のTODOリスト・下に生活面のTODOリストを書いていきます。例えば
- 校正業務30m
- ブログキーワード出し10m
- リサーチ2h
- MTG10：00～
- 集計2h
というように時間と内容をとりあえず書き出します。このときに複雑なタスクは時間もかかり、取りかかるときに億劫に感じるのでできるだけ区切って書きます。また日中に新しくタスクが出てくると追加します。新しいタスクの緊急度合いを確認し、本日なら本日のページに、明日以降でもOKなら明日のTODOリストに追加します。同様に生活面も、
- 銀行通帳記入
- 子ども耳鼻科16：00～
というように書き出します。生活面はかかる時間がだいたい分かっているので、時間まで書きません。本来は分けていたのですが、忘れたりカレンダーを見たりする手間を省くために、一緒に管理するようになりました。ノートの右側は、MTGでの話やメモ、今日のできごと・反省を書くために空けておきます。
すべて書き出すと、優先順位の高いタスクにマーカーで丸印をつけます。逆に必要のないタスクは×をつけます。この作業が終わると、優先タスクから作業に入ります。タスクが完了すると、二重線を引き消していきます。この二重線を引く瞬間が気持ちよくてクセになり、達成感を感じるので、あえてアナログな方法で管理しています。
タイムマネジメントを続けていくために
タイムマネジメントを続けていくためには、無理のない自分に合ったスケジュール管理が大切です。人間だれでもやる気のある日ない日、集中力のある日ない日があります。自分自身の性格を理解し、自分に合った方法を試していくことが一番だと思います。私の場合、下記のことに気をつけています。
- ゆとりのあるスケジュール管理
- 優先度の高いタスク、頭を使うことは午前中に対応
- すぐできることはすぐ対応、タスク化しない
- 締め切りは短めに設定
- 自分の能力より少し限界ぎみに設定
- 大きい仕事は細かくしてタスク化
私は疲れの少ない午前中に、頭を使う業務をしています。中には大きいタスクや、あまりやりたくない仕事だってあります。こういったタスクも疲れの少ない午前中のほうが取りかかりやすいです。また夕方は子どももぐずりだすので、午前中の時間の使い方が要です。締め切りも短めに設定し、余裕をもって対応するように心がけています。
さいごに
時間管理をしっかりおこなうことで、作業時間内の効率を最大限に高めることができます。あまりにも自分の能力を上回ったスケジュールは設定しません。ストレスをため込んでしまうだけです。無理なスケジュールでなくても、TODOリスト通り終わらないときだってあります。あまりにもタイムマネジメントにこだわりすぎると、スケジュール変更すること自体がストレスの原因にもなりかねません。
スケジュール管理しつつも、変更してしまうときや、タスクが急に増えてしまうこともあると思って柔軟に対応することが大切だと思います。
