所要時間を正確に見積もる鍵は行動の細分化にある！

仕事の所要時間を見積もる際、正確に時間を見積もることができますか？
たとえば、「この仕事あとどれくらいで完成できる？」と上司に聞かれて、「あと3時間あれば終わると思います。」と答えたのに、結局6時間かかってしまったという経験がある人もいると思います。

仕事でも日常生活でも、物事にかかる時間を正確に見積もることができる人とそうでない人がいます。この差は一体何なのでしょうか？所要時間を正確に見積もることができる人はどのようなことをしているのでしょうか？

所要時間の見積もりが下手な人と上手な人

私の夫は日常生活での所要時間の見積もりが甘いです。特に旅行先でのホテルのチェックアウトの際はイライラします。チェックアウトの30分前になっても出かける準備をせず、「荷造りは10分で終わるから大丈夫」と言うのですが、たいてい10分で終わることはありません。

私は以前、ウェディングプランナーとして働いていたのですが、結婚式は分刻み、時には秒刻みで時間を正確に見積もることができないと、スケジュールが押して大変なことになります。いつもインカムで、「あと7分で新郎新婦さま到着します。」などと、スタッフ同士細かい時間の連絡を取り合っていました。

なぜ分刻みで所要時間を見積もることができていたのか考えると、その鍵は細分化にあると感じました。たとえば、先ほどの「あと7分で新郎新婦さま到着します。」とスタッフに伝える時は、

この写真を撮り終わるまでにあと3分、エレベーターまでの誘導が2分、そこからさらに2分で到着

といったように行動を細分化して時間を見積もることが多かったように思います。

反対に、先ほどの夫との旅行の話で、「10分で終わる」と言ったのに結局終わらなかったのは、「10分もあればできるだろう」と大まかにしか考えていないのです。

仕事では特に所要時間を正確に見積もることが大切です。その鍵も細分化にあるのではと思います。

たとえば、ある資料を作成する仕事なら、「5時間くらいあれば終わるだろう」となんとなく考えるのではなく、タスクを細分化して時間を見積もる方が正確な時間を出せます。

リサーチ、他の資料読み込み・・・60分
資料の構成の検討・・・30分
（その資料が3部構成だとすると）
資料作成
第1部・・・60分
第2部・・・90分
第3部・・・30分
見直し、修正・・・30分

このように、ざっくり5時間と見積もるのではなく、工程を細分化し、それぞれの時間を見積もる方が、正確な時間を見積もることができます。

初めての仕事なら、タスクを細分化して時間を見積もってもズレがでてくることもあると思います。2回目以降はきちんと所要時間を見積もることができるように、細分化したタスクそれぞれにかかった時間を把握することはとても大事です。

私はTimeCrowdを利用しているので、細分化したタスクを入力し、そのタスクに実際にかかった時間を計測しています。

あの有名な経営学者のピーター・ドラッガーも時間を計る重要性を下記のように説いています。

知識労働者が成果をあげるための第一歩は、実際の時間の使い方を記録することである。

細分化したタスクの実際にかかった時間を記録すると、自分が思っていたより時間がかかっているものもあれば、思っていたより早く終わるものもあると思います。ここでズレを認識し、実際にかかった時間を正確に把握することで、所要時間の見積もりを正確にできるようになるはずです。

タスクを細分化する癖をつけ、さらにそれぞれのタスクにかかる時間を正確に知ることができれば、所要時間の見積もりの精度が上がります。

そうすると、見積もった時間内に仕事を終わらせようという意識が高まり、仕事の効率も上がるはずです。時間を有効に使うためにも、これからも以上のことを意識して仕事をしてみようと思います！