コロナ禍において、急速に普及したリモートワークですが、うまく機能していると自信をもって言えるでしょうか。リモートワークになると、感染対策に期待ができるほか、通勤時間を節約できるなど、メリットがたくさんあります。ただ、一番優先すべき、仕事の生産性はどうなのでしょうか。いくら便利だと言っても、生産性が落ちてしまっては元も子もありません。

そこで今回は、リモートワークを効率的に行うためのツールをご紹介していきます。カテゴリごとに、おすすめのツールを挙げているので、ぜひ参考してみてください。

 

リモートワークとは？

リモートワークとは、普段の勤務地を離れて仕事を行うことです。自宅から仕事を行う在宅勤務もリモートワークの一種です。在宅以外のコワーキングスペース等で仕事をする場合も、リモートワークに含まれます。

特に在宅勤務の場合は、通勤時間が不要なため、その分プライベートな時間に回せたり、育児や介護と両立しやすい等のメリットが挙げられます。

 

リモートワークの注意点とは？

一見便利なリモートワークですが、メリットばかりではないのも事実です。実際にリモートワークをしてみると、さまざまな問題点に直面することでしょう。まずはリモートワークの注意点について解説していきます。

 

コミュニケーション不足になりがち

リモートワークの最大の注意点といえば、コミュニケーションが取りづらいことです。これは、リモートワークを経験いていない人でも、容易に想像できるのではないでしょうか。通勤して働いている場合、同僚や上司は同じ空間にいることが多いものです。そのため、ちょっとした質問や報告でも、気軽に話しかけることができます。

しかし、リモートワークをしていると、物理的な距離が発生していることから、ちょっとした報告事項は後回しにしてしまったり、普段なら徹底しているホウレンソウ（報告・連絡・相談）を怠ってしまったりするのです。

 

進捗状況が分かりづらい

テレワークの注意点として、仕事の進捗状況が分かりづらいという点も挙げられます。出勤している場合、朝の定例会や一日のスケジュール報告などで、各々の進捗状況を共有する場面があることが多いです。しかし、リモートワークをしている時には、仕事の進捗状況が不透明になってしまうことが懸念されます。

また、自分以外の人の進捗状況も把握できないため、一人取り残されたような孤独感を味わってしまうこともあるのです。

 

長時間労働をしてしまう

職場に行って仕事をする場合、退勤してしまえば、余程の急な仕事が入らない限り、もう仕事をすることはありません。しかし、リモートワークだと、仕事とプライベートがごちゃ混ぜになってしまい、結果的に長時間労働を招いてしまうことがあります。

自宅やその他の場所からどこでも仕事ができるというのは便利である一方、どこからでも仕事ができてしまうため、ついつい勤務時間外であっても対応してしまうのです。

 

リモートワークに必要なツール4選

リモートワークは便利な半面、気を付けておかなければ仕事が捗らなかったり、社員の士気が下がったりして、業務に支障をきたしかねません。上述したような注意点を解決するためには、適切なリモートワークツールを導入するとよいでしょう。

とはいえ、リモートワークに慣れていなければ、そもそもどんなツールを利用したらよいかも分かりません。そこで今回は、快適にリモートワークをするために必要なツールを、4つのカテゴリ別にご紹介していきます。リモートワークで行き詰っているという人は、ぜひ参考にし、導入を検討してみてください。

 

距離を感じず仕事ができるビデオ会議ツール

リモートワークでコミュニケーションを取るのに有効なのが、ビデオ会議ツールです。文字だけのやり取りは、相手の都合を気にせず送信できるため便利な一方、やはり相手の表情を確認しながら打ち合わせをしたいということもあるでしょう。

そのような時に便利なのが、ビデオ会議ツールです。ビデオ会議ツールを利用すれば、相手の顔を見て話しができるだけでなく、資料を共有しながら話すことも簡単にできます。

ただ、ビデオ会議ツールと一括りにしても、さまざまなツール・アプリが出回っています。そこで今回は、おすすめのビデオ会議ツールを具体的に2つご紹介していきます。

 

Zoom

ビデオ会議ツールの代表として挙げられるのが、Zoom（ズーム）（https://zoom.us/jp-jp/meetings.html）です。Zoomは、パソコンやスマホを使ってビデオ会議ができるツールです。会議に参加するだけであれば、アカウント作成の必要ありません。会議の主催者から送られてくるURLをクリックするだけで、自動的に会議が立ち上がります。ただし、無料版の場合、3人以上の通話は40分の時間制限があるため、注意しておきましょう。

 

Microsoft Teams

Microsoft Teamsも、ビデオ会議ツールの一つです。基本的には、チームを作成し、メンバーを登録してから使います。そのため、決まったメンバーで仕事をする時には便利でしょう。

チームをチャネルというもう一つ小さい単位に分けることもできます。チャットやファイルの共有も、チーム単位やチャネル単位でできるため、メンバーへの情報共有が楽にできることが特徴です。

 

業務連絡に便利なチャットツール

続いては、文字での業務連絡をする際に活用できるチャットツールをご紹介していきます。

 

Chatwork（チャットワーク）

Chatworkとは、ビジネス版のLINEのようなツールです。ビデオ会議や資料送付などもできますが、基本的には文字でのやり取りがメインとなるでしょう。

個人チャットだけでなく、グループを作成することもできるため、チームでの仕事にも向いています。ビジネス用のツールであるため、タスク管理機能が使えるというのが特徴でしょう。これによって、業務の見落としや失念を防ぐことができます。

 

時間管理ツール

続いては、勤怠などの業務時間や作業にかかった時間などを細かく管理できるツールをご紹介していきます。このツールを導入すれば、リモートワークでも働きぶりを把握することができますよ。

 

TimeCrowd

TimeCrowdとは、タスクにかかった時間などを管理することができるツールです。タイマー機能が付いているため、どの作業にどれくらいの時間がかかったかを正確に把握することができます。また、各々の作業時間を一覧化して見ることもできるため、リモートであったとしても、今誰が何をしているのかが一目瞭然なのです。

 

ペーパーレス化ツール

最後に、リモートワークには欠かせないペーパーレス化ツールをご紹介します。職場にいれば、印刷した資料を共有できますが、離れて仕事をしている場合は、どうしてもデータでの共有が必要になるでしょう。

 

Dropbox（ドロップボックス）

ペーパーレス化をするには、クラウド上でファイルを管理できるツールが便利です。中でもおすすめなのが、Dropboxです。無料版でも、2GBまでを利用できるため、試しに使ってみたいという人にもおすすめです。

スマホ版のアプリもあるため、リモートワークに限らず、出張先や営業先のすき間時間で資料を確認する際にも非常に便利でしょう。

 

便利なツールを活用して効率的なリモートワークを！

実際にやってみると、さまざまな問題点に気づくことも多いリモートワークですが、適切なツールを利用することで、それらの問題を解決することが可能です。無料版でも十分に機能を果たすツールはたくさんありますので、まずは試してみてはいかがでしょうか。