「今日は定時に帰れるはずだったのに、残業になってしまった」「なぜだかわからないけど、集中して企画を立てる時間が全然ない・・・」仕事にイレギュラーな出来事はつきものですが、一体どこで予定が狂ってしまったのか、予定とどのぐらい乖離があるのかを可視化できれば、業務改善のヒントを得られそうですよね。

今回はTimeCrowdを活用した、業務時間のいわば棚卸しについて紹介したいと思います。

※こちらの記事では「個人（無料）」と「チーム（課金）」で予実タスクを管理しております。 この場合比較できるデータは個人のみとなり、「１チーム分」の課金でご利用いただけます。 予定タスクの方もチームで共有されたい場合には「２チーム分」の課金が必要となります。

準備編

TimeCrowdのレポート機能を使うとチームや個人が取り組んだ仕事を見える化できるので、あらかじめ予定時間を登録しておき、それとは別に実際にかかった時間を計測することで、予定と実際の差異を確認することができます。

まず、「個人用」チームなどで実際の業務で使うのと同じカテゴリーを登録しておきます。この時カテゴリーのカラーを実際のものと合わせておくと、後から比較がしやすいです。また、あくまでも予定をつけるためのカテゴリーだと分かるように名前を登録しておくと、打刻をする時に間違いが起きづらいかもしれません。

例えば実際のカテゴリーがこうなっていたとして・・・

予定用のカテゴリーをこのように設定してみました。

次に、タイムラインビューで1日の予定を登録します。今日はまず午前中は企画を練って、午後から外回り、といった感じですね。これで準備はおしまいです。

1日が終わったら

忙しい1日が終わり、楽しい検証タイムです。

予定を記録するチームと、実際の稼働チームとで、今日1日のレポートを表示させます。スクリーンショットを撮るなどして並べてみると、

「今日は企画と手配をしっかりやるつもりだったのに、外回りとお客様の対応が思いがけず長引いて時間を取られてしまった。おまけに会議が長引いて残業発生・・・。」といったように、1日を振り返ることができます。1週間や1ヶ月といった単位で見れば、さらに大きな傾向や改善すべきところがみえてくるかもしれません。また、時間の見積もりも上手になって、計画を立てるのもうまくなりそうです。

時間管理には検証が欠かせません。予定と実際の時間の比較に、ぜひTimeCrowdを役立ててくださいね！