業務効率化を個人で進めるためにはどうする?事例や便利なツールをご紹介します

目の前の仕事に追われすぎて、業務効率がどんどん落ちていき、それゆえにさらに仕事に追われてしまう…

そんな悪循環に陥っていませんか?

その悪循環を防ぎ、個人で業務効率化を進めるためにはどうすればいいのでしょうか。

本記事では、個人で業務効率化をするメリットや事例、便利なツールをご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務を進める上での「ムダ」を省き、生産性を高める取り組みのことです。

とりわけ個人においての業務効率化は、業務の方法や順序などを見直し、整理することで、仕事の効率性を上げてより短い時間で業務を終わらせることを指します。

業務効率化を個人でするメリット

それでは、個人で業務効率化を進めることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

代表的なメリットを3つご紹介します。

チームの生産性向上につながる

個人の業務効率化を進めることは、チームの生産性向上にも繋がります。

当然ですが、5時間でやっていた業務を4時間で終わらせることができれば、余った1時間を他のメンバーをサポートするのに使うことができ、チームの生産性向上につながります。

さらに、その業務効率化のアイデアを自分だけでなく、チームメンバーにも共有し、実行できれば、チーム全体として格段に生産性がアップします。

このように、個人の業務効率化はチームの生産性向上にも大きなメリットがあります。

仕事に余裕が生まれ、ストレスが減る

個人で業務効率化を進めることで、もともと時間に追われながらやっていた仕事にも余裕が生まれ、仕事によるストレスも減るでしょう。

落ち着いて業務に臨むことができるため、ミスの削減にも効果的だといえます。

残業が減る

個人の業務効率化を進めることによって、より短い時間で仕事を終わらせることができるため、残業の削減効果が期待できます。

余った時間を個人のスキルアップにつなげたり、余暇を楽しむ時間に使うことができるようになり、自分の将来への投資としても、業務効率化を進めることは重要なことだといえます。

 

業務効率化を個人で行う事例7選

それでは、業務効率化を個人で行うには、どのようにすれば良いのでしょうか。

代表的な事例を7つご紹介します。

業務を細かくリスト化する

個人で業務効率化を行うために、まずは今行っている業務をリスト化してみましょう。

業務をリスト化することによって、今進めている仕事が整理でき、業務を進めやすくなります。

リスト化する方法としては、手書きで箇条書きにするのが最も簡単でシンプルな方法です。

エクセルのような表計算ツールを使うのも便利です。

どの業務に何時間費やしているのかを整理する

業務をリスト化したのちに、自分がどの業務にどれくらいの時間を使っているのかを整理しましょう。

業務全体を見た上で、一番時間を使ってしまっているのはどの部分なのか、そこに効率化できる余地はないのかを、まずは俯瞰して把握することが大事です。

どの業務にどれくらいの時間を使っているのかを知るためには、紙に業務時間を書き出すのも良いですし、次項で説明するようなツールを使用するのも便利です。

業務の優先順位をつける

業務の優先順位を、緊急度、重要度を考慮して決めていきましょう。
業務の優先順位は以下のようにつけていくと良いでしょう。

①緊急度が高く、重要度も高い

②緊急度が高く、重要度は低い

③緊急度は低く、重要度は高い

④緊急度が低く、重要度も低い

②と③は各々の緊急度・重要度の高さによって逆になる場合もあります。

逆に、③の緊急度が低く重要度の高い業務は後回しにされがちですが、先にやっておくことで後々の業務を効率的に進めることができる場合が多いため、可能な限り先にやっておくと良いでしょう。

業務の時間/期限を決める

期限がないまま業務を進めると、後回しにしたりダラダラと仕事をしたり、といったことも起こり、業務効率化が阻害されてしまいます。

納期や締め切りがない仕事でも、「1時間以内に終わらせる」という時間の制限や、「●日までに提出する」という期限を設けつことで、より効率的な動き方ができるようになります。

テンプレートやパソコンの辞書登録機能を使う

仕事上でよく使う単語や文などはテンプレートを使用すると良いでしょう。

例えば、よくあるメールの返信などは、テンプレートや署名を作っておくと1発で長文を打つことができるため効率的です。また、よく使う文言や、電話番号・住所などは辞書登録機能で登録しておくことで1から入力する手間を省けます。

整理整頓を心がける

物の定位置管理ができていると、業務もスムーズに進めることができます。

自分のデスクの整理整頓はもちろん、パソコンのデスクトップやフォルダの整理整頓もしておくと、どこにどのファイルが入っているかもわかりやすくなり、業務効率化が進みます。

メンバーが共通で使用するものや、商品そのものが多い企業に関しては、倉庫などの整理整頓も非常に重要です。定期的に整理整頓の作業を入れることで、業務効率性の悪化を防ぐことができます。

業務の切り分けを上長に相談する

上記の打ち手を行った上でも業務が多すぎて終わらない状態の場合は、そもそもの業務量が多すぎる可能性があります。

業務の一部を他のメンバーに分けることや、新しい事務のスタッフを雇い、仕事を任せることで、業務量の適正化をはかりましょう。

メンバー個人間の業務量の調整も業務効率化の一つの打ち手と言えるでしょう。

業務効率化を個人で行うのに便利なツール3選

ここまで、個人で業務効率化を進めるための事例を出してきました。

しかしながら、全ての効率化を人の手だけで進めようとするのもなかなか難しく、かえって時間がかかってしまうこともあるでしょう。

そこで、業務効率化を個人で行うのに便利なツールを3つご紹介します。

TimeCrowd

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

費用:無料〜

特徴:業務時間を見える化し、業務効率化を進めるのに特化したツール

TimeCrowdは、個人でどの業務にどのくらいの時間を使っているかを集計し、業務効率化ができるツールです。

チームや企業単位で使用する場合は料金がかかりますが、個人で利用する場合は完全に無料で利用可能なので、個人で業務効率化を進めたい場合は非常におすすめです。

業務のリスト化と、業務時間の把握、分析がこのツール1つでできてしまうので、個人の業務管理・改善にもってこいのツールです。グラフ化機能もあるので、一目で業務状況が把握できるのもメリットの一つです。

 

Trello

Trello:https://trello.com/

費用:無料〜

特徴:付箋を貼るようなイメージで直感的にタスクを管理できるツール

Trelloは、付箋のような形のタスクシートを動かすことによって業務を整理し、効率化を進めることができるツールです。

個人や小規模なチーム向けであれば無料で使用することができるので、気軽に使いやすいのもメリットです。

Excel(またはGoogleスプレッドシートもおすすめ)

Excel(Microsoft Office):https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-web

Googleスプレッドシート:https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

金額:0円〜

※Excel onlineまたはGoogleスプレッドシートの場合。通常盤Excel2021は17,904円。

特徴:汎用的な機能があるため、さまざまな面から業務効率化を実現できる。

エクセルは、Microsoft Officeのツールの1つで、非常に多くの企業で導入されている汎用ツールです。Googleスプレッドシートもエクセルと同様の使い方が可能です。いずれかを導入している企業がほとんどなのではないでしょうか。

エクセルやGoogleスプレッドシートでは、業務の整理や進捗管理、時間管理など、表をカスタマイズしながら様々な用途に使用できるため、業務効率化の様々な場面で活躍するでしょう。

一般的に使われているツールではありますが、個人で業務効率化を進めるにあたっては必須のツールとも言えるでしょう。

業務効率化を行う際は個人目標を立てよう

個人で業務効率化を進める場合は、なんとなく始めるのではなく、目標を立ててから始めると良いでしょう。

目標を立てずに行うと、実際にどれくらい効率化ができたのか分からなくなってしまったり、効率化を進めているつもりでもそれほどうまくいっていなかったりするというようなデメリットがあります。

業務効率化個人目標の例

個人で業務効率化の目標を立てる際には、以下のような手順でするのがおすすめです。

①現状を把握する

TimeCrowdなどのツールを使って、どの業務にどのくらいの時間をかけているかを測定し、現状の業務時間を把握しましょう。


②理想の業務時間の設定

企業の場合は、利益から逆算して業務時間の設定をすることが多いですが、個人で目標の業務時間を設定する場合は「どのくらいの時間の余裕が欲しいか」から逆算して目標設定をすると良いでしょう。

「浮いた1時間を使って自己研鑽のための読書をしたい!」などの具体的な目標を立てて、理想となる業務時間を設定しましょう。

 

③現状と理想のギャップを把握し、具体的にどの業務を効率化させるか考える

例えば、1時間の浮き時間を作ることを目標とした場合、1つの業務の効率化のみでそれを達成することは難しいでしょう。

業務Aを30分、業務Bを20分、業務Cを10分の合計1時間の効率化をする!というように、目標を細分化していきましょう。

 

④業務効率化目標に沿って実行し、困難なところがあれば設定を見直す

ここまでに立てた目標に沿って、業務効率化を進めましょう。

目標通りに進めることが難しい場合は、そのほかで効率化できるところはないかを考え直し、目標を再設定しましょう。

 

まとめ|個人で業務効率化目標を立て、例に沿って実行しよう!

ここまで、個人で業務効率化を進める場合の事例や便利なツールなどを紹介してきました。

これから業務効率化を進めたい!という方は、まずは目標設定からはじめてみましょう。

TimeCrowdは、業務効率化の目標設定から振り返りまで無料で使えるツールなので、まずは登録してみると良いでしょう。

この記事を参考に個人の業務効率化を進め、仕事・プライベート問わず時間を有効に使えるようになれると嬉しいです。

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