「目標設定」と聞くと、営業・製造・販売のような直接部門での数値目標をイメージする方が多いのではないでしょうか。
しかし、総務部のような間接部門でも目標設定を行うメリットはあります。一般的に「間接部門での目標設定は難しい」と思われがちですが、業務の効率化や残業時間の軽減、コストの削減といった目標を設定することができます。
本記事では、総務部における目標設定のメリットや目標設定のポイント、具体例を解説します。総務部での業務効率化に役立つツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
総務部の目標設定が難しいと言われる理由
総務部門は、事務・人事・労務・法務・情報システム部などと並んで間接部門と呼ばれます。対して、営業・製造・販売といった売上に直結するのが直接部門です。
一般的に間接部門では、下記のような理由から「目標設定を行うのが難しい」と言われることがあります。
- 数値化が難しい
- ルーティンワークが多い
数値化が難しい
直接部門であれば「売上◯万円達成」や「製造リードタイム◯%短縮」といった数値目標が立てやすい傾向にあります。しかし、間接部門は売上や利益と連動する部門ではないため、数値での目標設定が難しいのが特徴です。
また、目標設定だけでなく、達成に向けた具体的な施策や評価基準も立てづらいため、一般的に「間接部門での目標設定は難しい」と言われています。
ルーティンワークが多い
総務部をはじめとした間接部門では、ルーティンワークが多くなりがちです。基本的に同じ業務の繰り返しになるため、いざ「目標を急に立てる」となっても、何を設定すればいいのかわからないこともあります。
しかし、ただ顕在化していないだけで「じつは改善すべき業務課題」が潜んでいる場合もあります。そのため、課題を特定できれば、具体的な目標を設定して施策に落とし込むことが可能です。
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総務部門で目標設定を行うメリット
間接部門で目標設定を行っても「あまり効果がない」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、総務部門でも目標設定を行うことで、コスト削減や生産性向上、働き方の改善、モチベーションの向上といったさまざまなメリットが期待できます。
コスト削減
総務部で目標設定を行う場合、基本的には業務効率化の目標を立てて取り組むことが多くなります。業務を効率化できれば、長時間労働や残業、休日出勤などの割合を減らすことができるため、人件費やオフィスの光熱費といったコストを削減できます。
また、ペーパーレスの目標を設定して業務のデジタル化に取り組めば、コピー紙にかかる費用や印刷費といったコストも削減できるでしょう。
生産性向上
業務効率化の目標を設定することで、業務のスピードアップにつながります。
効率化のためには業務フローや仕事のやり方を見直し、ミスや手戻りが多発している業務については改善に取り組むことが求められます。ミスや手戻りが減ればその分だけ業務の品質が向上し、関連部署との仕事もスムーズに行えるといった副次的な効果も期待できます。
働き方の改善
業務効率化によって時間外労働や休日出勤などを減らすことができれば、時短勤務やフレックス制など、多様な働き方を導入する余地ができるため働き方の改善につながります。
多様な働き方を採用することで雇用できる人材の幅も広がるため、組織力の強化にもつながるでしょう。
モチベーション向上
時間外労働の削減、複雑な業務の簡素化、無駄な業務の削減などを行うことで、ストレスが低減するため、従業員のモチベーションが向上します。
また「自分の所属する部署を自分たちの力で改善する」といった目標に向けて、一致団結して取り組むことで、当事者意識が生まれ、チームワークの向上にもつながります。
目標が設定されることで客観的な評価が行われ、日々の業務への意欲向上も期待できるでしょう。
総務の目標設定を行うポイント
総務部門で目標設定を行う際に気をつけたい、下記のポイントについて解説します。
- 数値目標を取り入れる
- 目標を増やし過ぎない
- 加点方式で評価する
数値目標を取り入れる
目標設定を行う際には、下記のようにできるだけ数値化した目標を取り入れることがポイントです。
- 残業時間◯時間削減
- 作業時間◯%削減
- ミス、やり直し◯%削減
数値で測定できる目標を設定することで、具体的な施策が立てやすくなるほか、評価を行いやすくなります。
目標を増やし過ぎない
総務部の仕事は多岐にわたるため、すべての業務に目標を設定すると目標の数が膨大になってしまいます。その結果、達成が難しくなったり、かえって従業員のモチベーションが低下するおそれがあります。
そのため、緊急性や重要度の高いものから優先順位をつけて目標設定することが重要です。
- 給与計算ソフトや勤怠ソフトなどの見直し
- 研修制度の見直し
- マニュアルの改善
- 決済システムや申請システムの導入
このように、業務で実際に困っていることや、従業員からの要望が多い改善事項から先に取り組むのがポイントです。
▼優先順位のつけ方については下記の記事を参考にしてください
加点方式で評価する
モチベーションを維持しながら業務改善に取り組むためには、減点方式ではなく加点方式で評価することが重要です。
仮に設定した目標数値や取り組みを達成できなかった場合でも、プロセスや努力などの「達成したかどうか」以外の部分も評価を行うようにしましょう。
総務部における目標設定の具体例
総務部で目標設定を行う際の具体的なアイデアをご紹介します。
- 業務の効率化
- 残業時間の削減
- 他部署との連携強化
業務の効率化
総務部では、繁忙期でも長時間労働や業務のパンクを避けるため、日頃から業務の効率化に取り組むことが求められます。
- 業務ツールの導入、見直し
- 業務プロセスの改善
- データ管理方法の見直し
- 業務時間の短縮
とくに業務時間の短縮については、まずは「どの業務に・どれくらい時間がかかっているのか」を測定することが重要です。
TimeCrowdのような時間管理ツールを導入して、各種業務の時間を測定し、現状を把握することから始めましょう。TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、メンバーごと・業務ごとの稼働時間をリアルタイムで可視化することができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
▼実際に、GMOペパボ株式会社の経営管理部・総務グループではTimeCrowdをご活用いただいています。
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工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼業務効率化に使えるアイデアについては、下記の記事を参考にしてください
残業時間の削減
長時間労働や早朝出勤などが常態化している場合は、残業時間の削減を目標に掲げることも方法のひとつです。
とくに四半期末や年度末のタイミング、人事異動や社内イベントの時期などは繁忙期にあたるため、残業が発生しやすくなります。できるだけ業務内容を効率化して、残業時間を削減できるように取り組むのがおすすめです。
そのためには、日頃から下記のような取り組みを進めていきましょう。
- マニュアルの整備、アップデート
- データ管理方法の見直し
- 提携業務の自動化
- 人員配置の見直し
▼残業時間を削減するためのアイデアについては、下記の記事を参考にしてください
他部署との連携強化
従業員からのお問い合わせや質問が多い場合には、その削減を目標として掲げてみましょう。
似たような質問が多い場合は「制度の利用方法が浸透していない」「マニュアルがない、もしくはどこにあるかわからない」といった原因が考えられます。従業員が制度利用を行いやすくするために、よくある質問をまとめてみたり、お問い合わせ対応をチャットボット化したりなど、仕組みで解決するのがおすすめです。
また、総務部に寄せられる相談内容や不満などをまとめて、改善できる箇所を探すことも重要です。悩みや不満の解消に向けて動くことで、会社全体のモチベーションアップや従業員定着率の向上などにつながるため、組織全体の人材強化に貢献できます。
現状を把握して目標設定に取り組もう
総務部で目標設定を行うことで、業務の効率化や残業時間の低減、コストの削減といった効果が期待できます。できるだけ具体的に、かつ数値で評価できる目標を設定するのがポイントです。ただし、結果だけでなくプロセスも加点方式で評価することが重要です。
業務の効率化や業務フローの改善、残業時間の削減といった目標設定を行う場合には、まずは現状を把握してから改善施策を立てる必要があります。
とくに「どの業務に・どれくらいの時間をかけているのか」を把握することは、日々の業務効率を高めるために欠かせない取り組みです。このようなデータは、時間管理ツールTimeCrowdを導入することで、リアルタイムで可視化することができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
可視化されたデータをもとに、時間のかかり過ぎている業務（＝ボトルネック）を特定し、その削減を目標に掲げて日々の業務に取り組むことができます。
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