私は在宅で仕事をしていますが、よく言えばフレキシブル、悪く言えば無計画な業務の進め方をしていると思います。1時間しか働かない日もあれば、6時間近く働く日もあるなど、日によって稼働にバラつきがあるのが現状です。
週に1～2度だけシフト制の業務がありますが、それ以外は主に子どもが学校に行っている日中、学校行事やその他の予定が日中に入れば夜など、空いた時間に業務（タスク）を進めます。しかし、思い通りに進まないことがほとんどです。
今回は、こういった「比較的自由に実行できるタスク」の管理が下手な人の行動から、タスクを上手に管理するにはどうすればいいか考えます。
目次
タスク管理が失敗するのは「期限」を軸に動いているから
毎月ある業務のうち、「比較的自由に期限が設定できるもの」がいくつかあります。月初めに納期を設定するのですが、余裕を見て20日過ぎなどに期限を設定すると結局ぎりぎりに提出することが多いです。
月初めのリソースがある日に進めておけばいいのに、なぜそうできないのでしょうか。
これは、期限の近いタスクから優先的に進め、期限に余裕のあるタスクはぎりぎりまで着手しないという現象が起こっているからです。
シフト制などの業務は「実行する日時」が決まっているので必ずその日に実行しますが、期限までに完了すればよいタスクについては、期限に余裕があるほどきちんと管理できていないということが起こりがちなのです。
「余裕のあるうちに順次タスクを完了しよう」とは思っているのですが、実際は後から入ってきた「期限が迫ったタスク」から着手してしまいます。そのため「期限に余裕があるタスク」はどんどん後回しになり、結局ギリギリまで着手しないということをくり返しているということです。
余裕の持たせ過ぎが業務の平準化を妨げている
一度、毎週金曜を期限としていたタスクを水曜に前倒ししてみたところ、無事水曜までにそのタスクを完了できました。
しかし、万一に備えてその週にあった依頼を断るなどして多めにリソースを確保したため、結局木曜と金曜のリソースが空き過ぎる事態となりました。
毎月の業務でも、月中にならないと詳細が分からないものも多いため、月初めに進められるタスクは限られています。もっと積極的に期限の迫った業務を請ければいいのですが、私の場合、リソース確保を重視し過ぎて、あえて仕事をたくさん入れないようにしているというのもムラのある働き方の原因だと思います。
TimeCrowdのデータをもとに、ある1カ月の作業時間をグラフにすると、以下のようになりました。
このように作業時間を可視化すると実感しやすいのですが、日によって稼働時間に差があります。同じような期限に設定されたタスクを溜めこんでしまい、期限前に集中してタスクをこなしているからだと考えます。
しかし、理想の1日4時間、週20時間の稼働時間には程遠く、「もっと時間管理ができていれば業務をこなせたのに」という後悔は毎月のようにあります。
稼働時間を増やすには、リソースを適度に保ちつつ稼働を平準化することが必要です。そのためには業務の少ない日にタスクをこなせばいいのですが、そういった日はつい家事や買い物などの私用に充ててしまい、タスク管理を後回しにしてしまうのです。
稼働時間を平準化できないのはリソースを確保し過ぎているからで、リソースを確保し過ぎるのは時間が足りなくなることを怖れているからです。そして時間が足りなくなるのは、タスク管理ができていないからということになります。
「いつ実行するか」を決めれば「時間が足りない現象」は起こらない
この問題を解決するには、やはり上手な時間管理、主にタスク管理が必要ということになります。
私の場合、まずは毎月のタスクの期限に余裕を持たせず、比較的余裕のある初旬から中旬に期限を設定することが重要だと考えました。
そのタスクを実行する日を依頼発生から1週間以内など比較的早めに設定し、必ずその日に実行するということを徹底すれば、後の仕事には響かないはずです。
・サボってしまった日も就寝前までに決められたタスクは完了する
・私用が入った日はその日に実行すべきタスクを前日までに完了する
まずは、これを徹底することから始めようと思います。
突発で発生した業務も、その日実行予定のタスクを先送りにして優先するのではなく、タスクに割り込ませる範囲で引き受けるようにすれば解決しそうです。予定外の仕事に備えるための目安の仕事量としては、実際に稼働できる時間の8割程度、つまり2割ほどをリソースとして確保しておくといいようなので今後はそれも徹底したいと思います。
期限より実行日を軸に考える
タスクは実行するタイミングを自分で設定するため、期限に余裕があればつい後回しにしがちです。
しかし、期限に余裕を持たせ過ぎず、実行日を決めてその日にタスクを完了するということを徹底すれば、忙しい時期にタスクが集中することも防げると考えます。そして、毎日のリソースの空きを実稼働可能時間の2割程度に調整できれば、突発業務にも対応できるそうです。
タスクが上手く管理できない人は、期限でなく実行日を軸に動いてみましょう。私もそれを徹底し、タイムマネジメント力を身につけたいと思います。
