テレワークの状況のなかで「従業員がしっかりと業務に取り組んでいるのかわからない」と不安を感じている経営者・管理職の方も多いかと思います。なかには業務可視化ツールの導入を検討している方もいるでしょう。
しかし、数多くのツールがあるため、どれを選んだら良いのかわからず困ってしまいますよね。
本記事では、おすすめの業務可視化ツールをご紹介します。ぜひ導入前に参考にしてみてください。
目次
業務可視化ツールとは
業務可視化ツールとは、従業員が「いつ・何の業務に・どれぐらい時間をかけているのか」を確認できるものです。
最近では、業務効率化や労働環境の改善に向けて、ボトルネックを把握するために導入を検討する企業が増えてきました。
また、テレワークのなかで部下や同僚の業務状況が見えずに、疑心暗鬼が生じやすいという社会的背景も普及を後押ししています。
業務可視化ツールを使うメリット
業務可視化を行うメリットは大きく3つあります。
業務効率化につながる
近年では働き方改革の推進から、過度な時間外労働は認められず、基本的に従業員は勤務時間内に業務を遂行しなくてはいけません。そのため、できるだけ業務を効率化して対応する必要があります。
業務を効率化するには、まずは何がボトルネックになっているのかを把握する必要があります。しかし、テレワークを導入している場合には実際に働いている姿が見えず、何がボトルネックなのかも特定しづらいですよね。
業務可視化ツールを使うことで、何の業務に必要以上の時間が割かれているのかを確認できるため、業務効率化の第一歩につながるでしょう。
▼【あわせて読みたい】業務効率化の具体的な方法については下記記事も参考にしてください
適切な人事評価がしやすくなる
従業員が行う業務のなかには「結果が出るまでに時間がかかるもの」や「数字には表しにくいもの」があります。
とくにテレワークのなかでは、従業員の働いている姿が見えづらいため、どうしても結果（数字）だけで評価がされがちです。
しかし、それでは結果だけで評価しづらい、縁の下の力持ちの役割を担う従業員はモチベーションを落としてしまいます。
業務可視化ツールを活用することで、従業員の隠れた努力を把握することが可能です。定量的な側面だけではなく、定性的な側面や業務プロセスまで含めた人事評価ができるでしょう。
テレワーク中にサボっていないかを確認できる
マイナビニュースの調査によると、テレワーク中にサボった経験のある人はなんと7割以上もいるようです。
実際に経営者や管理職の方は、部下に対して「仕事の進捗が遅いな…」「連絡が全然帰ってこないな…」と不安になることもありますよね。
業務可視化ツールを活用することで、従業員が「いつ・何の業務に・どれぐらい時間をかけているのか」がわかるため、たとえば作業時間に対して進捗が遅い場合には「何をしていたのか？」を確認することができます。
従業員側も業務状況が可視化されることで、以前よりも引き締まって業務に取り組めるでしょう。
▼テレワークのサボりを防ぐ方法については下記記事を参考にしてください
経営の意思決定に役立てられる
業務状況の可視化を行うことで、経営の意思決定にも役立てることができます。
プロジェクトやタスクごとの業務時間を集計することで「どのプロジェクト（案件）に・どれくらい時間（人件費）をかけているのか」を把握できるため、プロジェクトごとに収支管理を行うことが可能になります。
収益性の低いプロジェクトの終了や新規プロジェクトの選定、収益性の高いプロジェクトへの集中といった意思決定ができるようになります。
メンバーのコンディションを把握できる
業務可視化を行うことは、サボりを監視するだけではなく、メンバーの適切なフォローにもつながるという点で重要です。
いつもより作業進捗が遅かったり、想定以上に時間がかかっている場合には、従業員のコンディションが悪い、もしくは何かトラブルが発生しているという原因が考えられます。
業務可視化を行うことで、イレギュラーを素早く察知して、管理者から声をかけてフォローができるという点がメリットです。
業務可視化ツールの種類
業務可視化ツールには、大きく分けて下記2つの種類があります。
- 業務可視化に特化したツール
- IT資産管理に活用できるツール
それぞれの特徴やメリットについて解説します。
業務可視化に特化
業務可視化に特化したツールでは、PCログの取得や作業時間の取得などで業務実態の可視化を行います。
残業時間や休日出勤もログとして取得できるため、従業員の負荷軽減に役立てられます。
また、勤怠システムと連携できるツールの場合は、勤怠情報との乖離を検知でき、より実態に即した業務実績を把握することが可能です。
テレワーク中のサボりを防止するだけではなく、過剰な負荷や長時間労働の検知をして、適切なフォローをするのに役立ちます。
IT資産管理として活用
IT資産管理として活用できる業務可視化ツールもあります。
IT資産管理の機能が搭載されているツールでは、ハードウェア情報やソフトウェア情報、ライセンス情報の管理が可能です。
また、アクセス管理や禁止されている操作を行った際には、アラートを出す機能が搭載されているツールもあります。
テレワーク中でも、コンプライアンスやセキュリティの管理・強化に役立てられるという点がメリットです。
【徹底比較】おすすめの業務可視化ツール
おすすめの業務可視化ツールをご紹介します。
TimeCrowd
出典：TimeCrowd
- 主な機能：時間管理／時間データのグラフ化、CSV出力／単価設定／各種ツールとの連携
- 料金：お問い合わせ
TimeCrowdは、ワンクリックの打刻で「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を記録できるツールです。
レポート機能を活用することで、メンバーやチーム全体の業務状況をリアルタイムで確認できます。メンバーごとに時間単価を設定すれば、プロジェクトやタスクごとの人件費（利益率）を算出することも可能です。
▼TimeCrowdのレポート画面
一般的には、業務可視化ツールを導入すると「従業員が会社に不信感を抱いてしまう」「監視されてるような心地がしてパフォーマンスが落ちてしまう」といった問題が生じてしまいます。
しかし、TimeCrowdでは基本的に打刻は従業員の意思で行われるため、他の業務可視化ツールと比べて従業員の負担になりづらいことが大きな特徴です。
誰でも使えるシンプルな操作性から、業種業界を問わず累計4,000以上の企業様にご利用いただいています。
最初の2週間は無料でご利用いただけます。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードQasee
出典：Qasee
- 主な機能：業務の自動仕分け／プロジェクトごとの稼働実績、売上・予算閲覧／工数実態をベースにしたコスト予想
- 料金：要問い合わせ
Qaseeはアプリケーションやクラウドサービスの使用状況をもとに、従業員の業務状況を把握できるツールです。
従業員が「何に・どれくらいの時間を費やしているのか」「業務中にどのような課題に直面しているのか」などを確認することができます。
また、ストレスチェック機能も搭載しています。業務負荷が大きい場合には、アラート機能ですぐに検知することが可能です。働き方改革が推進されるなかで、労働環境の見直しを考えている企業様におすすめです。
MITERAS
出典：MITERAS
- 主な機能：PCログの可視化／勤怠情報との乖離アラート／勤怠システムとの連携
- 料金：要問い合わせ
MITERASは労働時間の把握と業務内容の可視化ができるツールです。
従業員が申告した情報とパソコンの利用状況を照らし合わせることで、隠れたサービス残業を検知することが可能です。
また、従業員が「各アプリケーションで1分間に何回打鍵したのか」まで確認ができます。テレワーク中に従業員がサボっていないかを確認したい企業様におすすめです。
LANSCOPE
出典：LANSCOPE
- 主な機能：操作ログ管理、Webアクセス管理／マルウェア対策、脆弱性対策／IT資産管理
- 料金：要問い合わせ
LANSCOPEは業務可視化だけではなく、ウイルス対策や情報漏洩対策までできるセキュリテイツールです。
パソコンで行ったすべての動作を取得して履歴として保存できます。そのため「従業員が勤務時間に何をしていたのか」を事細かな部分まで確認できます。
また、勤怠管理システムと連携してデータを移行することで、勤怠の一元管理も可能です。セキュリティ対策・勤怠管理・業務可視化など、幅広い用途で利用したい企業様におすすめです。
ワークライフログ
出典：ワークライフログ
- 主な機能：工数分析、プロセス解析／ファイル名、メール件名から業務内容を推測／業務フローの自動生成
- 料金：要問い合わせ
ワークライフログは、ダッシュボード機能を用いて業務状況をビジュアル的に確認できるツールです。
ただツールで業務状況を可視化するだけではなく、ワークライフログを用いた業務分析・施策選定・効果測定まで幅広いサポートを受けられます。業務効率化にもつながるため、DXの第一歩につながるはずです。
Fuva Brain
出典：Fuva Brain
- 主な機能：PC操作ログ可視化／勤務時間ランキング、ヒートマップなどによる業務状況可視化／日報、日報コメント、月報
- 料金：1ライセンス500円／月
Fuva Brainは、会社全体・チーム別・個人別に業務を可視化できるツールです。
多くの人員や時間が割かれている業務をランキング形式で確認できるため、業務効率化を妨ぐボトルネックを特定できます。
また、ソフトウェアのインストール数の集計も可能です。過剰な契約ライセンスを特定できるため、会社全体でコスト削減を図ることができます。
F-Chair＋
出典：F-Chair＋
- 主な機能：時間記録、PC作業画面記録／勤務位置情報取得／日別・月別の作業時間集計
- 料金：
- スタンダード：10人11,000円／月（税込）※1人あたり1,000円／月
- プレミアム：10人16,500円／月（税込）※1人あたり1,500円／月
F-Chair＋は勤務時間だけではなく、パソコンの画面や勤務場所まで細かに把握できるツールです。
従業員はワンクリックで「着席」「退席」を操作できるため、誰でも簡単に利用ができます。また「退席」状態でのパソコン操作を防止できるため、深夜早朝や休日などの隠れた残業を防ぐこともできます。
MeeCap
出典：MeeCap
- 主な機能：ワークログの自動収集・解析／プロセス可視化、非効率な業務プロセスの抽出／業務パフォーマンスの測定
- 料金：要問い合わせ
MeeCapは従業員のワークログをもとに非効率な業務を抽出できるツールです。
データをもとに自動的に業務プロセス図が可視化されるため、簡単に業務効率化のボトルネックを特定できます。
また、単純作業の業務については処理件数や処理時間などのパフォーマンス計測も可能です。リアルタイムで業務状況を可視化できるため、業務効率化や働き方改革をデータドリブンに進めることができます。
Ekran
出典：Ekran
- 主な機能：PC操作ログの記録、再生／アクセス管理／USBデバイスの監視
- 料金：要問い合わせ
Erkanは、ユーザーのPC操作を画像で記録できるソフトウェアです。画像のキャプチャとともに記録をし、再生することができます。
ログイン認証機能でアクセス管理ができるほか、不正行為や業務に関係のない操作をした場合にアラートを出すことも可能です。
従業員のPC操作の監視や、不正行為の防止に役立つソフトウェアです。
みえるクラウド®️ログ
出典：みえるクラウド®️ログ
- 主な機能：作業効率の可視化／時間外労働や休日出勤の可視化／操作履歴の取得
- 料金：税込33,000円／月 ※30台までの契約の場合。31台以上は1,000円／台
みえるクラウド®️ログは、社員ごとの作業効率を記録したり、マッピングで可視化ができるソフトウェアです。作業効率の可視化により、適切な人員配置に役立てられます。
また、休日出勤や時間外労働をグラフで可視化できるため、従業員のストレス低減のための施策立案に活用できます。
従業員ごとの業務時間や作業効率を可視化し、業務改善や経営方針の策定に役立てられるソフトウェアです。
ez-PCLogger
出典：ez-PCLogger
- 主な機能：PCのログオン、ログオフ情報、PCスリープ情報の取得／各種勤怠システムとの連携／乖離チェック・理由報告機能
- 料金：100名の場合9,680円／月（税込）
ez-PCLoggerは、PCのログオン・ログオフ情報の収集に特化しているクラウドサービスです。勤怠システムとの連携も可能なため、勤怠情報との乖離を検出するのに役立ちます。
また、PCのスリープ情報も取得できるため、より実態に即した勤務状況を把握することにも活用できます。
▼業務可視化を進める具体的な方法や注意点については下記記事を参考にしてください
IT資産管理として活用できるツール
稼働状況の把握だけではなく、IT資産管理の機能も搭載したツールをご紹介します。
System Support best1
- 主な機能：機器、システム、契約などの管理／PC操作、メール送受信、印刷ログなどの取得／ワークフロー
- 料金：1ライセンス5,000円から
System Support best1は、機器管理・システム管理・ソフトウェア管理・契約管理といった資産管理の機能が搭載されているソフトウェアです。
最新の機器情報を自動で収集でき、誰が・どこで・どのPCを使用しているかまで把握ができます。
また、契約管理機能では、機器のリース・レンタル・保守契約を機器情報と紐づけて管理することが可能です。
PC操作やメール送受信ログも取得できるため、稼働状況と資産管理を両方行うことのできるソフトウェアです。
SKYSEA Client View
- 主な機能：ハードウェア情報、ソフトウェア情報管理／PCログの集計、グラフ化／セキュリティ管理／デバイス管理
- 料金：要問い合わせ
SKYSEA Client Viewは、ハードウェアやソフトウェア、ネットワーク機器といったIT資産の情報を一元管理できるシステムです。
各種アラートや、特定のファイルの持ち込み検知、特定のWebサイトの閲覧禁止など、セキュリティ管理機能も搭載されています。
PCログの取得による業務管理とともに、資産管理やセキュリティ管理もできるシステムです。
業務可視化ツールの選び方
世の中には数多くの業務可視化ツールがあります。なかには何を基準に選んだらよいのかわからず困っている方もいるでしょう。
そんな方には「シンプルな機能」を搭載したツールがおすすめです。そもそも可視化したいことが目的であれば、複雑な機能は不要です。また、機能が複雑では活用ができず、社内で浸透しない恐れもあります。
導入の目的は何か、そこから逆算をして必要な機能が絞られたツールを選びましょう。
作業実績の入力が複雑なツールや、機能が多すぎて使いづらいツールを導入してしまうと、かえって従業員の負担になり業務効率が低下してしまいます。
TimeCrowdのように、ワンクリックでタスクの所要時間を計測できる、シンプルな操作性の管理ツールがおすすめです。
TimeCrowdはGoogle カレンダーやOutlook カレンダーとの自動連携も可能なため、カレンダーに入力したスケジュールをもとに業務可視化を行うこともできます。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務可視化ツールの注意点
業務可視化ツールには注意点もあるため、導入する際には必ず確認をしてください。
導入の目的を明確にする
目的を明確にしないと適切なツールが選ぶことができません。また、導入しただけで満足をしてしまう可能性もあるため、収集したデータをうまく活用できない恐れもあります。
従業員に目的を説明できないと、社内で浸透させることも難しく、ツールが形骸化してしまう恐れもあるでしょう。
必ず目的を定めたうえで、導入を検討するようにしてください。
従業員に不信感を与えない
業務可視化は、捉え方によっては「監視」に近いものです。そのため、従業員に不信感を与えてしまう恐れもあります。
一度不信感を与えてしまうと、従業員の離職数が増加し、経営問題にもつながりかねません。
「なぜ導入をするのか」「どのような情報を収集するのか」を丁寧に説明したうえで導入を進めましょう。
おすすめの業務可視化ツールはTimeCrowd
業務可視化ツールの導入で、もっとも懸念となるのが従業員へ不信感を与えてしまうことです。実際に、その懸念から導入を躊躇している企業様も多いでしょう。
しかし、TimeCrowdであればその心配はありません。従業員が自ら打刻をして「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を記録する仕組みです。監視のような窮屈な印象を与えずに業務状況を可視化することができます。
また、管理側の機能も必要最小限のシンプルな設計です。監理者も従業員も無理なく使えるため、ツールが形骸化する心配がありません。
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
