業務の見える化で着手すべきポイント5つ！メリットや便利ツールも紹介

「業務の見える化ってした方がいい？」「大きなメリットが得られるものなのか…」とお考えではないですか？現状で問題ないと感じているなら、必要性が見出せないかもしれません。しかし、業務の見える化は企業にとっても社員にとっても有効な手段であり、パフォーマンスアップも見込めます。

今回の記事では業務の見える化のメリットや着手すべきポイントを紹介。業務の見える化におすすめのツールTimeCrowdもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1 業務の見える化をするメリット
2 業務の見える化で着手すべきポイント5つ
3 業務の見える化に使えるツール「TimeCrowd」とは
4 業務の見える化でパフォーマンスアップを図ろう

業務の見える化をするメリット

業務の見える化をした方がいいとは思っていても、実際どのような利益があるのかをわかっていなければ着手できませんよね。まずは、業務の見える化で得られるメリットをチェックしていきましょう。

業務の流れを改善、生産性アップができる

業務の見える化をすると、業務の流れの理解や問題点チェックがしやすくなり、生産性アップも見込めます。業務の流れが見えていない状態では、流れを把握しようと思わなければ作業工程はわかりませんし、随時業務の見える化をする手間が発生します。

しかし、業務の見える化を徹底しておけば、作業プロセスを把握するのはもちろん、問題点の発見や改善までスムーズに行えます。社員間の業務に関する伝達もしやすく、生産性アップに繋げることができるでしょう。

業務の質を適正に保てる

業務の質を適正に保てることも、業務の見える化で得られるメリットです。業務量の変動は、感覚で把握しようと思ってもできることではなく、わかったつもりで仕事をしてしまう可能性があります。感覚的に把握するだけでは、パフォーマンスの向上も改善も見込めないでしょう。

しかし、仕事量や工程をデータで把握しておけば、どのくらい変動しているか、各従業員の負担に差があるのかなどを理解することが可能です。仕事が特定の従業員に偏ることで起きる、パフォーマンスの低下を防ぐことにも繋がります。

社員の不公平感を軽減できる

業務の見える化で業務の質を適正に保てるということは、社員の不公平感の軽減にも繋がります。「他の人は忙しくなさそうなのに自分だけ…」という不満は、業務フローが見えていないからこそ起こります。

個人の業務量や働きぶりが理解できていれば、「自分だけが忙しい」という思い込みを減らすことが可能です。また、チーム内や部署間でフォローしやすい環境を作ることができ、結果的に特定の社員だけに業務が偏ることも少なくなるでしょう。

人事評価がしやすくなる

業務の見える化を徹底しておけば、人事評価がしやすくなります。誰が何をしているかがデータで明らかになっていれば、1つの判断基準になります。

主観が入る余地が小さくなることで、適正な判断がしやすくなるのもポイントです。また、評価の理由としても有効で、「頑張れば評価される」と従業員のモチベーションアップに繋がる可能性があります。

業務の見える化で着手すべきポイント5つ

業務の見える化を行うポイントは主に以下の5つです。

会社方針
勤務状況
業務過程
生産性の変動
スケジュール

それぞれチェックしていきましょう。

会社方針

業務の見える化を進める際に行っておきたいのが、会社方針の見える化です。会社の方針を明確に提示することで、社員は会社と同じベクトルを向ける意識が持てます。

会社方針を振り返る機会を定期的に設けてみましょう。会社の方針を理解した上で、個人の目標を設定するようにすれば、業務に取り組む姿勢も変わってくるはずです。会社の方針は社員全員が把握しているとは限らないので、パフォーマンスを上げるためにも会社方針の見える化を検討してみてください。

勤務状況

勤務状況の見える化も、行っておきたいポイントです。従業員の勤務状況が明確に把握できれば、より管理がしやすくなります。

また、勤務時間が特定の社員に固まらないように業務量を振り分けたり、残業が多い社員のフォローにまわったりすることも可能です。あまりにも偏りが見られる場合には、無駄な作業が発生していないかを確認して、人件費や残業の削減を図ることもできます。

このように、勤務状況の見える化だけでも、さまざまな業務の改善が見込めるのです。

業務過程

業務過程を見える化すると、より仕事がスムーズになることでしょう。見える化と共に社員同士のフローを統一することでミスを防いだり、連携をスムーズにしたりすることができます。

業務の流れや取り組み方法を、フローチャート形式でまとめて周知しましょう。

生産性の変動

生産性の変動を見える化で把握することができれば、自分の成長を感じたり、問題点を把握したりもしやすいです。生産性は折れ線グラフでデータ化すると、変動が一目瞭然で理解しやすくなります。パフォーマンスを上げるために、生産性の変動の見える化はぜひ行っておきましょう。

スケジュール

スケジュールを見える化して、社員間で共有するのも有効です。スケジュールをいちいち確認する手間が省けて、業務の効率をアップさせることができます。

スケジュールの見える化・共有には、カレンダーや時間管理ツールなどを使用してみましょう。とくに時間管理ツールは、スケジュール管理にも業務時間の見える化にも使えて、社員の手間を削減できるのでおすすめです。

業務の見える化に使えるツール「TimeCrowd」とは

ここでは業務の見える化に使えるツールとして、「記録して見える化する」に特化したTimeCrowdをご紹介します。TimeCrowdは時間の記録からデータ化までスムーズで、シンプルな操作が魅力。さっそく、どんなシーンに使えるかをチェックしてみてください。

組織のパフォーマンスをアップさせたいなら、従業員と協力して業務の見える化を進めてみませんか？今回の記事では業務の見える化のメリットや着手すべきポイントをご紹介します。また、業務の見える化におすすめのツールTimeCrowdも紹介。ぜひ参考にしてみてください。

稼働状況を見える化

TimeCrowdはメンバー機能を使用して、チーム内の稼働状況を共有することができます。メンバーが記録した作業内容や時間が一目瞭然なので、お互いのモチベーションアップや、フォローしやすい環境作りにも一役買うことでしょう。

生産性を見える化

TimeCrowdの便利な機能の1つが、単価計算。単価計算はチーム、ユーザーごとに単価を設定することが可能で、月単位やタスクごとの金額を把握できます。

設定して日々の記録を行うだけで単価のデータ化が可能になるので、余計な手間はかかりません。生産性を明確にすることで、分析や個人の目標に取り組む姿勢にも変化が表れる可能性があります。

スケジュールを見える化

スケジュールの見える化も、TimeCrowdなら簡単です。記録はブラウザだけでなくスマホアプリやchrome拡張を使ってできます。

Googleカレンダーと連携し、記録した内容を表示させることも可能で、わざわざスケジュールに書き込む必要はありません。手間を省けるので日々の業務にも支障をきたすことなく、記録を習慣化することができます。

業務の見える化でパフォーマンスアップを図ろう

業務の見える化は、社員のモチベーションアップに繋がったり、生産性がアップしたりなど、さまざまなメリットが得られます。また、業務の見える化を徹底させておくことで、作業内容や資料準備の手間を軽減させられるのもポイントです。

パフォーマンスアップを図るには、会社の方針や生産性、スケジュールなど、業務の見える化を進めてみましょう。しかし、業務の見える化には従業員の協力が必要なので、負担がかからないように配慮しながら進めることをおすすめします。