業務管理表を作成することで、業務内容の詳細や進捗状況を可視化することができます。タスクの抜け漏れを防げるほか、優先順位が明確になり、業務を円滑に進められるようになります。
本記事では業務管理表を作成するメリットや作り方について解説します。管理職の方やプロジェクトマネージャーの方など、業務管理を行う方はぜひ参考にしてください。
業務管理表とは
業務管理表とは、業務ごとの担当者・期日・進捗などを管理する表のことです。
プロジェクトを推進する際や、オペレーションを回す際には、責任者が業務状況を取りまとめる必要があります。また、メンバー同士でも業務状況を把握することで、お互いに助け合うことができます。
とくにプロジェクトの規模が大きくなるほど、ひとつの業務遅延がプロジェクト全体に与える影響も大きくなります。業務管理表を活用することで、プロジェクトを円滑に進めることが可能です。
業務管理を行う際には、あわせてタイムトラッキングを行うのがおすすめです。
TimeCrowdを活用すれば「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化できるため、業務上のボトルネックをリアルタイムで特定することができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
「メンバー」「タスク」「プロジェクト」ごとに所要時間の分析が可能です。従来までのタスク管理やプロジェクト管理では確認できなかった稼働時間に関する分析まで行えることから、累計4,000社以上の企業様でご利用いただいています。
業務効率化の推進をご検討されている企業様は、ぜひ下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務管理表のエクセルテンプレート
業務管理を行う際には、下記のようなエクセルテンプレートを利用するのがおすすめです。
コピーをするだけで、そのままご活用いただけます。
▼業務管理表のエクセルテンプレートは、下記のページからダウンロードできます
【無料ダウンロード】業務管理用エクセルテンプレートはこちらから
業務管理表を使用する目的やメリット
業務管理表を使用すると、下記のようなメリットがあります。
- 業務の抜け漏れを防げる
- 業務の優先順位が明確化される
- 業務の属人化を防げる
- チームや組織全体で状況を把握できる
業務の抜け漏れを防げる
業務管理表を作成することで、プロジェクトの開始前にあらかじめタスクを洗い出すことが可能です。
いきなり作業に入ってしまうと、抜け漏れがあった際に気が付かず進んでしまう危険性があります。タスクの抜け漏れが発生してしまうと、二度手間やプロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
プロジェクトを円滑に進めるためには、業務管理表の作成は必須であると言えます。
業務の優先順位が明確化される
業務管理表では、タスクの優先順位を明確にできます。着手する順番がわかれば、プロジェクトを効率よく進められます。
また、業務の依存関係（タスクAが終わらなければタスクBが進められないなど）が可視化されるため、プロジェクトの途中に「今なにがボトルネックで止まっているのか」をすぐに特定することも可能です。
業務の属人化を防げる
「誰が・どの業務を行なっているのか」を把握できていないと、業務が属人化してしまう恐れがあります。
特定のメンバーしか対応できず、担当者の突然の休暇や離職により、最悪の場合はオペレーションが崩壊してしまうこともあるでしょう。また、業務属人化は業務効率の悪化や業務品質の低下を招きます。
業務属人化は、業務管理を適切に行うことで一定まで防ぐことができます。常日頃から業務を可視化し、ブラックボックスな業務を作らせない仕組みづくりが重要です。
▼業務属人化のリスクや解消法については、下記の記事を参考にしてください
チームや組織全体で状況を把握できる
業務管理表を作成することで、チームメンバー全員で業務の詳細や進捗状況を確認できます。
チームメンバーの進捗に遅れが生じている場合には、すぐに状況を確認できますし、手が空いているメンバーがいれば「手伝いましょうか」というコミュニケーションが生まれます。
とくにテレワークの環境下でプロジェクトに取り組む場合や、社外メンバーと取り組む場合には重宝することになるでしょう。
▼業務管理の重要性については下記の記事も参考にしてください
業務管理表を作成する方法
業務管理表を作成する方法は下記の2つあります。
- エクセルで作成する
- 業務管理ツールを使用する
エクセルで作成する
エクセルを用いて作成する場合、個人で使用するか、チームで使用するかで記載する項目を分けましょう。
■個人で使用する場合
- タスク名
- 開始日と完了日
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗状況（未着手・作業中・完了）
■チームで使用する場合
- タスク名
- 担当者
- 開始日と完了日
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗状況（未着手・作業中・完了）
下記のサイト（Microsoft公式）では今すぐ使えるテンプレートも配布されています。ぜひ活用してみましょう。
▼業務管理表のエクセルテンプレートは、下記のページからもダウンロードできます
【無料ダウンロード】業務管理用エクセルテンプレートはこちらから
▼エクセルで業務管理を行う方法については下記記事もご参照ください
エクセルで業務管理表を作成するメリット・デメリットは下記の通りです。
■メリット
- 操作方法に親しみがある
- （すでに導入していれば）追加費用がかからない
■デメリット
- 共同編集がしづらい
- スマートフォンやタブレットでは操作しづらい
業務管理ツールを使用する
業務管理ツールを導入することで、エクセルよりも豊富な機能を活用できます。
個人用とチーム用でそれぞれおすすめのツールをご紹介します。
【個人用】Trello
出典：Trello
Trelloはカード形式のタスク管理ツールです。進捗ステータスごとにカードを分類できるため、ひと目で簡単に業務状況を確認することができます。
タスクに関するコミュニケーションはすべてカード内に残せるため、業務の属人化・サイロ化を防ぐことができます。
参照：【公式】Trello
【チーム用】Backlog
出典：Backlog
Backlogはガントチャートやマイルストーンなど、さまざまな形式でプロジェクトの進捗管理を実現できるツールです。
官公庁でも導入されており、セキュリティの安心度が高い点が特徴です。また、タスクごとのコメント機能を利用すればチーム内でのコミュニケーションツールとしても活用できます。
料金は最も低いスタータープランで月額2,970円からご利用いただけます。ただし、ガントチャートを利用したい場合は月額12,980円のスタンダードプランからご利用を検討してみてください。
参照：【公式】Backlog
▼おすすめの業務管理ツールについては下記の記事も参考にしてください
エクセルで業務管理表を作成するメリット・デメリットは下記の通りです。
■メリット
- 表が見やすい
- 通知でタスクの抜け漏れを防げる
- 外部ツールと連携できる
■デメリット
- 費用がかかる
- 使いなれるまでに時間がかかる
業務管理表を使用する際のポイント
業務管理表を使用する際に、あわせてタイムトラッキングツールを導入することで「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することができます。
累計4,000社以上で導入されているTimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、業務ごとの所要時間を簡単に計測できます。
従業員ごとに時間単価を設定すれば業務ごと・プロジェクトごとの人件費計算も可能です。
計測したデータは集計不要で、リアルタイムで可視化されます。
すぐに分析ができるため、業務上のボトルネックを特定し、大きなトラブルになる前に改善を図ることが可能です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
時間管理に特化したツールのため、複雑な操作はありません。運用・管理に負担がかからず、ツールが形骸化する心配もないでしょう。
大手企業から中小企業まで、累計4,000社以上の企業様にご利用いただいています。
最初の2週間は無料でお試しいただけるため、少しでもご興味のある方はぜひ無料トライアルをお申し込みください。
TimeCrowdの無料トライアルに申し込む詳細な機能や料金プランについては、下記の資料からご確認いただけます。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼業務管理にTimeCrowdを活用した事例は、下記の記事からご確認ください
