働き方改革やコロナ禍によるテレワークの対応などにより、業務改善の必要性を感じている事業者の方も少なくないでしょう。
この記事では、業務改革を進める上で参考となる成功事例について解説します。業務の可視化、ITツールの導入、マネジメントといったさまざまな観点から成功事例を紹介。実際に業務改善を進める上で役立つ、成功事例から学ぶヒントについても理解できます。
目次
業務の可視化による業務改善の成功事例
円滑な情報共有、マニュアル整備、業務のフローチャートの作成といった、業務の可視化による業務改善の成功事例について紹介します。
円滑な情報共有
業務における日々のやりとりを可視化すると、業務進捗の把握や課題の共有がスムーズになります。円滑な情報共有には、チャットツールを始めとしたコミュニケーションツールの導入が効果的です。情報のやりとりがスムーズかつオープンに行えると、知識や経験の全体への共有にもつながります。業務改善を行う上で、円滑な情報共有は基本となる欠かせない取り組みと言えるでしょう。
業務のマニュアルの整備
マニュアルの整備によって業務の標準化を実現し、ムリやムラの低減を図ります。
業務のマニュアルを整備すると誰が対応したとしても一定の品質が保てるため、仕事の属人化の解消が可能です。業務が属人化してしまうと、企業として品質が担保できなくなる可能性があります。そのため、マニュアルの作成は企業としてのサービスの品質の向上にもつながるのです。
業務のフローチャートの作成
業務の流れをフローチャートにして可視化すると、全体の中の役割をそれぞれが把握できます。それにより、共通認識を持って仕事を行うことが可能です。また、フローチャートを作成することで、重複した業務や不要な業務の洗い出しもできるため、業務改善に取り組む上で重要なムダな業務をなくすことにもつながるでしょう。
フローチャートを作成するときには、BPMNというフレームワークが役立ちます。
ITツールの導入による業務改善の成功事例
タスク・マネジメント管理ツール・RPA・CRMといったITツールの導入による業務改善の成功事例について紹介します。
タスク・マネジメント管理ツールの導入
AsanaやTrelloといったタスク・マネジメント管理ツールの導入は、プロジェクトやタスクの可視化によって業務改善につながります。進捗状況やスケジュールの把握が行えるため、業務量のバラつきを調整する上でも効果的です。また、コミュニケーションがツール上で取れるため、情報共有の手間がなくスムーズに業務が進められることもメリットと言えるでしょう。
RPAの導入
限られたリソースを必要なところに配置できるようになるため、RPAは生産性向上や効率化といった業務改善に大きく役立つでしょう。
RPAとはRobotic Process Automationの略で、ヒトが行うパソコンで行う作業をAIや機械学習などの技術を利用して自動化することを指します。
RPAを導入することで、売上集計や経費処理といった毎日同じように繰り返し行う作業の自動化が可能です。人為的なミスが減るだけでなく、それによって生まれた時間をより生産性の高い業務に充てることができます。
CRMの導入
CRMとは、顧客との関係の管理を行うシステムのことです。CRMを導入すれば、お問い合わせへの自動対応、顧客情報の集計の簡略化、他部署との連携業務のサポートなどのが実現できます。人為的なミスやムダな業務の削除だけでなく、サービス品質の向上といった業務改善にCRMは活用できます。
クラウドを利用した社内での情報共有
クラウド上に業務に必要なファイルやデータを保存し、ムダをなくして業務改善を図ります。時間や場所に左右されずに必要なときにアクセスでき、共有の手間も最小限で済むため業務のムダの削減が可能です。
時間管理ツール「TimeCrowd」の導入
時間管理ツール「TimeCrowd」の導入による、キリンホールディングスとゴルフダイジェスト・オンラインの業務改善の成功事例について紹介します。
業務改善を何から始めればよいか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
「業務時間の見える化」とコスト意識の醸成に成功
キリンホールディングスは、忙しい状況の改善と価値創造につながる時間を創出したいという課題意識からTimeCrowdを導入しました。その結果、TimeCrowdの導入によってメンバーの業務を可視化でき、業務改善に成功。業務時間とそれに伴うコストが視覚的に理解できるようになると、コストに対する意識も変わったと言います。
稼働時間管理の負荷軽減の実現と課題発見のツールとして活用
ゴルフダイジェスト・オンラインは、業務委託先の稼働時間管理の負荷を減らすためにTimeCrowdを導入。結果として、それまでの1/2に負荷を減らす業務改善に成功しました。さらに、稼働時間の予実の際が視覚的に把握できるため、課題発見のツールとしてもTimeCrowdを活用しています。結果として作業工数の見積もりの精度も上がり、効率的に業務を行うことが可能となりました。
業務改善を進める上で、現状の課題やメンバーの業務状況の把握はとても重要です。業務改善の第一歩として、まずTimeCrowdの導入を検討しましょう。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
マネジメントによる業務改善の成功事例
タレントマネジメントの導入や適切な目標設定と言った、マネジメントによる業務改善の成功事例について紹介します。
タレントマネジメントの導入
タレントマネジメントの導入は、従業員の能力を最大限に活かせるため業務改善に効果的です。タレントマネジメントとは、各従業員の能力・経験・資質を把握して管理することで、戦略立てて人材育成・人員配置を行うマネジメント手法です。
それぞれの特性にあったタレントマネジメントの実施は、モチベーションの向上やリソースの活用に最適化にもつながる業務改善の重要なアプローチと言えるでしょう。
適切な目標設定
適切な目標設定は、生産性と従業員のモチベーションのアップにつながります。
まず、それぞれの従業員に対して、適切な目標設定を実施。そして、進捗・課題・成果を見える化をして、明確な評価を行います。それぞれの能力や特性にあった目標設定を行い、納得感のある正当な評価を行えれば、企業に対する信頼度が増し、従業員満足につながります。
業務改善の事例から学ぶ成功のヒント
業務改善の事例から学ぶ成功のヒントについて、以下にまとめましたのでぜひ参考にしてください。
業務改善の目的を社内に徹底共有
まず、なぜ業務改善を行うのか、その目的を社内の従業員にしっかりと共有しましょう。それにより、目標や課題に対する共通認識を持って、企業全体として業務改善に取り組めます。
業務改善を成功させるためには、変化に対応するための従業員の協力が不可欠です。タスク・プロジェクト管理ツールやチャットツールなどの導入で、課題・進捗・スケジュールが可視化されれば従業員はより安心して業務改善に取り組めるでしょう。
数値で測定が行える指標を設定する
業務改善を実施した際に、その振り返りを行うために数値で測定が行える指標を設定することも大切です。
残業時間の削減であれば、1ヶ月・3ヶ月・半年で前期と比較してどれだけ削減されたか可視化するとわかりやすいでしょう。そこで想定した成果が上がっていれば、業務改善に取り組む上でのモチベーションにつながります。思うような成果が出ない場合も、指標に対する比較から分析が行えるため、次の施策が実施しやすくなることもメリットです。
業務改善は継続的に取り組む
優先度の高い課題に対して改善が行えたら、次に優先度に高い課題の洗い出しを行って解決に取り組みましょう。継続的に業務改善に取り組むことで、その効果はどんどん高まっていきます。そして、業務改善によって新たな課題が生じたり、別の業務改善に割ける時間が生まれたりといった可能性も考えられます。
業務改善が上手くいった場合だけでなく、思うような成果が上がらないときにも長期的な視野を持って継続的に取り組むことが重要。優先度が高く成果も大きいと見込まれる業務改善には、それだけ時間がかかるものです。根気強くロジカルに振り返りを行いながら、業務改善の達成を目指しましょう。
成功事例を自社の業務改善にも取り入れよう
成功事例を知ることは、自社の課題に対する効果的な解決策を検討する上でとても大切です。
業態や業種が同様の企業であれば、共通の悩みを抱えている場合も多いでしょう。ただし、成功事例を鵜呑みにせず、自社の業務改善にも効果が期待できるか見極めることも大切です。
紹介した事例を参考にしながら、自社にあった業務改善に取り組むことが成功の近道と言えるでしょう。
