BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）とは、業務プロセスをフロー図として可視化するための表記法です。BPMNを取り入れることにより、業務フローをわかりやすく可視化できるため、認識合わせや業務の効率化につながります。
BPMNはさまざまな記号を組み合わせて作成します。この記事では、BPMNで用いられる各記号や、BPMNを取り入れるメリット、BPMNでフロー図を作成する手順について解説します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
BPMNとは
BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）は、業務プロセスの開始から終了までをフロー図で可視化するための表記法です。記号や線を用いて、プロジェクトにおけるタスクや流れ、分岐などを表現します。
2004年にBPMI（ビジネスプロセスマネジメントイニシアチブ）によって開発された後、BPMIが世界的な非営利団体であるOMG（オブジェクトマネジメントグループ）と合併したため、現在はOMGによって管理されています。
BPMNを取り入れるメリット
BPMNを取り入れることで期待できる、以下のメリットについて解説します。
- プロセスを理解しやすくなる
- 世界標準の規格で作成できる
- 業務改善や効率化につながる
プロセスを理解しやすくなる
BPMNによって業務プロセスを可視化することで、全体の流れを理解しやすくなります。自分のタスクがプロジェクトのどの位置にあって、どのような役割を果たしているのかを理解することで、プロジェクト全体への理解も深められます。
プロジェクトへの理解が深まることで、生産性の向上やモチベーションの向上が期待できる点がメリットです。
世界標準の規格で作成できる
BPMNは標準規格のため、BPMNを知っていれば誰でも作成、理解ができるという点もメリットのひとつです。エンジニアだけでなく、非エンジニアでも理解しやすい規格のため、職種を問わずに活用を進められます。
また、国際的な規格のため、自分の所属しているチームや社内だけでなく、海外の拠点や外注先などとも共有できます。チームや部署、拠点、国を超えて、業務プロセスの認識合わせに役立てることができるでしょう。
業務改善や効率化につながる
BPMNを用いてプロセスについての理解や認識を統一することで、認識の齟齬によるミスや手戻りを減らせるため、業務効率化が期待できます。
また、プロセスを可視化することで、無駄な箇所や非効率な箇所を見つけやすくなるという点がメリットです。理解しやすい形で可視化することで意見を得やすくなるため、業務改善にも役立てられます。
▼業務改善については、下記の記事でもご紹介しています
業務ごとの所要時間を可視化して“ボトルネック”を特定
時間管理ツールTimeCrowdを活用することで、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。ボトルネックとなる業務をリアルタイムで特定し、すぐに改善を図ることで、業務効率化の促進につながります。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
BPMNを活用できる分野
BPMNは、フローが確立されており、定型的な作業を繰り返す職種や部署に適しています。
また、業務の分岐を細かく表現できるため、プロセスの途中で分岐が発生する業務にも向いてます。
複数のチームやメンバーが関わるような業務や、さまざまな業務が並行して行われる場合も、BPMNを活用することでわかりやすく可視化することが可能です。
BPMNで用いられる記号
BPMNで用いられる以下の記号について、具体例とともに解説します。
- イベント
- アクティビティ
- ゲートウェイ
- シーケンスフロー
- メッセージフロー
- 関連する物を接続するライン
- 成果物
イベント
イベントは、プロセスの開始と終了、中間を表すための記号です。
中に何も書いていない円で表現されますが、業務の種類によってさまざまな記号が用いられることがあります。たとえば、メッセージの受信でプロセスが開始され、メッセージの送信でプロセスが終了する場合は、円の中にメッセージの記号が記入されます。
終了のイベントを表す円は、開始のイベントを表す円よりも線を太くするのが特徴です。また、中間を表すイベントは二重線の円で表現されます。
アクティビティ
アクティビティは、プロセスの中で発生するタスクを表す記号です。四方の角に丸みを帯びた長方形で表現され、長方形の中にタスクの内容が記載されます。
サブタスクを表現する時は、下方に十字を記入します。
ゲートウェイ
ゲートウェイはプロセスの分岐を表し、ひし形の図形で表現される記号です。
条件によって分岐が別れる場合は、ひし形の中に×印を記入します（排他的ゲートウェイ）。並行処理が必要なプロセスは、ひし形のなかに+を記入します。
ゲートウェイには他にも、イベントゲートウェイや並列ゲートウェイ、抱括的ゲートウェイ、複合ゲートウェイといった種類があります。
シーケンスフロー
シーケンスフローは、プロセスの流れやアクティビティの順序を表す記号です。矢印付きの線で表現され、記号と記号を結びます。
メッセージフロー
メッセージフローは、あるフロー図から別のフロー図へのやりとりが発生するプロセスで用いられる記号です。開始が円、終点が矢印になっている点線で表現されます。
メッセージフローは異なるプロセス間でのやりとりを表現する記号であるため、同一のフロー図内で用いられることはありません。
関連する物を接続するライン
アクティビティやゲートウェイ、成果物同士に関連性がある場合は、点線でつないで関連性を表現します。
成果物
アウトプット（成果物）の形式が決まっている場合は、それを表現する記号を記載します。
上の図は、アウトプットとしてのデータを表す記号です。他にも「データ」や「注釈」といった種類があります。
BPMNで業務フローを作成する手順
BPMNで業務フローを作成するためには、以下の手順で進めるのがおすすめです。
- 目的を明確にする
- 必要な情報を洗い出す
- アウトラインを作成する
- アクティビティを追加する
- 関係者に確認して認識合わせをする
目的を明確にする
BPMNをどの業務で作成するのか、何のために作成するのかを明確にします。
目的を明確にすることで、BPMNで可視化する業務や、フロー図をどの程度精密に作るかなどが明らかになります。BPMNを共有するメンバーやチームも決めておくことがポイントです。
必要な情報を洗い出す
BPMNに含めるアクティビティや分岐に漏れがないように、必要な情報を洗い出します。
タスクや付随するサブタスク、時系列、業務の流れ、発生するやりとりなどを網羅的に洗い出します。
アウトラインを作成する
BPMNのアウトラインを作成します。
まず、スイムレーンを作成します。スイムレーンとは、各チームや部署などのかたまりを指すもので、プールはスイムレーンが集合してできたものです。
プールとスイムレーンができたら、各スイムレーンの中にフロー図のラフ案を書き、細部を作り込みます。
アクティビティを追加する
タスクやシーケンスフロー、ゲートウェイ、メッセージフローなどを書き込んでいき、細部を作り込みます。
複数の部署やチームで取り組む業務の場合は、1つの部署だけでなく関連部署の業務プロセスも意識しながら作り込むことが重要です。
関係者に確認して認識合わせをする
フロー図ができあがったら、関係者に確認して、誤りや抜け漏れがないかを確認します。
完成したら関係者に共有して、プロセスについての理解が正しく行われているかどうかを確認します。
BPMNを取り入れる際のポイント
BPMNを取り入れる際に心がけたい、以下のポイントについて解説します。
- BPMNを作成する目的を明確にする
- 取り組む範囲を定めておく
BPMNを作成する目的を明確にする
BPMNを用いてフロー図を作成しても、目的が曖昧なままでは形骸化してしまう可能性があります。
BPMNを用いることでどのようなゴールを目指したいかについて明確にし、関係者に共有することが重要です。
BPMNを取り入れる目標には、以下のようなものがあります。
- 業務プロセスの認識を統一することで、ミスや手戻りを減らす
- コミュニケーションを活性化させ、組織の風通しをよくする
- 新入社員の教育コストを減らす
- 業務プロセスを周知することで属人化を解消する
取り組む範囲を定めておく
あまりにタスクを細分化してしまうと、フロー図が膨大になるおそれがあります。そのため、どの程度の粒度でフロー図を作成するべきかは事前に定めておくことが重要です。
また、フロー図に落とし込む業務の「始まり」と「終わり」を決めておくのもポイントです。
BPMNを活用して業務プロセスを可視化しよう
BPMNは、イベントやアクティビティ、ゲートウェイ、シーケンスフローなどの記号を用いてフロー図を作成するための表記法です。国際基準として定められているため、国内外で活用できます。BPMNを可視化して業務プロセスを可視化し、フローに対する認識合わせや改善するべきフローの洗い出しなどに活用してみてください。
BPMNで作成したフロー図をもとに業務改善を行う場合は、ボトルネックとなる業務を洗い出す必要があります。そのためには「誰が・どのタスクに・どれくらいの時間をかけているのか」を正確に把握することが重要です。このような業務時間の可視化には、時間管理ツールTimeCrowdの活用がおすすめです。
TimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで作業時間を記録できるツールです。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
ブラウザ・Chrome拡張機能・アプリなど、さまざまな操作環境から利用可能な点が特徴です。また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで工数入力を自動化できるため、運用負担を最小限に抑えつつ業務可視化を実現することができます。
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