大阪を拠点に人材紹介事業やRPO（採用代行）事業を展開するMASTER key株式会社。同社の抱える課題は、「サービスごとの正確な利益率の把握」でした。そこでTimeCrowdを導入し、従業員の労働時間を可視化した結果、データに基づいた最適な人員配置や採用計画を実現しました。
今回は、採用支援における課題や、TimeCrowd導入のきっかけ、導入後の成果について、MASTER key株式会社RPO事業部の野﨑 温仁様にお話を伺いました。
■プロフィール
RPO事業部
野﨑温仁 様
■TimeCrowd導入前の課題
人員配置を現場の「肌感覚」に頼っており、工数データに基づく人員配置やリソース配分ができていなかった
■TimeCrowd導入後の効果
・工数管理データから各サービスにかかる人件費を算出
・160時間分のノンコア業務を特定し、解消に向けた人員配置を実施
・キャリアパートナーの面談化率が導入前の約35％から60％まで向上
利益率を「肌感覚」で管理……最適な人員配置や意思決定が困難だった
──はじめに、MASTER key様の事業内容と、野﨑様の役割についてお聞かせください。
野﨑様：MASTER keyは大阪に本社を構える人材系の会社です。事業の柱は大きく2つあり、1つは「人材紹介事業」、もう1つは私が所属する「RPO事業」です。RPO事業では、採用にお困りの企業様の採用支援に加え、同業である人材紹介会社様の集客支援も行っています。
私はRPO事業部で課長職を担っており、新人の育成や社内調整、事業部の売上管理などが主な業務です。さらに、売上や利益を向上させるための戦略立案や仕組みづくりにも、全社的な視点で携わっています。
──TimeCrowd導入前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか？
野﨑様：課題についてご説明する前に、当社の方針についてお話しします。当社は昨年の7月頃から、「最小の売上で最大の利益を上げる」という方針を明確に打ち出しました。
会社の規模を売上高で示す企業様も多いですが、弊社は「いかに少ない売上で最大の利益を出せるか」を重視しています。この方針から、「サービス（事業）ごとの利益率」を正確に把握する必要が出てきたんです。
例えば、RPO事業部の中だけでも、「自社採用をしたい企業様向け」や「人材紹介会社様向け」など、細かくサービスが分かれています。限られた社内リソースを、本当に利益率の高いサービスに投下できているか？逆に、利益率の低いサービスにリソースを割きすぎていないか？ そういった実態を正確に把握する必要がありました。
──それ以前は、リソースの配分をどのように判断されていたのですか？
野﨑様：正直なところ、そこは可視化できておらず、現場の「肌感覚」に頼っている部分が大きかったですね。例えば、「この部署は人が足りていなくて大変そうだ」という状況は分かっても、それが個人の感覚なのか、事業部全体として本当に逼迫しているのか、客観的に測れませんでした。
特に、営業組織であれば「目標達成のためにあと何人必要」という計算もしやすいのですが、カスタマーサクセスやバックオフィスのような売上に直結しない部門は、増員すべきかどうかの判断が非常に難しいです。業務量が増えていることは分かっても、データに基づいた明確な基準がないため、採用に踏み切れないという場面が多々ありました。
機能性と手厚いサポートがTimeCrowd導入の決め手に
──TimeCrowdのことは、どのようなきっかけで知っていただいたのでしょうか？
野﨑様：業務改善について、ChatGPTに相談したことがきっかけです。「この課題を解決するために何か良いツールはないか」と質問すると、3つほどのツールが提案され、その中の1つがTimeCrowdでした。
──まさに最新の探し方ですね。最終的にTimeCrowdを選んでいただいた決め手は何でしたか？
野﨑様：トライアルで使用してみて、非常に使い勝手が良かったことです。TimeCrowdは、「サービスごとの労働時間」やそれにかかる「人件費」といった、私たちが求めていたデータをしっかりと集計してくれました。
加えて、サポートの手厚さも決め手の一つです。導入前から担当者さんが親身になって相談に乗ってくださり、導入後も手厚くフォローしてくださっています。
──時間管理ツールの導入でよく課題になるのが、「社内でなかなか定着しない」という点です。御社では、どのようにTimeCrowdの定着を進めましたか？
野﨑様：意識した点は3つあります。1つ目は、「メンバーの工数を増やさないこと」です。新しいツールを導入することで社員の負担を増やしたくない、という想いがありました。
その点で、TimeCrowdのGoogleカレンダー連携機能は非常に助かりました。メンバーはこれまで通りGoogleカレンダーに予定を入れるだけで、自動的にTimeCrowdにデータが反映されます。この仕組みのおかげで、無駄な工数をかけずに導入できたのは大きなメリットでした。
2つ目は、「導入の目的を共有すること」です。全社定例会議で時間をもらい、TimeCrowdの導入目的について全社員に説明しました。その際は、「会社として最大の利益を出し、最終的に社員の皆さんに還元していくために必要な取り組みです」とお話ししました。
3つ目は地道なことですが、私が入力状況を毎朝チェックして、未入力のメンバーに連絡をしました。最初は慣れていなかった人も、2週間から1ヶ月ほどで難なく入力してくれるようになりました。
──TimeCrowdの利用にあたり、カテゴリーやタスクの設計で苦労した点はありましたか？
野﨑様：導入前の初期設定では、どの業務をどのカテゴリーに分類すればいいのか分からず少し苦労しましたが、導入後はスムーズでした。「サービスごとの利益率を把握する」という明確な目的があったので、この目的に沿ってカテゴリーを設計していきました。
また、各事業部のメンバー全員にヒアリングを行い、担当業務をすべて書き出してもらいました。TimeCrowdを全社で導入するにあたり、各事業部における現場の細かいタスクまで把握する必要があると考えたためです。
──ヒアリングはかなり丁寧に行われたのですね。
野﨑様：はい。ヒアリングの結果、どうしても分類に迷う細かい作業が発生してしまうことが分かりました。そのため、「どのカテゴリーにも当てはまらないタスク」という項目をあえて作ったのも、工夫した点です。
月160時間ものノンコア業務を特定！新ポジション設置で面談化率が約2倍に
──TimeCrowdを導入したことで、具体的にどのようなデータが可視化されましたか？
野﨑様：まず、各サービスに対して、社員がどれだけ時間をかけているかが明確になりました。その数字に社員ごとの時間単価を掛け合わせることで、各サービスにかかる人件費を算出できます。
その結果、利益率の高いサービスであっても、想定以上の人件費がかかっていた……といった実態が浮かび上がってきました。意思決定の軸となる客観的なデータが得られ、今後注力していくべきサービスが明確になったことは、大きな成果でした。
──特にインパクトの大きかった発見はありましたか？
野﨑様：人材紹介事業部での発見が大きかったですね。従来はキャリアパートナー（営業担当）が、求職者の応募対応から面談設定、推薦状の作成、日程調整など、事務作業に含まれる業務まですべて1人で担っていました。しかしTimeCrowdでデータを取ってみると、キャリアパートナーはこうした事務作業に月160時間も費やしていることが判明したんです。
──月160時間というと、ほぼ常勤の社員1人分の労働時間ですね。
野﨑様：はい。人材紹介のキャッシュポイントは、あくまで求職者との「面談」です。本来注力したい面談業務に集中できず、多くの時間を事務作業に割いてしまう状況で、パフォーマンスが上がるはずがないと考えました。
そして、このデータを根拠に、求職者の応募から面談設定までを専門に行うCS（カスタマーサクセス）担当を1名採用する意思決定ができました。
──CS担当の採用によって、どのような変化がありましたか？
野﨑様：効果は絶大でした。CS担当を採用した結果、キャリアパートナーはコア業務である面談に集中できるようになりました。その結果、面談化率（応募者の中から新規で面談に至る割合）が導入前の約35％から60％まで向上したんです。これは売上インパクトでいうと、月120万～150万円に相当します。CSポジションを設置して本当に良かったと感じています。
──そのほか、TimeCrowdが生んだメリットは何かありましたか？
野﨑様：意思決定のスピードが格段に速くなりました。以前は、現場で課題の兆候が見えてから、「本当に採用が必要か？」「もう少し様子を見よう」と判断が後ろ倒しになることがありました。
しかし今では、何か違和感を覚えた段階ですぐにTimeCrowdを活用し、過去のデータと比較することができます。課題が明らかになってから迅速に行動を起こせるスピード感は、大きなメリットです。
──経営陣からの反応はいかがでしたか？
野﨑様：非常に良いですね。TimeCrowdによって客観的な数値を可視化することで、現場の声の裏付けとなります。このデータは、経営判断の精度を高める上でも非常に役立っています。
ハイパフォーマー分析で組織力を底上げ。CS設置に悩む同業者にこそおすすめ
──今後、TimeCrowdをどのように活用していきたいですか？
野﨑様：今後はハイパフォーマー、つまり高い成果を出し続けている社員が、どのように時間を使っているかを分析したいと考えています。
例えば、優秀なキャリアパートナーは「面談」と「事務作業」にそれぞれどんな比率で時間を配分しているのか。そうした「時間の使い方」を分析し、再現性のあるモデルとして周知できれば、組織全体の生産性アップに繋がるはずです。
──最後に、どのような企業にTimeCrowdをおすすめしたいか、お聞かせください。
野﨑様：私たちの実体験から、同じ人材紹介会社にぜひおすすめしたいです。特に、キャリアパートナーの業務範囲が広く、CS担当を設置すべきか悩んでいる企業様には、まさにうってつけだと思います。
ノンコア業務を特定し、適切な人員配置を行うことで、売上は大きく変わります。弊社では、TimeCrowdを導入して本当に良かったと実感しているので、ぜひ多くの企業様にこの価値を体験していただきたいです。
編集後記
人材紹介サービスにおいて、最大の利益を生み出すための人員配置や業務分担は、多くの企業が抱える課題です。
今回のMASTER key株式会社様の事例は、工数データを活用してノンコア業務を正確に特定したことで、CS担当の設置という最適な人員配置を実現したケースです。結果として、キャリアパートナーがコア業務に集中できる環境が整い、面談化率の大幅な向上につながった点は、同業他社様にも参考にしていただけるのではないでしょうか。
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