深刻な人手不足の影響から、多くの企業では業務効率化が経営課題として挙げられているでしょう。その中でもワークフローの改善は、業務プロセスの見直しと最適化を通じて、生産性の向上やコストの削減を実現する手段として注目を集めています。
ワークフローとは「業務に関する一連の流れ」のことです。とくに関係部署が多岐にわたる業務では、関係者が増えることでボトルネックが見えづらくなることもあるでしょう。ワークフローの改善を行うことで、意思決定のスピードを上げて業務を円滑に進めることができます。
本記事では、ワークフロー改善のメリットや具体的な方法、そして取り組む際の注意点について詳しく解説します。
ワークフローの改善に取り組むメリット
ワークフローを改善することで、下記のようなメリットがあります。
- 業務プロセスを可視化できる
- 生産性の向上につながる
- 内部統制を強化できる
業務プロセスを可視化できる
ワークフローを明確にすることで「誰が・いつまでに・何を行うべきか」が可視化されます。
プロセスが可視化されることで、新しく組織に入った人でも状況をすぐにキャッチアップすることできます。また、担当領域が明確になることで作業効率の向上も期待できます。
生産性の向上につながる
無駄な作業フローや重複作業を削減することで、業務時間を短縮することができます。これにより、業務の非効率な部分やボトルネックを発見しやすくなり、改善に繋げることができます。
また、依頼や相談をする相手が明確になり、組織全体のコミュニケーションを円滑にすることも可能です。
内部統制を強化できる
ワークフローを明確にすることで「誰が・いつ・どのような処理を行ったのか」を記録しやすくなります。これにより、不正行為の防止や監査の効率化に繋げることができます。
ワークフローの改善に取り組む方法/進め方
ワークフローの改善は下記の手順で進めます。
- 現状分析をする
- 課題を特定する
- 改善策を導入/検証する
1.現状分析をする
まずは、現在のワークフローを詳細に分析する必要があります。具体的には、下記の点にもとづいて調査を進めます。
- 業務内容と流れ
- 担当者と役割分担
- 各作業の所要時間
- 使用しているツールやシステム
- 発生している問題点
現状分析は、ヒアリング・フローチャートの作成・業務量調査など、さまざまな手法を用いて行います。
各作業時間の計測には、時間管理ツールTimeCrowdの活用がおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をすることで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認できます。
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課題を特定する
現状分析の結果にもとづいて、下記の観点から課題を特定します。
- 非効率な作業や無駄な作業
- 処理待ちや承認待ちによる時間ロス
- ミスやクレームの発生原因
- コスト削減の可能性
課題を特定する際には、関係者からの意見を積極的に取り入れることが重要です。改善策が的外れなものにならないように、分析の結果に齟齬はないか、現場のメンバーに確認をしましょう。
改善策を導入/検証する
特定した課題に対して、具体的な改善策を検討して導入します。改善策には下記のようなものがあります。
- フローの削減・簡素化
- ITツール/システムの導入
- 作業手順の標準化
- 権限移譲
- 並行処理の導入
改善策を導入したら、効果検証を行い、必要に応じて修正を加えます。
ワークフロー改善の具体的な方法
ワークフローの改善には、下記のような方法があります。
- フローの削減
- ITツール/システムを導入する
フローの削減
不要な作業フローや重複作業を徹底的に削減することで、業務時間を大幅に短縮することができます。
とくに多重な承認フローは、業務の意思決定スピードを低下させる原因にもなりかねません。必要十分なフローは用意する一方で、必要以上なフローには見直しを図るのがおすすめです。
ITツール/システムを導入する
ワークフロー管理システムやRPAツールなどを導入することで、業務を自動化し、効率化することができます。
最近では、ジョブカンワークフローやジンジャーワークフローなど、従業員1人あたり月額数百円で導入できるツールもあります。ツールを導入する際には、自社に必要な機能と導入予算を天秤にかけたうえで、慎重に取り入れましょう。
ワークフローの改善に取り組む際の注意点
ワークフローの改善を成功させるためには、下記の点に注意する必要があります。
- 課題を明確にする
- 仕組みで解決する
- 中長期的に向き合う
課題を明確にする
改善策を検討する前に、必ず課題を明確にすることが重要です。課題が曖昧なままでは、効果的な改善策を導き出すことはできません。
各工程における所要時間や、現場の従業員が感じている業務上の難しさなど、定量・定性いずれのデータも参考にしたうえで課題を特定しましょう。
仕組みで解決する
業務上の課題は、個人の努力に依存するのではなく、仕組みで解決することが重要です。
特定個人の努力に依存することは、それ自体がボトルネックに繋がるおそれがあります。
担当者が突然離職しても業務が滞らないように、誰が担当しても同じように業務を進められる仕組みづくりを行いましょう。
中長期的に向き合う
ワークフローの改善は、短期間で完了するものではありません。
全社的な取り組みになるため、ある程度のスケジュールを見積もり、ひとつのプロジェクトとして進める必要があります。中長期的な視点に立って、継続的に取り組むことが重要です。
まとめ
ワークフローの改善は、企業にとって大きなメリットをもたらす重要な施策です。
業務プロセスの可視化により、生産性の向上につながるほか、内部統制の強化も実現できます。実際に取り組む場合には、まずは現状分析から入り、課題を特定したうえで改善策を導入します。
具体的な改善策としては、フローの削減やITツールによる効率化などが挙げられます。
また、各工程における所用時間の把握・検証には、TimeCrowdなどの時間管理ツールの活用がおすすめです。「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化できるため、現状分析に活用できます。
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また、作業時間の入力はブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能などのさまざまな環境下で可能です。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、自動化することもできます。
Trello・Asana・Salesforceなどの外部サービスとも連携可能なため、各社のビジネス環境に合わせたカスタマイズを実現できます。
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