作業効率とは、限られた時間やリソースでも、結果や品質を一定に保ちながら作業を行うために必要な仕組みや工夫のことです。
この記事では、作業効率を高める重要性や具体的な方法について解説します。作業効率の向上に欠かせないツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
作業効率とは
作業効率とは、特定の作業を限られた時間で、かつ高い品質で行うための仕組みや工夫のことです。
作業効率が悪いと業務に時間がかかったり、ミスや手戻りが多く発生し、プロジェクトの遅延やクレームの発生につながる恐れがあります。このような場合、多くは作業に「ムリ・ムダ・ムラ」が発生している可能性があります。そのため、効率が落ちている原因を特定し、解決に向けた取り組みを行うことが重要です。
▼「ムリ・ムダ・ムラ」の意味や原因については、下記の記事を参考にしてください
作業効率を高める重要性
作業効率が高まると、限られた時間でより多くの業務をこなしたり、作業の品質を高めたりすることができます。生産性の向上や働き方改革の改善、コスト削減のために重要です。
- 生産性向上につながる
- 働き方改革につながる
- コスト削減につながる
生産性向上につながる
作業効率を高めることで、生産性の向上につながります。作業が非効率のままでは「こなせる業務量が少ない」「ミスが多い」「成果物のクオリティが低い」状態が続き、業務上のトラブルが発生する原因となります。
作業効率を高めることで、限られた時間や従業員でより多くの業務が行えるようになるほか、ムダな業務に割く時間が減り、成果物の品質を高めることに注力できるようになります。
従業員一人ひとりの生産性の向上は、組織全体の生産性向上、ひいては競争力の強化にもつながるため、グローバル化や市場の変化にも柔軟に対応できるようになるでしょう。
▼生産性向上の重要性や具体的な方法については、下記の記事も参考にしてください
働き方改革につながる
作業効率を高めることは、長時間労働や残業を削減することにつながるため、柔軟な働き方に対応できるようになります。
作業の手順・ツール・環境などが整っていないことで作業が非効率になっている場合、長時間労働や残業が増加し、メンバーがストレスを感じてしまう原因となります。
作業が効率化されることで、ワークライフバランスの確保やストレスの軽減につながるため、離職のリスクを下げることが可能です。また、品質の向上や業務の工夫などに取り組めるため、生産性の向上も期待できます。
コスト削減につながる
作業を効率化することで、さまざまなコストの削減につながります。作業が非効率なままでは、既存のメンバーだけでは業務が回らず、人員を増やす必要があるため、人件費が増加する原因となるためです。また、作業効率の高い業務環境を構築できていれば、新しいメンバーが加入した際にかかる教育コストを最小限に抑えることもできます。
作業効率を高める手順
作業効率を高めるには、現状の作業を洗い出したうえで、効率化する作業の特定や具体的な方法を検討する必要があります。
- 時間がかかる作業を特定する
- 非効率になっている原因を見つける
- 解決策を考案し実施する
- 改善を繰り返す
1.時間がかかる作業を特定する
作業を効率化する際に、すべての作業を一斉に効率化するのは現実的ではありません。まずは効率化するべき作業を特定し、優先順位をつけて着手することが重要です。作業ごとの所要時間を計測し、組織全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することから始めましょう。
工数管理ツールTimeCrowdを活用することで、作業の開始時と終了時にタスク名を選択してワンクリックで打刻をするだけで、作業ごとの所要時間を記録することができます。記録したデータは自動で集計され、レポート画面からリアルタイムで確認することができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、あらかじめ予定していたスケジュールをもとに自動で打刻することも可能です。従業員と管理者の負担を最小限に抑えたうえで、組織全体の業務状況を可視化できるため、累計5,500社の企業で導入されています。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード2.非効率になっている原因を見つける
時間がかかりすぎている作業や、明らかに効率の悪い作業がある場合には「どの部分で効率が悪くなっているのか」「なぜ効率が悪いのか」を特定する必要があります。
作業効率が悪くなる原因として、「業務フローそのものが非効率である」場合や「ツールや作業環境に問題がある」場合などが考えられます。原因を特定する際には、先ほど紹介した時間データの活用から、ヒアリングやアンケートなどの定性的な情報まで、さまざまな観点から確認したうえで、正しく把握することが重要です。
3.解決策を考案し実施する
作業が非効率になっている原因を特定したら、次は具体的な解決策を考案して実施します。
解決策には、業務フローやツールの見直し、他部署との連携の強化などが挙げられます。その他にも下記のような部分で、見直しが図れるところがないか検討しましょう。
- 一人ひとりの目標を明確にする
- 時間管理（ポモドーロテクニック）を活用する
- 作業環境を整える
- 作業手順やマニュアルを作成する
4.改善を繰り返す
解決策を実施したら、定性的・定量的な側面から効果があるかどうかを検証します。従業員満足度や顧客からのフィードバック、作業時間の短縮やミスの軽減など、さまざまな観点から効果を測定しましょう。
効果がなかった場合には、他の解決策を試します。また、効果があった場合でも、さらに効率を上げることはできないか検討することが重要です。
効率化を実施して効果があっても、時期が経つにつれて手順やツールが古くなり、現状にそぐわず効率が落ちてくる場合もあります。そのため、常にモニタリングしながら改善を繰り返していくことが重要です。
作業効率を高める方法
作業効率を高めるために行いたい、下記の方法について解説します。
- 目標や優先順位をつけて作業に取り組む
- 時間を意識して作業に取り組む
- 作業環境を整える
- 使用するツールを見直す
目標や優先順位をつけて作業に取り組む
「このタスクは何のためにやっているのか」「最終的なゴールはどこか」といった目標が曖昧なままでは、全体の流れを意識して作業に取り組むことができず、作業効率が低下する原因となります。
そのため、チーム全体もしくは従業員一人ひとりの目標を明確にし、作業の優先順位をつけられる状態にするのがおすすめです。優先順位がつけづらい状態では、重要でないタスクに時間をかけてしまったり、まだ着手するべきではないタスクを勝手に取り組んでしまう恐れがあるため注意が必要です。
目標や優先順位が明確になれば、着手するべきタイミングや全体のフローを意識したうえで取り組めるため、作業効率の向上が期待できます。
▼優先順位のつけ方については、下記の記事を参考にしてください
時間を意識して作業に取り組む
作業を効率よく行うためには、時間を意識して取り組むことが重要です。「この作業は◯時間以内で終わらせる」など時間を区切って取り組む方法や、25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返すポモドーロテクニックなど、さまざまな方法があります。このような“時間管理”を取り入れることで、時間に対する意識が芽生え、一つひとつの業務にかかる時間を削減することができます。
また、これは従業員一人ひとりだけではなく、チーム全体で取り組むのがおすすめです。時間管理ツールTimeCrowdを活用することで「チーム全体で・どの業務に・どれぐらい時間（人件費）をかけているのか」をリアルタイムで可視化することができます。チーム全体で可視化することで、形骸化することなく、時間管理に取り組むことができます。
▼ポモドーロテクニックの具体的な方法については、下記の記事を参考にしてください
作業環境を整える
作業環境が整っていないと、作業効率が落ちる原因となります。オフィスやデスクが古い・狭い・故障しているなどがあれば、改善することが重要です。整理整頓されていない場合も作業効率が落ちる原因となるため、必要なものを出しやすい位置に収納したり、不用品を処分したりしましょう。
また、不明点やエラーの発生時にすぐにエスカレーションできる関係性や、関係各所に連絡が取りやすい職場環境を整備することも重要です。責任者や関係者が現場にいない場合は、オフィスやデスクのレイアウトを見直す必要があります。
使用するツールを見直す
アナログな作業を行っていると、どうしても作業効率が落ちてしまいます。デジタル化できるところはデジタル化して、作業効率を高めることが重要です。稟議や決裁に必要なツール、データ集計や分析を効率化するツール、コミュニケーションを円滑にするツールなど、作業内容に沿ったツールを導入しましょう。
また、現在利用しているITツールが「業務環境とあっていない」「機能が多すぎる」「動作が遅い」といった場合には、業務のボトルネックとなっている可能性があります。ツールは導入後にも定期的に見直し、必要に応じてリプレイスすることも検討しましょう。
現状を把握して効率化するべき作業を特定しよう
作業効率を高めることで、生産性の向上や働き方改革の改善、コストの削減といった、さまざまな効果が期待できます。作業環境や使用するITツール、業務フローなどを見直して、作業効率を高める方法を検討することが重要です。
作業効率の向上に取り組む際におすすめなのが、時間管理ツールのTimeCrowdの活用です。時間がかかっている作業を特定し、原因を解消することで、作業効率を高めることができます。作業の開始時と終了時にワンクリックで打刻するだけで、作業ごとの所要時間を簡単に記録できるため、累計5,500社の企業様でご利用いただいています。
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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