みなさんは、仕事で時間が足りないと感じたことはあるでしょうか。常に忙しくしている人や、自分で仕事が遅いと思っている人は、そう感じることが多いでしょう。しかし、1日は24時間と決まっているわけですから、いくら時間が足りないからといって、無限に仕事をする時間があるわけではありません。もちろん残業ができる場合もありますが、それでも増やせる時間は限られています。

 

では、仕事で時間が足りない時にはどうしたらよいのでしょうか。業務量が変えられないなら、仕事を効率化するしかありません。そこで今回は、効率的に仕事を行う方法をご紹介していきます。仕事で時間が足りず困っている人は、ぜひ参考にしてください。

 

仕事で時間が足りない原因5つ

仕事の時間を増やしたり、新たに捻出しようと思えば、まずは時間が足りなくなっている原因を探らなければなりません。原因を分かったうえで、それに合った対策を講じることで、効果的に時間を生み出すことができます。

 

では、なぜ仕事で時間が足りなくなるのか、その原因を一つずつ見ていきましょう。

 

業務量が多い

仕事が終わらない原因として、一番単純なのが、業務量が多いということです。いくら仕事をこなしても、次々と業務が発生してしまえば、時間に余裕が持てるわけがありません。ある程度スピードをもって仕事に取り掛かっているのに、それでも時間が足りないと感じているのであれば、まずは業務量を見直す必要がありそうです。

 

作業が遅い

仕事で時間が足りない原因として挙げられるのが、作業が遅いということです。サボっている時間があるわけではない、業務量も周りと比べて同じくらいかもしくは少ないという場合は、作業が遅いことが考えられます。一つ一つの作業が遅ければ、当然時間もかかってしまい、結果的に時間が足りなくなることは容易に想像できるでしょう。

 

同時並行で仕事を進めている

時間が足りないと感じるのは、一日が終わったときに成果を感じられていないからです。何か一つのことに取り掛かっているのであれば、進捗状況は一目瞭然でしょう。しかし、たとえば3つの事を同時並行で行い、それぞれ進捗が少しずつしか進んでいなければ、仕事が捗っておらず、時間が足りないと感じてしまうことがあります。

 

ただこの場合、業務自体はきちんと進んでいるため、終わるときは一気に終わらせることができ、そこまでいくと時間にも精神的にも余裕がもてるでしょう。

 

何の仕事にどれくらいの時間がかかるか計算できていない

仕事で時間が足りないと感じるのは、そもそも最初に、どれくらいの時間がかかるのかを正確に見積もれていない可能性があります。思っていたよりも一つの仕事に時間がかかるため、時間が足りないという状況に陥るのでしょう。何の仕事にどれくらいの時間がかかるか、正確に計算ができるようになれば、この悩みはなくなります。

 

無駄な時間が多い

仕事中に、無駄な時間は発生していないでしょうか。たとえば、営業先に早く着きすぎたときに、車のなかでぼーっと時間を潰していたり、デスクには座っているけれど、全く集中できていなかったりという状況が挙げられます。

 

仕事を効率的に行う方法4ステップとは？

では、どうすれば仕事の時間が足りないという状況を回避できるのでしょうか。一番有効な解決方法は、仕事を効率化するという方法です。ただ、仕事を効率化するといっても、具体的にどのようにすればよいのか分からない人も多いのではないでしょうか。

 

そこで続いては、仕事を効率化する方法について、一連の流れを4ステップに分けてご紹介していきます。

 

STEP1：自分の抱えている仕事を書き出す

まずは、自分が今どれくらいの仕事を抱えているのか、可視化するようにしましょう。それだけでも、自分の状況を理解することができます。また、仕事量があまりにも多い場合には、それを基に上司や同僚に相談することもできるため、一石二鳥です。

 

STEP2：優先順位を決める

自分の抱えている仕事を書きだしたら、次はそれらの仕事の優先順位をつけるようにしましょう。優先順位がついてなければ、後回しにできることを先にやって、先にやらなければならないことで残業しなければならないという事態がなくなります。

 

STEP3：自分が行う仕事の時間を見積もる

次に、自分が行う仕事の時間を見積もります。これは何にどれくらいの時間がかかるかの見通しをもつことで、時間配分ができるようにするためです。時間を見積もらなければ、目安となる基準がなく、だらだらと仕事をしてしまうでしょう。

 

STEP4：見積りの精度を上げる

せっかく作業時間を見積もっても、それが間違っていたり、大幅にずれてしまっていては意味がありません。自分が見積もった時間が正しかったのか、大幅に違ったのか、事例を積み上げていき、検証することで見積りの精度を上げることができます。

 

仕事を効率的に行うための便利ツール3つ

さて、ここまでは仕事を効率的に行うための4ステップを紹介してきました。これを実践するにあたって、おすすめのツールがいくつかあります。このツールを使うことで、さらに簡単に効率化を図ることができるため、ぜひ参考にしてみてください。

 

付箋ツール

付箋ツールとは、パソコンの画面上でデジタルの付箋を貼ることができるツールです。大抵の場合は、パソコンの初期状態からソフトが入っているため、お手持ちのパソコンを調べてみてください。

 

付箋の色を変えたり、大きさを変えたりしながら、今抱えている仕事をリストアップすることで、簡単に可視化を図ることができます。

 

時間管理ツール「TimeCrowd」

TimeCrowdとは、それぞれの仕事にかかった時間等を管理することができるツールです。タイマー機能が付いているため、どの作業にどれくらいの時間がかかったかを正確に把握することができます。これがあれば、どの仕事にどれくらいの時間がかかっているか計算する精度がグンと上がるでしょう。

 

ファイル保管ツール

DropboxやGoogle ドライブなどのファイル保管ツールを使えば、インターネットに接続できさえすれば作業中のファイルが閲覧・ダウンロードできます。そのため、営業先や出張先でも、すきま時間を無駄にせず仕事をすることができ、時間を有効に活用できます。

 

時間が足りない原因を知り、効率的に仕事をしよう！

仕事で時間が足りないと感じたら、まずはその原因を探ることが大切です。原因が分からなければ対策を講じることができません。反対に、原因さえわかれば、何らかの工夫をすることができます。仕事の効率化を図りたいという人は、ぜひ今回ご紹介したような4ステップを試してみてください。