サポートメンバーのAika Nukiiです。私は以前から業務時間をタイムトラッキングして管理しています。

最近、TimeCrowdをはじめさまざまなタイムトラッキングツールが登場していますが、ここでは、実際にそれらのツールを使用しタイムトラッキングをやってみて感じた、メリットや注意点について紹介します。

時間を「見える化」する

タイムトラッキングの一番の魅力は、業務時間が「見える化」されることです。私自身が感じているメリットは3つ。

スケジュール管理の効率化

まず1つ目が、作業時間の予想がたてられるようになったことです。これにより、スケジュール管理がスムーズになりました。普段仕事をしていて、「なんでこんなに毎日時間がないんだろう」と感じたことがある方は多いのではないでしょうか。

「なぜ、時間がないのか」、「なぜ、こんなに忙しいのか」の原因を探るために、タイムトラッキングはとても有効です。毎日、どれくらいの時間で何の業務をこなしているのかということや、自分の予想と異なっている点を、時間を「見える化」することで教えてくれるのです。

常に時間を計ることに窮屈さを感じる人もいるかもしれません。ですが自分が「何の」業務を、「いつ」「どのくらいの時間をかけて」進めているかを知ることで、業務の詰め込みすぎを防ぐことができ、オーバーワークを防いでくれます。さらにタイムリミットと業務内容とを照らし合わせ、最適なスケジュール管理ができるようになるのです。

ゴールデンタイムの発見

そして2つ目は、自分なりの仕事のゴールデンタイムが分かるようになる点です。

「業務時間を増やすことで生産総量を上げるのはやめ、効率と上げることで生産性を高める」…こういうと何だか難しく聞こえますが、つまりダラダラ時間ばかりかけるのではなく、キビキビと手早く仕事をこなそう、ということです。

このために重要なのがゴールデンタイムの把握と活用です。ゴールデンタイムとは、1日の中で一番仕事がはかどる時間です。その時間に最も重要だったり、複雑さが求められる業務を割り当てることで、毎日の業務時間を効率化できます。

時間とコストのバランス

最後に時間とコストの意識です。
どのくらいの時間で、どのぐらいの作業をこなしているかが分かれば、その作業の単価が割り出せます。それにより、業務と報酬のバランスを知ることができます。私はフリーランスなので、この点は新しい仕事を受ける際や、仕事の見直しの際に役立っています。

会社勤めをしていても、コスト意識は重要です。業務と時間、人件費、遂行に必要な業務幅や権限のバランスを考えると、行っている業務の中には、もしかしたらアルバイトやインターンに頼むべきものがあるかもしれません。あるいは、アルバイトや派遣社員に頼んでいる業務は、本来正社員が行うべきものかもしれません

タイムトラッキングによる業務の「見える化」は、社内リソースの配分を可視化し、最も生産性と効率の良い状態でチームを動かすヒントをくれるはずです。

タイムトラッキングの注意点

しかし、タイムトラッキングは良いことばかりではないのも事実です。時間を常に計測していると、早く終わらせることがより良いこと、時間通りに仕事を終わられることこそが正義、のように思えてしまうことがあります。

仕事が早く終わることは、もちろん良いことですが、早く終わらせてもクオリティの低い仕事であれば意味がありません。より早く、よりよい結果を出すために時間を計測していることを忘れてはいけないのです。

また、時間を計測していると、予定通りに物事が進まない時に不快な気分になることもあります。思い出してください。これは仕事を円滑に進めるためのツールであり、あなたにさらなるストレスを与えるための仮想上司ではないのです。時間をコントロールしようとするあまり、逆に縛られてしまうことのないよう注意が必要です。

タイムトラッキングをうまく活用しよう

時間をうまく使えるようになるために、記録と振り返りは欠かせません。でもそれが別のストレスを生んでしまうのであれば本末転倒ですよね。ムリ・ムダ・ムラをなくし、生産性を高めるためのツールで、かえってイライラして、業務効率を落とすようでは、何の意味もありません。

以上がタイムトラッキングをやってみて、私が感じたメリットと注意点でした。皆さんの参考になれば幸いです。