様々なプロジェクトやクライアントの案件を抱え、並行して業務を進めていく中で、チームや個々のメンバーが何にどのぐらいの時間を割いているのかが見える化できると、業務効率の大幅なアップにつながるかもしれません。

TimeCrowdではチームの他に、あらかじめカテゴリーを設定してタスクを記録することができます。カテゴリーの設定は企業やチームごとに多様なケースが考えられますが、その中でもオーソドックスな設定と、その効果についてご紹介します。

案件（顧客）ごとに設定する

顧客ごと、プロジェクトごとの状況を把握したい場合は、「◯◯株式会社」「△△開発プロジェクト」のように、顧客名やプロジェクト名をカテゴリーに設定します。タスク名にはより詳細な業務の内容を設定するといいでしょう。

こうすることで、レポートを表示させた時にどの案件が現在佳境なのか、どこに力を注ぐべきかが一目瞭然になります。作業量の投入コストと成果（売上）のバランスを見るのにも役立ちます。個人で見た時に、例えば特定の案件に時間がかかりすぎていたら、メンバー交代や補充の目安にするなど、スマートな人員配置につなげることも可能になります。

そのため、案件ごとに料金が発生する士業やコンサルティング、アウトソーシング、システム開発会社などでは、案件ごとにカテゴリを設定し、生産性を測定するお客様が多くいらっしゃいます。

業務の種類ごとに設定する

また、業務の性格や種類ごとにカテゴリーを設定する方法もあります。「ミーティング」「外回り営業」「資料作成」など、業務名をカテゴリーに設定します。その場合は、個々のタスクはより細かい仕事内容にしてもいいですし、ここを案件名に設定することも考えられます。

円グラフの下の部分を見れば、カテゴリーごとの時間や、詳細なタスク名も確認できます。マルチタスクを並行して行う職種やバックオフィス系の部署では、業務の種類ごとにカテゴリーを設定することで、他の人から見えづらい個々の業務の内訳や詳細を見える化することが可能になります。

ポイントは、チーム／カテゴリー／タスク名のルールを社内であらかじめ決めておいて、それぞれの階層が混ざらないようにすることでしょうか。上手にカテゴリーを活用して、業務効率アップに役立ててくださいね！