新型コロナウイルスの影響で政府の後押しもあり、テレワークの導入が進められています。
そんな情勢の中で急にテレワークへ移行になり、以下のようなマネジメントに関する課題に直面していませんか？
- スケジュール管理が難しい
- コミュニケーションが取り辛い
- 往来の評価基準が通用しない
今回の記事では、テレワークマネジメントで発生しがちな問題を解消するポイントをご紹介します。テレワークマネジメントに役立つツールも併せてご紹介するので、テレワークにおける課題にお困りの方はぜひ参考にしてみてください。
テレワークにおけるマネジメントの課題
通常の勤務形態でも必要なマネジメント。しかし、テレワークは同じオフィスで働いているときと形態が違うこともあり、従来のマネジメント方法では不十分だと考えられます。
まずはテレワークで直面しがちな、マネジメントの課題をチェックしていきましょう。
スケジュール管理
テレワークではメンバーの姿が見えないため、スケジュール管理が難しいです。勤務開始時刻や進捗状況などがわかりにくく、従来の管理方法が通用しません。
離れて働くメンバーのスケジュール管理は、テレワークをスムーズに行うための大きな課題といえます。
コミュニケーションが不足しがち
テレワークだと、メンバー同士や上司・部下間のコミュニケーションが、どうしても不足しがちになります。通常の勤務形態では同じオフィスで過ごし、業務連絡や雑談など会話するタイミングがありますが、テレワークだと基本1人で仕事。
仕事でわからないことや不安があったとき、テレワークだとチャットツールなどが導入されていても、直接聞くのとは勝手が違うこともありチャットを投げかけにくいと感じる人もいるようです。コミュニケーションの取り辛さの解消も、テレワークを上手く進めるための課題になります。
評価するのが難しい
テレワークとオフィス勤務では、仕事の仕方が大きく異なるケースが多く、これまでの評価基準が適用できない場合もあるでしょう。評価の難しさから、マネジメントする人によって評価が変わったり、評価される側も「きちんと評価されるのか…」と不安を抱いたりする可能性があります。
テレワークのマネジメントを成功させるには、テレワークにおける評価基準を定めることが必要です。
人材離れやパフォーマンス低下
一人ひとりが離れた場所で働くテレワークでは、チーム内でも仕事状況を把握するのが難しく、今までなら自分のスキルを活かして関われた機会も失われがちです。そのため、仕事にやりがいを見出せずに転職したり、仕事のパフォーマンスが低下したりする可能性もあります。
人材離れやコストパフォーマンスの低下を防ぐためには、離れた場所からでも進捗状況が見えるように工夫することが求められるのです。
理想的なテレワークマネジメントを行う5つのポイント
理想的なテレワークマネジメントを行うには、ポイントを適切に押さえることが大事です。そこでここでは、理想的なテレワークマネジメントを行うポイントをご紹介します。
テレワークに必要な環境を整える
マネジメントを行う前には、テレワークに必要な環境を整えるのが重要です。環境が整っていなければ、適切なマネジメントを行うことができません。
以下のような環境が、テレワークマネジメントを進めるために必要です。
- テレワークに適したセキュリティ対策
- 離れていてもコミュニケーションが円滑にできる環境
- テレワークでの評価基準
情報漏えいのリスクが高まるテレワークでは、セキュリティ対策は重要なポイント。コミュニケーションの場所や評価基準といった、テレワークならではの場所と施策は整えておくと、マネジメントもスムーズに行えるでしょう。
テレワークツールを導入する
理想的なテレワークマネジメントを実現させるには、離れていても業務の効率化ができるツールを導入しましょう。テレワークに使えるツールは、以下のようにさまざまな種類があります。
- チャットツール
- Web会議ツール
- 時間管理ツール
- 勤怠管理ツール・タスク管理ツール
- 人事評価ツール
目的によって導入しツールを使い分ければ、テレワークマネジメントも行いやすいです。
タスクや進捗状況を「見える化」する
タスクや個人の進捗状況を、パッと見てわかりやすい「見える化」で取り入れると、テレワークマネジメントがよりスムーズになります。時間管理ツールやタスク管理ツールなどを使って見える化することにより、メンバーの進捗状況把握も共有もしやすくするすることが可能です。
評価しやすくなったり、サポートのタイミングに気づけたりといったメリットもあります。ただし、内容を細かくしすぎるとメンバーの負担に繋がるので、見える化の作業に重点をおきすぎないように注意です。
目標の共有を強化する
テレワークでは働いている姿が見えないことで、「何のために行うのか」「何をするべきかわからない…」といった迷いが生じることもあります。そうした事態を防ぐためには、オフィス勤務以上に目標の共有を強化することが大事です。
会社やチームの目標を明確にして、個人の目標も設定してメンバー間で共有しましょう。目標を常に意識しておくことで、お互いの姿が見えなくても自発的な行動に繋げることができるはずです。
雑談できる場所を作る
雑談できる場所の確保は、テレワークマネジメントならではの重要なポイントです。テレワークでは業務連絡はする機会があっても、ちょっとした雑談の頻度はどうしても少なくなってしまいます。
一見、雑談がないと効率がよくなりそうに思われますが、孤独感がアップしたり信頼関係が築けなかったりして、仕事にも影響が及ぶ可能性があるのです。チャットツールに雑談専用チャンネルを作るなどして、テレワークでも気軽に雑談できる場所を確保しておきましょう。
テレワークマネジメントに役立つツール3選
テレワークマネジメントに欠かせないのが、離れていてもコミュニケーションが取れたり勤務管理できたりできるツールです。ここで、テレワークマネジメントに役立つツールをご紹介するので、導入を検討してみてください。
Web会議ツール「Zoom」
一般人から企業まで幅広く使われているWeb会議ツールがZoomです。会議を主催する人がIDを取得しておけば、参加者はIDなしで参加できます。
プロプランの場合は、1つの会議に最大100人が参加可能。サポート付きプランを選ぶこともでき、使用用途や会社の規模によって使い分けることができます。
【プラン・価格】
- プロプラン：1ID 月額1,600円（5～9ID契約可能）
- ビジネスプラン：1ID 月額2,000円（10～49ID契約可能）
- エンタープライズプラン：相談に応じて見積もり（50ID～契約可能）
ビジネスチャットツール「Slack」
75万社を超える企業が導入しているSlack。離れた場所の人との会話を繋げられるチャンネルを自由に設定して、メンバー間のコミュニケーションや進捗状況の共有などをスムーズにできます。
Slackで行った会話はいつでも確認・検索可能で、必要な情報を必要なタイミングで見返すことが可能です。
【プラン・価格】
- フリー：月額0円（小規模チーム向き）
- スタンダード：月額850円（中小規模企業向け）
- プラス：月額1,600円（大規模企業や高度な管理ニーズを持つ企業向け）
- Enterprise Grid：要問い合わせ（規制業界や非情に大規模・複雑な組織を持つ企業向け）
時間管理ツール「TimeCrowd」
TimeCrowdは、時間を「見える化」することができるツールです。タスクの時間を記録して見える化することに特化していて、シンプルな操作で明確な管理が叶います。
時間とタスクだけが共有でき束縛感がないので、マネジメントされる側も使いやすいです。
【プラン・価格】
詳細な機能や料金プランについては、下記の資料からご確認いただけます。
工夫をプラスして理想的なテレワークマネジメントを
往来の勤務形態と違って姿が見えないことから、テレワークでのマネジメントは難しいと感じるケースが多いです。その背景には、テレワークではコミュニケーションが取りにくく、勤務状況も把握しにくいなどの課題があります。
しかし、環境整備や効率化を図るツールの導入などを進めて工夫を凝らせば、テレワークにおけるマネジメントも難しいことではありません。目的や会社の規模に合わせた方法を取り入れて、テレワークを円滑に進めてみてください。
