Web制作会社として、ホームページ制作や広告運用を手掛けている株式会社スピカデザイン。同社・事業部長の西村祐太様は「Excelでの工数管理に時間がかかること」に課題を感じられていたようです。

そこで、案件ごとの稼働時間を自動計測できるTimeCrowdを導入。月末に手作業でデータ集計をしていた時間を削減することに成功しました。

今回は西村様にTimeCrowdを導入していただいた背景や効果についてお伺いしました。同じような課題を抱えていらっしゃる企業様は、ぜひ参考にしてみてください。

■プロフィール

西村祐太様
株式会社スピカデザイン 事業部長
会社HP：https://spiqa.design/

TimeCrowd導入前の課題

• 工数データ（どの案件に・どれくらい時間をかけているのか）を集計するのに、毎月2時間ほど時間をかけていた

TimeCrowd導入後の効果

• 稼働時間を自動で算出。工数データの集計時間を削減できた

「どの案件に・どれくらい時間をかけているのか」を把握したかった

──最初に貴社の事業内容について教えてください。

株式会社スピカデザインでは、ホームページやランディングページなどのWeb制作から、サイト改善や広告運用のサービスを手掛けています。

──TimeCrowdを導入したきっかけを教えていただけますでしょうか？

弊社では、顧客ごとの受注金額に対して、1人日（※）あたりの工数を基準に見積もりを作成しているのですが、その金額に対して従業員の稼働が適切かどうかを確認するための手段として、TimeCrowdの導入を決めました。

※人日：従業員1人が1日働いた分の作業量のこと

──以前まではどのような方法で管理されていたのでしょうか？

「どの案件に・どれくらい時間をかけているのか」を、Excelで管理していました。

案件を受注したタイミングで顧客名・受注金額・予算を記載して、その日の作業時間を15分単位で入力していくという流れです。チームごとに毎月、顧客ごとの目標稼働時間と実稼働時間を比較して、差分が発生していないかを確認するようにしていました。

しかし、これではデータを集計するのに手間と時間がかかり、ちょうど別の方法を探していました。

──Excelでの工数管理は多くの企業様で行われていますが、データ量が増えてくると大変ですよね。

弊社でも少人数だったころは、管理にそこまでの負担はかかっていませんでした。

しかし、徐々に人数が増えてくるに従って「あの人だけ残業時間が多い気がするけど、何か問題が起きているのだろうか」とか、そういう細かいところの確認が難しくなってきたんですよね。今回、TimeCrowdを導入するにあたって、そのような部分を可視化したいという思いもありました。

TimeCrowdの導入で “工数データの集計時間” を削減

──実際に、TimeCrowdを導入されてみていかがでしょうか？

案件ごとの作業時間をひと目で確認できるので、データ集計に時間がかからなくなりました。

以前までは工数データを集計するのに、毎月1チームあたり30分以上（全社では2時間ほど）の時間をかけていたのですが、TimeCrowdでは工数データを自動で算出できるので、集計に時間がかかりません。

工数データさえあれば、あとは振り返りを行うだけで済みます。無駄な作業時間を削減できて、大変助かっています。

また、過去の案件や月を跨いだ案件のデータを確認する際には、フィルターをかければすぐに算出できるので、データの加工に時間がかからず、見たい情報をすぐに見れる点も嬉しいポイントです。

▼参考：TimeCrowdのレポート画面では期間を指定して、案件ごと・メンバーごと・タスクごとの稼働時間（人件費）を確認できる

タスクごとの稼働時間（人件費）を確認できる

──他にも貴社ならではの活用方法があれば教えてください。

弊社では、案件ごとのステータス管理をNotionで行っているのですが、新しい案件をNotionに登録すると、TimeCrowdにカテゴリーが自動で作成されて、Chatworkの専用グループに通知が届く仕組みになっています。

また、Notion上の案件ごとのステータスを「納品済み」「請求済み」などに変更した際に、TimeCrowdで自動でアーカイブされるように実装していただきました。ステータス管理の抜け漏れを防げるため、これも非常に助かっています。

今後は、よりリアルタイムの時間計測を実現していきたい

──TimeCrowdを活用して今後取り組んでみたいことや、これから弊社に期待したいことがあれば教えてください。

これから期待することは、“逆算形式”での時間計測の実現です。

弊社では案件ごとの予算が決まっているので、たとえば「案件A：残り使用可能時間50時間」のように、逆算して残り時間を算出できれば、よりリアルタイムで採算管理を実現できそうだと感じています。

編集後記

最近では、スピカデザイン様のように「Excelでの工数管理はデータ集計に時間がかかる」と悩む企業様からのお問い合わせが増えています。

とくに工数データの集計は、月末月初の忙しいタイミングで行わなければならず、なかなか作業時間を捻出できずに困っているご担当者様が多いのが実情です。

TimeCrowdを導入すれば、従業員にタスクの開始時・終了時に打刻を依頼するだけで、タスクごと（もしくは案件ごと）の稼働時間を算出できます。事前に、従業員ごとの時間単価を設定しておけば、人件費を算出することも可能です。

Excelでの工数管理にありがちな「入力漏れ」「集計ミス」を削減して、正しい工数データを簡単に算出できるようになります。

現在Excelで工数管理を行っている企業様には、TimeCrowdへの工数データの移行サポートを無償で行っています。最初の2週間は無料でお試しいただけますので、少しでもご興味のある方は下記の資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。

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