働く場所や時間を選ばない「テレワーク」は、コロナ禍にあって需要が急激に増えました。メリットが大きい在宅勤務も、企業やチームリーダーからすると「誰がいつ何をしているかわからない」という課題を抱えています。そこでこの記事では、在宅勤務の課題は何かを明確にし、それを解決するためにおすすめの管理ツールを紹介します。ぜひ参考にしてくださいね！

 

在宅勤務の問題点は？

それではまず、在宅勤務における問題点を見ていきましょう。企業側、従業員側、双方の課題があるので、順に挙げていきます。

 

リモート環境の整備

企業側も従業員側も、テレワークをするにはパソコンや通信環境が必要となります。オフィスの環境は整っていても、従業員の各自宅にオフィスと同等のインターネット環境を整備するのは大変なことです。

セキュリティの問題や、通信速度などの問題も出てきますので、安全なリモート環境を構築するのは費用もかかるでしょう。また個人宅で発生した通信費の支払いなど、他にも課題があります。

 

労務管理

オフィスで働く場合には、出退勤の記録も取りやすく、仕事ぶりも目に見えます。しかしながら在宅勤務になると、Zoom会議などを行っている時間以外は、誰がどこでどのような仕事をしているのか把握しにくくなります。

さらには残業（就労時間以上の勤務）をしたとしても、記録や証明が難しく労務管理が困難です。

 

セキュリティ

社内ネットワークが構築され、セキュリティ対策もなされているオフィスとは違い、個人宅で在宅勤務をする場合は、情報漏洩のリスクが出てきます。

会社のネットワーク以外でインターネットを使用するため、セキュリティが脆弱だと重要な情報が漏れる可能性も。セキュリティ対策をしっかり行う必要があります。

 

プロジェクトやタスクの管理

それぞれの顔が見えるオフィスワークとは違い、在宅勤務は各従業員の進行状況や確認しにくくなります。プロジェクトリーダーは、常に各スタッフが抱えるタスクや進捗状況を把握しておきたいのに、プロジェクトの全体像が掴みにくくなるのです。

在宅で勤務する従業員も、誰が何をしているかわからないため、ちょっとした確認などコミュニケーションが取れないことで、齟齬が生じやすくなってしまいます。

 

自己管理

在宅勤務には、通勤が不要、自宅で自分の自由に時間を使えるというメリットがあります。一方で、1人での業務は他に人の目もないため、仕事以外のことに気を取られがちに。

開始時間を守ったり、適度な休憩を取ったりする自己管理が難しいと感じる人も多いでしょう。適切な管理ツールを使って、それぞれが家にいても時間や業務の管理ができることが大切です。

 

コミュニケーション不足

在宅勤務の1人での業務は、他に話しかける人もいないため集中しやすく、仕事が捗るという側面もあります。

しかし、在宅勤務が続くと孤独感を抱いてしまう人もいるため、適切な管理ツールを使って、コミュニケーションをしっかり取っていくことが必要です。

1人でいても、社内の人と繋がっているという安心感が、さまざまな課題クリアに役立ってくれます。

 

在宅勤務の管理をするには？

ここまで挙げてきた在宅勤務の問題点をクリアして、適切な管理をしていくにはどうしたらよいでしょうか？解決するための対策を考えてみましょう。

 

コミュニケーションツールを使う

リモートワークが増えてからは、ZoomなどのWeb会議ツールや、リアルタイムで会話ができるチャットツールなどがよく導入されています。

しかし、1つのツールで解決できる課題は限られており、課題毎にツールが必要なことも。

Web会議や、業務報告や質問などはそれらのツールの導入で簡単に解決できますので、誰でも使いこなせるようにインストールや指導も大切ですね。

 

セキュリティの強化

在宅勤務でのセキュリティを強化するには、会社がセキュリティマニュアルを作り、それぞれがきちんとルールを守ることが重要です。

ウイルス対策ソフトのインストールはもちろん、データの暗号化、パソコン画面のロックなど、セキュリティに関するルールを作り、みんなで強化していきましょう。

 

勤怠管理システムを使う

在宅勤務で頭を悩ませるのが勤怠管理です。在宅であっても何時から何時まで働いたかわかるような、勤怠管理ツールを利用しましょう。

さまざまなパターンの勤怠管理方法がありますが、パソコンの電源を入れた時間や切った時間で勤怠管理するものが一般的です。

 

在宅勤務を管理する「TimeCrowd」とは？

課題に対する解決策まで見てきましたが、これらを1つのツールで管理できるとしたら便利ですよね。「TimeCrowd（タイムクラウド）」とはどのようなツールで、何ができるのか、見ていきましょう。

 

TimeCrowdとは？

TimeCrowdとは、簡単な記録でお互いの業務時間を見える化し、時間を管理するツールです。Chrome拡張を使うことで、面倒な文字入力もせずに閲覧しているWebページやチャットワークのタスクをそのまま共有できます。

さらにはチーム内の時間を共有しているので、リアルタイムで誰が何をしているかわかり、プロジェクトやタスクの進行がスムーズに。

しかも共有するのは時間とタスクのみなので、1人の良さは奪われることがありません。

アーカイブも見られるから、振り返りや反省材料にすることも可能。

1つのツールでこれだけのことができる「TimeCrowd」の具体的な機能を紹介します。

 

文字入力不要！タスク時間を自動計測

Google Chrome拡張機能を使うと、文字入力をしなくてもWebページ名などをそのままタスク名にでき、いつ誰がどのくらいの時間そのタスクに費やしたかが一目瞭然になります。

タスク毎にそれぞれの記録ができるので、どのタスクにどれくらい時間がかかっているかもわかり、効率よい時間の使い方が見えてきます。

わざわざ入力する必要もないので、毎日記録が残り稼働時間や振り返りも可能に。

 

リアルタイムで人の業務が見える

TimeCrowdはチームでデータを共有できるので、リアルタイムでどの人が何をしているかがわかります。これによってオフィスで働いている時と同じように、報告や連絡をするタイミングや、質問ができるタイミングも掴みやすくなります。

リーダーはチーム内のタスク進捗状況がわかるので、時間を無駄にすることなくスムーズにプロジェクトを進めることができます。

それぞれが在宅勤務でも、1つのチームとして稼働しやすくなるだけでなく、在宅勤務の孤独感も解消されます。

 

アーカイブで過去を振り返ることができる

アーカイブが残ることで、勤怠管理に利用できるだけでなく、指示や進捗状況などを振り返ることもできます。

過去を振り返ることで、タスクに対する効率化などを図ることができ、今後の在宅勤務がさらに向上するようプロジェクトを見直すことにも役立ちます。

 

まずはTimeCrowdを無料で使ってみよう！

テレワークが求められ、在宅勤務が当たり前になりつつある世の中です。在宅勤務の管理はいくつか問題点があり、それぞれの課題を1度に解決するのは難しいもの。

今回紹介した「TimeCrowd」は、簡単な操作でチームの時間を共有できるツールです。さまざまな在宅勤務の課題が、TimeCrowdの導入で解消されることでしょう。

2週間は無料で使えるので、まずはお試ししてみてはいかがでしょうか。