TimeCrowdチームは全員リモートワークで仕事をしているため、
ミーティングはオンラインで、ミーティングツールを使って仕事をします。
そして、チーム以外にもお客様含めて様々な方々とリモートでミーティングを行う機会があります。
この記事では、リモートワークの場合どのようなミーティングツールを使っているのか、
使っていて感じたいい面、悪い面や使い分けなど、ディレクターの目線で紹介したいと思います。
リモートワークでミーティングをするときに使うオンラインミーティングツールは？
オンラインミーティングツールの代名詞：Skype
王道はSkypeです。
お客様との定例ミーティングに使う場合が多いです。
そこまで大人数で話す機会も滅多にないので、ビジネスプランでなくても問題ないです。
また、Skypeは知ってる方も多いので、例えばクラウドソーシングで採用した方と個人間でお話する場合も、
SkypeIDを交換してやりとりをすることが多いです。
Skypeの使い所
- 定例ミーティングを開催する場合
- 「他のツールは知らないけどSkypeは知っている」という方とのミーティングの場合
いいところ
- 認知度が高いので、ITに詳しくない方も使ってくれやすい
- 普段の複数人の会話をする分には人数制限や機能制限を気にしなくていい
悪いところ
- （体感的に）人数が多いと、会話が途切れたり落ちちゃうことが起きやすい
- IDを知らないとミーティング出来ないから、カジュアルなミーティングをしにくい
IDを聞いて回るのがめんどうなミーティングには：Zoom
最近、社内の定例ミーティングがZoomになりました。
Skypeは誰かがコールして会話が始まる形ですが、Zoomのいいところは、
Zoomは主催者がURLを共有して、参加者はそのURLに集まるとミーティングが始まるところです。
また、相手の画面を操作出来たり、録画機能、カレンダー連携があるなど、あったらいいな機能が揃っているので便利です。
お取引先の方がZoomを使っていて初めてZoomのことを知ったのですが、
海外との通話も問題なく、Google Calendarと連携してミーティングを予約出来るので、
ミーティングの前後までスマートに進みます。
Zoomの使い所
- 大人数や初対面の相手など、IDを取得・周知するのがめんどうなミーティングの場合
- ミーティングに便利な機能（録画やカレンダー連携）も活用したい場合
いいところ
- 主催者がコールしなくてよいし、参加者も参加したいときに入室すればいい
- 便利機能が無料で使える
悪いところ
- 無料では3名以上、40分以上のミーティングが出来ない
- PCもアプリのインストールが必要
カジュアルにミーティングするには：appear.in
弊社では、主に採用やTimeCrowdチームのミーティングルームとして活用しています。
一番の特徴は、URLをカジュアルに発行できるという点です。
アプリのインストール不要で、ブラウザからURLを発行し参加者に配布すれば準備OK。
TimeCrowdのミーティングは、元々Skypeで行っていましたが、
主催者が毎日コールするのも小さなストレスだったりしたので、appear.inへ移行しました。
URLを作ってしまえば自由に使えるので、
まさにバーチャル会議室として日次ミーティング以外にも各々の1on1などのミーティングなどでも使っています。
appear.inの使い所
- スポット的なミーティングでの利用やバーチャル会議室を作成したい場合
- ビデオ通話、音声通話、画面共有など最低限の機能で十分な場合
いいところ
- ミーティングの場をカジュアルに作れる
- （体感的に）Skypeに比べて音質がよい
悪いところ
- 無料版は4名までしか入れない
リモートワークでミーティングをどう進めるか？
その場にいる会議では、ホワイトボードに書いて、誰かが代表して議事録をまとめて…
という進め方が多いと思いますが、
リモートワークの場合はホワイトボードもないし、弊社の場合は一人が議事録をまとめるということは、あまりないです。
オンラインのミーティングをどのように進めているかまとめてみます。
ホワイトボードの代わりに画面共有
仕事柄ですが、ブラウザなど画面を実際に見ながら話すことが多いため、
ホワイトボード的な役割がなくても問題なくミーティングが出来ます。
もっと視覚的に書いたりする場合はpostalkがいいです。
リアルタイムでインタビュー記事の議事録を一緒に取った経験もあり、
今はロードマップなど作成するのに使っていますが、リアルタイムで議事録とるときにも使ってみたいと思っています。
誰かが犠牲になって議事録を書かなくても済むツールを使う
議事録というと、若手が一人黙々とミーティング中に文字を打っている…
というのはありがちな風景かもしれませんが、会社で一番若手の私はそれをしていません。
弊社は、この記事でも紹介した通り、Quipという文章管理ツールを使っています。
このツールは、リアルタイムで文字が打っているのが可視化出来るため、オンラインのミーティングにもってこいです。
TimeCrowdチームの場合、日次ミーティングの際、事前に議事録用ノートを作成し、
議題がある人は事前に書いておきます。
そして、質問した人は責任持って回答を書き込むようにし、他のメンバーもQuipに書きながら説明するなどしています。
つまり、ひとりが頑張って議事を取らなくても、
みんなで書き込んでいくからミーティングが終われば既にまとまっています。
オンラインのミーティングだからこそ効率的に出来ることもあるように思っています。
また、お客様とのミーティングでも、
内容をヒアリングしながらTrelloでカードを作ってしまったり、
決まったことをチャットに流しながら進めたりして、効率よく進められるように工夫しています。
オンラインミーティングは全員が快適に話し合い出来ることが大事！
ツールの選定やミーティング中の進め方に正解はなくて、
チームにとって、もっとも効果的な方法は何かを考える必要があります。
どのツールを使ってミーティングをセッティングするかや、
どんな議事録の残し方をすると、メンバーが快適に仕事が出来るかをよく考えて、
上記の内容を是非参考にしてみてください！
