毎日の業務を報告する日報。
1日の終わりに日報を提出して退勤する方も多いのではないでしょうか？

TimeCrowdは、時間を見える化するツールなので1日のタスクの振り返りに最適です。
どのようなタスクにどれくらいかかったのか、予想していたより時間がかかったのかなど、
時間という軸から業務を振り返り、自分やチームの改善につなげることが出来るツールです。

この記事では、TimeCrowdを使った日報の書き方を提案し、
今日からあなたの日報をより有意義に活用出来る方法をお伝えしたいと思います！

日報は、チームの目標達成のための手段。

日報を書いて、自分の上司やチームのメンバーなどに見せることの意味は、
日々の業務を見える化し的確なフィードバックを得て業務に活かすため、といえます。
ひとりひとりの業務が改善されると、チームの大きな目標達成に大きく貢献します。

また、日報をチェックする側の方はこのようなことを意識してフィードバック出来るとよいでしょう。
大きなミスにつながるような毎日の小さなミスを見逃さず、常に最善の方法でチームを歩ませることが大切です。

日報で見える化されることは、チームのメンバーひとりひとりの細かい成果や改善点です。
この積み重ねによって、問題が小さなうちに解決出来たり、メンバーを成長させる手段になることが出来ます。

1日の業務をタイムテーブルで振り返ろう

日報に書くメインの内容は業務の振り返りです。
TimeCrowdを使って1日のタスクを見える化し、振り返ってみたいと思います。

TimeCrowdにログインし、マイタスクの右上にあるカレンダーのアイコンをクリックします。

カレンダービューというモードに切り替わります。
1日をタイムテーブルで表示することが出来ます。
カテゴリーごとに色分けされているので、どのようなカテゴリーのタスクに時間を使ったかが一目瞭然です。

私の場合、この日は午前中にKPIをkintoneに保存するというルーティーンワークと案件の確認作業を行い、
午後は主に自分の作業に注力しました。

せっかくなので日報を書いてみたいと思います。

・KPIをkintoneに入力
トップページのリニューアル及び下層ページの追加で、新たなキーワードで流入が見込める想定。
キーワード「XXXX」はランク圏外からX位まで上昇。引き続き計測を続けたい。
Twitterフォロワー数が先週からXユーザー減。新たなつぶやきの内容を考えて実践したい。

・ブログ執筆
「XXXX」キーワード上昇に伴い、関連キーワードの上昇を狙うためコンテンツを考え執筆を開始した。

・請求書管理
事前準備を怠り月初に慌てて作業することとなり改善が必要だと強く感じる。
月末までに請求書の準備、月初に送信というルーティーンを徹底すべく、
Gcalでアナウンス、チャットワーク部屋でもアナウンスを追加する。

このように、報告もタスクをベースにして行えるので、「いつ」「どんな仕事をしたのか」が見える化されます。
加えて、「どこで」「誰と」を報告したり、KPTやPDCAでタスクを分析してもるのもいいかもしれません。

チーム全体の状況も把握する

TimeCrowdはチームで時間を共有するので、チームのメンバーの時間も確認することが出来ます。

今日は自分は頑張ったけれど、チームとしてはどうだったかな？など、俯瞰して見るのもオススメ。
他のメンバーの日報を見る機会があったら、このレポートをもとにフィードバックをしてみると、
データに基づいたアドバイスが出来るので、より日報が有意義なものになると思います。

チームで意味のある日報を共有しよう

毎日のルーティーンで、つい同じような内容で終わらせてしまいがちな日報。
毎日のまとまった時間を使うからこそ、その時間をもったいないままにせず、
有意義なものとして活用していきましょう！

TimeCrowdは、時間の見える化を通して、日報をより有意義なものにするツールであるとともに、
チームの「生きた時間」が増えることを願っています！