業務には、大きく分けて「コア業務」と「ノンコア業務」の2つが存在します。昨今では“業務効率化”や“生産性向上”が叫ばれていますが、深刻な人手不足の状況が続くなかでは、可能な限り「コア業務」にリソースを割くことが重要です。
本記事では「コア業務」と「ノンコア業務」の違いや、コア業務に集中する方法などについて解説します。業務効率化に取り組む経営者や管理職の方はぜひ本記事を参考にしてください。
コア業務とは
コア業務とは、企業の収益に直結する、または企業の存在意義に深く関わる業務のことです。
企業の中核となる活動であり、競争力を左右する重要な業務となります。コア業務にリソースを集中させることで、企業の競争力を高め、持続的な成長を実現することが可能になります。
ノンコア業務とは
一方でノンコア業務とは、コア業務を遂行するために必要な、またはコア業務を支援する周辺業務のことです。たとえば事務作業やお問い合わせ対応などの定型的な業務が挙げられます。
ノンコア業務に時間を取られすぎることで、コア業務に集中できなくなり、生産性の低下につながる可能性があります。実際にBPOテクノロジー株式会社の調査によると、約3人に1人が1日の平均労働時間における最大6割もの時間をサブ業務・ノンコア業務に充てているようです。また、株式会社エーピーコミュニケーションズの調査によれば、2030年には最大79万人の人材が不足するIT業界において、約3人に2人のエンジニアがコア業務に割く時間が50%以下であることが判明しています。
これらの調査結果からもわかるように、ノンコア業務の存在はコア業務への集中を妨げるボトルネックとなる可能性があります。
一方で、ノンコア業務はコア業務を円滑に進めるために欠かせないものであることもまた事実です。顧客情報や従業員情報など、一部秘匿性の高い情報を使用する場合もあるため、取り扱いには注意が必要となります。
コア業務に集中する方法（ノンコア業務を削減する方法）
従業員がコア業務に専念できる環境を整えるには、ノンコア業務を可能な限り減らすことが重要です。
ノンコア業務を減らすには、下記のような方法があります。
- 業務時間を可視化する
- ボトルネックを特定する
- 業務効率化を進める
業務時間を可視化する
まずは、日々の業務にどれくらいの時間がかかっているのかを把握することが重要です。
業務時間を可視化することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」が明確になり、無駄な業務がないかを客観的に分析することができます。
業務時間を可視化する方法としては、工数管理ツールや業務日報の活用などが挙げられます。これらのツールを活用することで、正確な業務時間を把握し、改善点を見つけることができます。
工数管理ツールTimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの所要時間を記録できます。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、打刻作業を自動化することも可能です。
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業務時間を可視化したら、次に業務のボトルネックとなる部分を特定します。ボトルネックとは、業務全体の効率を低下させている原因となる部分のことです。たとえば、特定の業務に時間がかかりすぎていることや、特定の担当者に業務が集中していること、承認プロセスが煩雑であることなどが考えられます。
ボトルネックを特定するには、業務フローを分析したり、担当者へのヒアリングを行ったりすることが有効です。実際にボトルネックを特定したら、その原因を解消するための対策を検討します。
▼ボトルネックの意味や原因、解消法については下記の記事を参考にしてください
業務効率化を進める
ボトルネックを解消するには、下記のような方法で業務効率化を進める必要があります。
- ムリ・ムダ・ムラをなくす
- ITツールを利用する
- アウトソーシングをする
ムリ・ムダ・ムラをなくす
業務効率化の基本は、ムリ・ムダ・ムラをなくすことです。
- ムリ：過剰な業務量や非現実的なスケジュールなど、従業員に過度な負担をかけること
- ムダ：不要な業務や重複した業務など、業務の目的を達成するために必要のないこと
- ムラ：業務量の変動や担当者のスキル不足など、業務の質や効率が一定でないこと
これらのムリ・ムダ・ムラをなくすには、業務の標準化やマニュアル化、業務量の平準化、担当者のスキルアップなどが有効です。
▼ムリ・ムダ・ムラを削減する具体的な方法については、下記の記事を参考にしてください
▼業務効率化に使える手法やアイデアについては、下記の記事を参考にしてください
ITツールを利用する
ITツールを活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。たとえば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールを導入することで、定型的な業務を自動化することができます。また、グループウェアやクラウドストレージを活用することで、情報共有や共同作業を効率化することができます。
ITツールは、業務内容や課題に合わせて適切なものを選択することが重要です。導入前には、ツールの機能や費用、導入効果などを十分に検討しましょう。
▼社内のDX推進に役立つITツールについては、下記の記事を参考にしてください
アウトソーシングをする
ノンコア業務をアウトソーシングすることも、コア業務に集中するための有効な手段です。アウトソーシングとは、経理・総務・人事・広報・顧客サポートなど、自社の業務の一部を外部の専門業者に委託することです。
アウトソーシングを活用することで、専門的な知識やスキルを持つ人材を確保したり、コストを削減したりすることができます。アウトソーシングする業務を選定する際には、コア業務への影響やコスト対効果などを考慮して導入を進めましょう。
コア業務に集中するメリット
従業員がコア業務に集中する環境をつくることで、企業はさまざまなメリットを得られます。
- 生産性が向上する
- 働き方改革につながる
生産性が向上する
コア業務に集中することで、従業員は自身の専門性や強みを最大限に発揮することができます。業務の品質や効率が向上し、企業の生産性向上につながります。
また、ノンコア業務を減らすことで、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、モチベーションやエンゲージメントも向上するでしょう。
株式会社アイケイワイ様は、工数管理ツールTimeCrowdを活用することで、作業の重複や無駄な業務の削減を実施。結果として、営業部がコア業務（＝営業活動）にかける時間を「1週間/月」増やすことに成功しました。営業部の稼働率を高めたことで、売上の拡大にもつながっているようです。
▼株式会社アイケイワイの事例については、下記の記事を参考にしてください
働き方改革につながる
コア業務に集中することで、残業時間の削減やワークライフバランスの改善など、働き方改革にもつながります。
ノンコア業務を効率化したり、アウトソーシングしたりすることで、従業員の負担を軽減し、より柔軟な働き方を実現することができます。
とくに近年では、2019年から働き方改革関連法が施行され、残業時間の上限規制について厳格なルールが設けられました。各社では、従業員の働き方を改善するべく、業務時間のムダを見直すことが求められています。働き方改革の促進は離職率の低下だけでなく、求職者からの応募率や採用決定率の向上にもつながる取り組みです。このような中長期的な目線からも“コア業務”と“ノンコア業務”の棲み分けは重要なことだといえるでしょう。
まとめ
コア業務に集中することは、企業の競争力を高め、持続的な成長を実現するために不可欠な取り組みです。ノンコア業務を減らし、効率化することで、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、企業の生産性向上や働き方改革の改善にもつながります。
ノンコア業務を削減するには、まずは業務時間を可視化する必要があります。工数管理ツールTimeCrowdを活用することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで可視化することが可能です。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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