大手法人向け統合人事システム「COMPANY」のBPOサービスを提供する株式会社ワークスビジネスサービス。TimeCrowd導入2ヶ月で使用率99%を達成され、一度インタビューにもお答えいただいていた同社に、利用から約4年が経過したタイミングで改めてご状況を伺いました。

※前回のインタビューはこちら。

長くご利用いただくことで感じたTimeCrowdのメリットやいかに社内に定着をさせていったのかなどをお聞きしました。これからサービスの利用をご検討中の方にも、すでにサービスをご利用中の方にも、長期的にご利用いただいているからこそ見える貴重なお話が満載です。

■プロフィール

導入・BPR Dept.　リソースマネジメントグループ　Senior Manager
今村圭吾 様

導入・BPR Dept.　リソースマネジメントグループ　Leader
匠咲 様

前回インタビューからの3つの変化

──前回のインタビューから4年ほど経ちましたが、当時と現在ではどのような変化がありましたか？

以前のインタビュー時は導入数ヶ月というタイミングだったので、まずはTimeCrowdを使い慣れてもらうというか、使って浸透させていくというのが一番のポイントでした。そこで利用率99%を目指してリマインドを細かくしたりしていました。

また、貴社のカスタマーサクセス担当者に、この4年の間も不便があったら調整をいただいたりとしっかり伴走いただけたことで従業員も不便なく使う事ができています。

その甲斐もあってか、今では日々の業務の中の一環になっています。例えるなら「息をするが如く記録をつけている」という感じです。弊社の文化になってきたと言っても過言ではないかもしれません。

使い方の面では、大きく3つ変化がありました。

ひとつ目は取得できるデータ精度の向上です。当初は統一のタスクで記録をしていましたが、よりデータを活用できるように会社ごとに必要なタスクを洗い出していくことで、正確で有用なデータを取得することができるようになっています。

次に、データの活用が進んだことです。弊社は変形労働時間制を取っているので、忙しい日は労働時間を長く、逆にそうでない日は短く、というように時間を調整しながら働いています。TimeCrowd上の過去の記録を見ながら、去年はここが忙しかった、というような感じで事前に繁忙期に備えてシフトを組むことができたりもしています。

最後に、今年の新たな取り組みとしてダッシュボードの導入があります。タスクの中で稼働、非稼働を分けて記録をつけていくことで稼働率をタイムリーに毎月出すことができています。ダッシュボードとして可視化できることで経営層など社内全体でも状況の把握がしやすくなってきています。

これらを通して効率化や最適化を行うための土台作りができたように思います。

──しっかりとご活用いただけているようで安心しました。先程のお話の中でも特に効果や成果を感じたところはどこですか？

ダッシュボードでデータを可視化できるようになったことですね。稼働率やサービスの品質状況だったりいろいろな項目をチームごとに1ページで作っているので、それを掛け合わせて各チームの状況が簡単にわかるようになったのが今は一番大きな成果だと思っています。

※上記レポートはイメージです。実際のレポートではございません。

利用定着のコツは「続けることに意味がある」マインド

──少しお話戻りますが、社内への定着はどれくらいの期間がかかりましたか？

最初の一年くらいで定着してきたように感じていたものの、まだまだ義務感からやっているというようなところもありました。

そこから先程お話したような、社内の文化として深く浸透していくところまではプラス１年、トータルで2年ほどかかりました。

──文化として浸透されているのが本当にすごいです！浸透させるためにどのようなことをされていましたか？

従業員に対しては個別に細かくリマインドを続けてきたことです。毎日記録するようにお願いをしたり、工数を入力する表を確認して「これの記録がついてないけど大丈夫ですか？」と声をかけたり。細かいことですが地道に続けることで従業員の意識も正しくつけないといけないというふうに変わってきました。やはり人対人なので地道にお願いを続けていくことが重要だと感じています。

また、マネジメント側としては打刻することに意味を持たせるのではなく、「続けることに意味がある」というマインドで長い目で取り組んできたこともポイントになるかと思います。実際に取り組んだことの一例としては、TimeCrowdをうまく活用できた事例を積極的に共有をしていました。例えば、サービス提供時に見積もり時間をお客様に提供していますが、TimeCrowdのデータを元により精度の高い工数見積もりを行うというような使い方を共有したりして、TimeCrowdの利用促進というよりは「TimeCrowdを使ってより良いことができる」ということを地道に伝えていった結果、浸透させることができました。

可視化から効率化へ、今後もまだまだ活用の余地あり

──かなりご活用いただけているように感じておりますが、今後さらにTimeCrowdを活用して着手していきたい部分はどういった部分でしょうか？

業務の効率化という点ではまだ改善の余地があると考えています。現状では作業担当者それぞれの気付きが効率化のベースとなっていますが、効率化を促進するチームがTimeCrowdのデータを使って客観的に会社として効率化を進めていきたいです。

またゆくゆくは、標準的な工数に対して実績や効率性はどうだったかというところも見ていきたいですね。

使い続けている理由は「人」にあり

──長期的にご利用いただく中で見えたTimeCrowdのおすすめポイントはありますでしょうか？

シンプルなツールだからこそ、各社毎にフィットさせて使うことができるように思います。フィットさせていく上でカスタマーサクセスの担当者さんにたくさん相談をさせていただきました。弊社でも利用していく中でやりたいことが変わっていったりもしましたが、そういったところも柔軟に対応いただけたことで業務改善に繋げることができました。

「シンプルで継続して使いやすいツール」「困った時に頼れる人がいる」というところがおすすめポイントですね。

編集後記

ご契約から約4年と長きに渡りご利用いただいているワークスビジネスサービス様のインタビューはいかがでしたでしょうか。導入をご検討中の皆様のみならず、ご利用中の皆様におかれましても、社内への利用定着方法等を参考にいただけますと幸いです。

TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、簡単に工数データを入力できます。また、カレンダーアプリ（Google・Outlook）と連携することで、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻することも可能です。

また「誰が・どのプロジェクトに・どれくらい時間をかけているのか」を正確に確認できるため、担当者ごとに作業時間を算出して、作業時間の指標作成や業務標準化に役立てることもできます。

累計5,500社以上での導入実績をもとに、各社にあわせた最適なご提案をいたします。少しでもご興味のある企業様は、下記のサービス資料から詳細な機能や利用手順についてご確認ください。

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