ヴァンテージIT株式会社では、WEBマーケティング・サイト制作・システム開発など、IT領域を中心とした多角的なサービスを展開しています。

同社では、以前までタスクマネジメントの分野で課題を感じていました。

チーム全体として「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化するために、2023年から全社的にTimeCrowdを導入。可視化したデータをもとに“時間の使い方”を見直すことで、顧客と自社の成長に関わる業務に対して、より多くの時間を割けるようになりました。

今回はWEBマーケティング事業部で責任者を務める佐々木様に、TimeCrowdを導入いただいた背景や、その後の効果についてお伺いしました。とくにプロジェクト型ビジネスの企業様で、工数管理に課題を抱えている経営者や管理職の方は、本記事をぜひ参考にしてみてください。

■プロフィール

佐々木かれん様
WEBマーケティング事業部 責任者

TimeCrowd導入前の課題

• 「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」がわからず、チーム全体で業務の振り返りを行うことが難しかった

TimeCrowd導入後の効果

• “時間の使い方”を可視化することで、自社と顧客の成長に繋がる業務に対して、より多くの時間を割けるようになった
• 記録した時間のデータをもとに、メンバーに対して具体的なアドバイスができるようになった

メンバーの稼働状況をもっと正確に把握したかった

──最初に貴社の事業内容について教えてください。

ヴァンテージIT株式会社では、WEBマーケティング・サイト制作・システム開発などの幅広い事業を展開しています。

なかでも私の所属するWEBマーケティング事業部では、美容商材を中心としたSNS広告の運用代行に取り組んでいます。一般的な広告代理店とは異なり、運用担当とクライアント担当で分業することなく、一気通貫で顧客の売上拡大に向けた支援を行うことが特徴です。

──TimeCrowdを導入したきっかけを教えていただけますでしょうか？

タスクマネジメントの部分で課題を感じていた頃に、代表から提案を受けたことがきっかけです。

それ以前までは、その日に取り組むタスク内容をメンバーから共有してもらうことで、チーム全体の状況を把握していました。しかし、それではリアルタイムでの進捗確認が難しく、課題の共有や改善までに時間がかかっていたのが実情でした。

一方で、退勤時には「どの業務に・どれくらい時間をかけていたのか」を含めて、日報として共有を行うルールにしていました。しかし、データの正確性や集計にかかる工数などの観点から、同じく難しさを感じていたところです。とくに集計に関しては、各メンバーが1日に5〜10分ほどの時間をかけていました。

また、これらの情報はすべてチャットで記録を残していたため、週次や月次単位での振り返りが難しかったことも課題のひとつでした。メンバーとの1on1で「時間が足りなくて…」と相談があったときに「もっと正確な状況が把握できれば…」と思う場面が多かったことも、導入を前向きに考えることになったきっかけのひとつです。

──数ある工数管理ツールのなかで、TimeCrowdを選んだ理由を教えてください。

1ヶ月間のトライアル期間を経て導入に至ったのですが、最終的に導入を決めた理由としては、トライアル期間中に寄せられたメンバーからの意見が非常に好評だったためです。

時間の使い方が可視化されることで「メリハリをつけて業務に取り組めるようになった」「振り返りをして改善ができるようになった」などのポジティブな声が挙がりました。

また、インターフェースがシンプルで、工数入力に時間がかからないことも導入の決め手となりました。チーム全体の状況をレポート画面からすぐに確認できるため、マネジメントの観点からも活用しやすいと感じています。

▼（例）TimeCrowdのレポート画面

※上記レポートはイメージです。実際のレポートではございません。

“時間の使い方”を見直して、顧客と自社の成長につながった

──TimeCrowdを導入した結果、どのようなメリットを感じていますか？

業務のなかでボトルネックを特定することに役立っています。

また、メンバーごとに「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」がわかるため、フォローアップに活用したり、チーム全体で時間の使い方を見直して、顧客と自社の成長に繋がるような方向に舵を切ることができています。

──成果を感じるポイントを具体的に教えてください。

TimeCrowdで記録したデータをもとに時間の使い方を見直したところ、利益ベースで約400万円/月（1人あたり約60万円/月）の成長に繋がりました。

具体的には「広告クリエイティブの作成に多くの時間をかけたほうが、より高い成果を期待できる」という仮説のもと、クリエイティブの作成量を従来の約10倍まで増加させる方針で進めました。結果として、顧客のトップライン拡大と自社の利益向上に繋げられたことに大きな成果を感じています。

TimeCrowdはプロジェクト型ビジネスの企業におすすめ

──今後の活用方法について教えてください。

今までは“時間の使い方”という視点から、TimeCrowdの活用を進めてきました。現状の使い方でも満足はしているのですが、さらなる活用を進めていくためには、より細かい数値状況まで把握できるようにしていきたいと考えています。

たとえばプロジェクトごとの収支状況を人件費ベースで把握して、案件ごとの予実管理に活用することなども視野に入れています。

──TimeCrowdはどのような会社におすすめでしょうか？

業務内容をカテゴリ分けしやすい職種や、集計したデータをもとに次のアクションに繋げやすいプロジェクト型ビジネスの企業様におすすめです。記録したデータをもとにPDCAを回すことで、業務効率化や収支改善などに取り組むことができます。

シンプルな操作性のため、弊社の場合はツールを社内で浸透させるまでに2週間もかかりませんでした。あまり時間をかけずに、工数管理や業務可視化に取り組みたいと考えている企業様にもおすすめです。

編集後記

ヴァンテージIT株式会社様のように、広告代理店・制作会社・システム開発会社などのプロジェクト型ビジネスの現場では、案件ごとの時間管理に取り組む企業様が増えています。

TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、簡単に工数データの入力が可能です。カレンダーアプリ（Google・Outlook）と連携することで、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻を行うこともできます。

メンバーに工数入力の負担をかけずに導入ができるという背景から、累計4,000社以上の企業様でご利用いただいています。「どのプロジェクトに・どれくらい時間をかけているのか」を正確に把握できるため、プロジェクトごとに人件費を算出して収支管理に役立てることも可能です。

各社にあわせた最適なご提案をいたしますので、少しでもご興味のある企業様は下記のサービス資料から、詳細な機能や利用手順についてご確認ください。