株式会社フォトラクションは「建設の世界を限りなくスマートにする」をミッションに掲げて、人手不足が叫ばれる建設業界の業務支援に取り組まれています。
業務代行サービス「建設BPO」を提供する同社では、案件ごとにオペレーターの稼働時間をExcelで管理していました。しかし、より簡単に、そして正確に工数管理を行いたいという課題意識から「TimeCrowd」を導入。
打刻時に必要となる業務内容を管理者側で設定することで、計測ルールを統一して工数管理を正確に行えるようになりました。
今回は、同社でオペレーションサービス部・デジタル推進グループ長を務める菊池様にTimeCrowdを導入した背景や効果についてお伺いします。アウトソーシング事業に携わっていらっしゃる企業様は、ぜひ参考にしてください。
■プロフィール
菊池光貴 様
オペレーションサービス部 デジタル推進グループ長
TimeCrowd導入前の課題
- Excelで工数管理を行っていたが、正確な計測が難しかった
- できるだけオペレーターに負担のかからない工数管理の手段を探していた
TimeCrowd導入後の効果
- 案件ごとの工数管理をより簡単に、そして正確に実現できた
- 計測した時間データをもとに、業務自動化に取り組むべきタスクの優先順位をつけられた
工数管理をより簡単に、そして正確に取り組みたかった
──最初に貴社の事業内容について教えてください。
株式会社フォトラクションでは、建設支援クラウド「Photoruction」や、業務代行サービス「建設BPO」を提供しております。
従来のBPOとは異なり、クラウドサービスであるPhotoructionの機能として簡単に建設業に特化したBPOを依頼できることから、ヒトとテクノロジーを活用した“BPaaS（ビーパース）”という考えに基づき、人手不足が叫ばれる建設業界の企業様をご支援しております。
──もともと貴社では、時間管理に対してどのような課題があったのでしょうか？
BPaaSではよりスピーディーに多くの仕事を永続的に行うために、人依存の作業をテクノロジー化を見据えて、業務プロセスから見直していく必要があります。
そのため、お客様からご依頼を請けた業務に対して「オペレーターがどれくらいの時間をかけたのか」を把握することが重要です。案件ごと・業務ごとといった、細かくタイムリーな時間管理はもはや欠かせないものになります。
しかし、以前まではExcelで工数管理に取り組んでいましたので、複数人が同時に編集をしてしまい、結果的に「誰が・どのアカウントで編集をしたのかわからず、正確な工数が記録できない」という課題に直面しておりました。
そこで、この課題を解決できそうな工数管理ツールを探していたところ、TimeCrowdに出会いました。
──工数管理のサービスは他社様もご提供されていますが、そのなかでTimeCrowdを選んでいただいた理由をお伺いしたいです。
タスクの開始時と終了時に、ワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性から、オペレーターの負担を最小限に抑えられそうと感じたためです。
また、管理者側が手配した業務内容をもとに打刻をしてもらうことで、詳細な計測ルールを設定できる点も魅力的に感じました。
将来的には社内システムと連携をして、オペレーターの打刻を自動化することも見込んでおります。機能拡充によりさらなる可能性が期待できそうなため導入に至りました。
TimeCrowdの導入で「案件ごとの詳細な工数管理」を実現
──TimeCrowdをどのようにご利用いただいていますでしょうか？
弊社のオペレーターが、業務ごとの所要時間を計測するのに利用しております。
仮に時間がかかっている業務がある場合には、優先的に自動化を進めるなど、より細かな情報をもとにした判断が可能になりました。
▼参考：TimeCrowdでは、案件ごと・業務ごとに所要時間を算出できる
弊社ではAI技術を活用した業界特化のアウトソーシングサービスを提供しているため、新規のメニューをリリースする段階でお客様の業務を自動化することがあります。その際に「AIを活用してどれくらいの工数を削減できたのか」を計測する手段として、TimeCrowdを活用しております。
──TimeCrowdを導入して、どのような成果を感じられていますでしょうか？
成果を感じているポイントは、主に下記2点です。
- オペレーターの業務時間を、以前よりも詳細に計測できるようになったこと
- 計測したい業務内容を明確にすることで、計測ルールを統一化できたこと
また、AIを活用した自動化に取り組む際に「どの業務から取り組むべきなのか」を、計測した作業時間をもとに検討できるようになりました。とくに時間のかかりすぎている業務を中心にAI技術を取り入れることで、サービスを効率的に提供できるようになったと感じております。
アウトソーシング事業にはTimeCrowdが欠かせない
──TimeCrowdはどのような企業様におすすめでしょうか？
アウトソーシングサービスを提供している企業様におすすめのサービスです。
建設BPOではビジネスモデルの構造上、人依存の業務を自動化することが重要なポイントになるため、工数を正確に把握することが求められます。
一般的には工数を正確に把握しようとすればするほど、かえって管理負担が増えてしまうでしょう。しかし、TimeCrowdを活用すればオペレーターと管理者それぞれの負担を抑えたうえで、工数管理を簡単に、そして正確に実現できます。
こちらの要望に対して、いつも迅速に対応していただき大変満足しておりますので、引き続き社内で活用していきたいです。
編集後記
直近では、アウトソーシング業界の企業様からお問い合わせが増えております。
多くの企業様では、Excelを活用して工数管理に取り組まれていますが「工数の入力に負担がかかっている」「入力漏れが起こり、実態を把握できていない」「データの集計に時間がかかっている」など、何かしらの課題を抱えられています。
TimeCrowdを導入いただければ、業務内容を選択してワンクリックで打刻をするだけで、業務ごと・案件ごとの所要時間を計測できます。また、株式会社フォトラクション様のように、計測した時間データをもとに、業務のボトルネックを特定して改善を図ることも可能です。
大手人材企業・法律事務所・Web制作企業など、累計3,500社以上の企業様でご活用いただいております。最初の2週間は無料でお試しいただけますので、操作性が気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。また、詳しい機能や料金プランについては下記資料からご確認いただけますと幸いです。
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