自社メディアや人材関連事業など、約40事業を運営するレバレジーズ株式会社。今回は、人材紹介や同社内の間接業務の代行を行うヒューマンキャピタル事業部の事業部長である後藤祐介様にお話をお伺いしました。

後藤様は、社内BPO部門である「ワークリア」事業にて元々行っていたExcelでの工数管理に対して「処理できるデータ量に限度がある」「ヒューマンエラーの多発」など、様々な課題をお持ちでした。

そこで、時間管理ツール「TimeCrowd」を導入。結果として、月末に行っていた工数データの確認・修正作業や日々の運用にかかっていた時間を60%削減することができました。

今回は後藤様にTimeCrowd導入の背景や効果についてお伺いしました。BPO事業者さまや「Excelでの工数管理」に課題を抱えていらっしゃる企業様は、ぜひ参考にしてみてください。

 

■プロフィール

後藤祐介様
ヒューマンキャピタル事業部 事業部長

TimeCrowd導入前の課題

• 業務工数をExcelで管理していたが、社員が増加するにつれ「Excelで処理できるデータ量の限界」「ヒューマンエラーの多発」など多くの問題が発生していた。

TimeCrowd導入後の効果

• データの不整合がほぼ起きなくなり、正確なデータが蓄積されるようになった。
• 整合性を確認して修正する作業に膨大な時間がかかっていたが、月末の最終確認時以外ほぼノータッチで済むようになり管理工数が大幅に削減できた。

Excelでの工数管理に限界を感じ、システム導入を検討

──最初に貴社の事業内容について教えてください。

レバレジーズ株式会社 ヒューマンキャピタル事業部では、就職支援サービスの運営や弊社グループ会社全体のバックオフィス業務代行を行っています。今回TimeCrowdを導入したのは、バックオフィス業務代行をするワークリア事業の「社内BPO」の部門です。

──TimeCrowdを導入したきっかけを教えていただけますでしょうか？

弊部門では、日々の対応業務にかかる時間を記録するために、元々Excelでの工数管理を行っていました。

しかし、社員が増えるにつれ多くの問題が発生するようになりました。具体的には「Excelで処理できるデータ量の限界を超えてしまう」「集計のための関数が壊れてしまう」「記録時のヒューマンエラーの多発」などが挙げられます。

業務工数は売上金額の算出時に使用するため、データの正確さが必要不可欠です。そのため、正確なデータを記録するための確認・修正作業にかなりの工数を要していました。その確認・修正作業を削減する手段として、TimeCrowdの導入を決めました。

TimeCrowdの導入により「データの確認作業」を大幅に削減

──実際に、TimeCrowdを導入されてみていかがでしょうか？

データの確認・修正作業にかかっていた時間を60%削減することができました。

元々は毎週のように修正作業を行っていたのですが、TimeCrowdに切り替えてからは月末の最終確認のみで済んでいます。

これが実現できたのは、TimeCrowdの特徴である「直感的に入力ができるシンプルさ」のおかげだと思っています。特に、障がい者雇用を行う部署ということもあり、工程理解力の高くないメンバーでも簡単に正しく記録ができるのは魅力の一つでした。

導入時も数十名規模が一気にツールを切り替えることになるため心配だったのですが、2ヶ月程度でスムーズに定着することができました。

 

▼参考：TimeCrowdではワンクリックで作業の記録を開始できる

実際の操作は以下からお試しいただけます
https://demo.timecrowd.net/app

──他にも貴社ならではの活用方法があれば教えてください。

弊社ではTimeCrowdのデータを弊社データベースに連携させ、日々のモニタリングや売上の算出に活用しています。

そのためのデータ設計や、Excel上からタスク追加・修正を行える仕組みなど、弊社の業務プロセスに合わせた機能を提供いただいております。

正しいデータの計測はもちろん、データ活用や運用まで踏み込んだ提案をいただき、非常にありがたいです。

今後は蓄積したデータを元にした業務改善も実施したい

──TimeCrowdを活用して今後取り組んでみたいことや、これから弊社に期待したいことがあれば教えてください。

現在は元々行っていた工数管理のため使用しているので、今後はそのデータを活用した業務効率化も行っていきたいです。

TimeCrowdは計測項目を簡単にカスタマイズできるため、改善施策・分析から逆算したデータ取得が可能です。それを活かして、効率化に向けた分析をしたいですね。業務効率化が実現できれば、弊社内の他部署でも展開ができるとも考えています。

大人数の工数管理が必要なBPO事業者にはおすすめのサービス

──TimeCrowdはどのような企業様におすすめでしょうか？

業務上使用するツールが不得手で、大人数のメンバーの工数管理をする必要がある会社との相性がいいと思います。特に、弊社同様BPOを行う会社さんには特におすすめですね。

TimeCrowdは視覚的にわかりやすく、誰でも簡単に使用できるツールだと思っています。

編集後記

レバレジーズ様のように「Excelでの工数管理に限界がある」と悩む企業様からのお問い合わせが増えています。

「同時編集ができない」「集計に時間がかかる」「関数が壊れてしまう」「人が増えたり、仕事が増えたときのメンテナンスが大変」という課題をいただくことが多いです。

TimeCrowdは、従業員にタスクの開始時・終了時に打刻を依頼するだけで、集計作業は自動で行うことができます。業務マスタの登録やメンバーの追加などもスムーズなので、管理者さまの工数も削減可能。

Excelでの工数管理にありがちな「入力漏れ」「集計ミス」を削減して、正しい工数データを簡単に算出できるようになります。

現在Excelで工数管理を行っている企業様には、TimeCrowdへの工数データの移行サポートを無償で行っています。最初の2週間は無料でお試しいただけますので、少しでもご興味のある方は下記の資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。