キリンホールディングス株式会社（以下、キリンホールディングス）は、創業以来世界中でキリンブランドを展開しており、近年ではヘルスサイエンス事業にも力を入れています。
そんなキリンホールディングスのコーポレートコミュニケーション部IR室（以下、IR室）では、「業務時間の見える化」や「業務改善」を目的に、2021年4月からTimeCrowdを導入しました。
現在は過去実績の分析がメインとのことでしたが、将来的には”未来の予測”にもTimeCrowdを活用したいと考えているそうです。
今回はキリンホールディングス株式会社 コーポレートコミュニケーション部IR室 の松田 憲（まつだ けん）様にお話を伺いました。
■プロフィール
松田 憲（まつだ けん）様
コーポレートコミュニケーション部 IR室 主務
2006年キリンビール入社。IT子会社であるキリンビジネスシステム株式会社で生産・物流関連のシステム開発・運用を担当した後、2010年より飲食店・酒販店向けの業務用営業を担当。2013年にキリンホールディングス グループ経営戦略担当に配属後、2014年より総合商社に出向。香港の食品系ディストリビューターで企画・営業を担当した後、英国の食品メーカーで経営企画、広報CSRを担当。2017年にキリンホールディングスに復帰し、IR室に配属。
TimeCrowd導入前の課題
- 業務改善を図りたかったが、テレワークのなかで誰が何の業務にどれくらいの時間をかけているのか把握するのが難しかった
TimeCrowd導入後の効果
- 各メンバーの業務を可視化することで、業務改善に繋がった
- 業務が可視化されたことでコスト意識も醸成された
目次
忙しい部署だからこそ「業務の可視化」が必要だった
──最初にIR室の業務内容について教えてください。
松田：IR室のステークホルダーである株主・投資家とさまざまなチャネルを通して、コミュニケーションを取ることが私たちの仕事です。具体的な業務として、例えば3ヶ月に1度の決算発表における「決算説明資料」の作成をしています。決算説明資料では、3ヶ月毎の売上げ実績や市場動向などをストーリー仕立てにして解説しています。
※ステークホルダー：企業の利益関係者
「決算説明資料」の1ページ。会員制生ビールサービス「Home Tap」に関する見通しを説明している
──IR室は業務内容が多く、忙しいイメージがあります。
松田：そうですね。3ヶ月に1度の決算発表に向けて、各種準備作業やトップマネジメント層への決算情報に関するインプット、投資家向けのイベント開催など、常に多くの業務を抱えています。
以前までは、少人数でオフィスで業務に取り組んでいたため、私の方でも業務管理がしやすい状況でした。
しかし、テレワークの普及に伴って各メンバーの業務管理が難しくなり、業務改善を図ろうにも難しさを感じていました。
こうした状況のなかで「現状の忙しさを改善しつつ、価値創造に繋がる時間をさらに創出したい」という課題意識から、TimeCrowdのような各メンバーの業務状況を可視化できるツールを検討し始めました。
導入の決め手は無駄のないシンプルな操作性
──数ある業務可視化ツールのなかで、タイムクラウドを導入された決め手を教えてください。
打刻をするだけのシンプルな機能が導入の決め手です。
IR室はただでさえ忙しい部署なので、操作が複雑だったり、メンバーに負担のかかるサービスはできるだけ避けたい気持ちがありました。その点、TimeCrowdは各メンバーが打刻をするだけで業務時間を記録できる大変魅力的なツールです。
──ありがとうございます。シンプルな機能は他の企業様からも大変好評です。業務改善のきっかけとなるツールなのに、機能が複雑で工数がかかってしまうと本末転倒ですからね。
たしかにそうですね。また、管理側の工数もあまり取られない点も魅力的です。
以前までは、勤怠管理システムとマイクロソフトのOutlookを利用して総労働時間の把握をしていましたが、それではタスク別の業務時間を確認することができませんでした。それでも確認したい場合には、各メンバーにヒアリングをしたりなど、とても時間がかかっていたんですよね……。
しかし、TimeCrowdの導入によって、各メンバーの業務状況が手軽に把握できるようになりました。予定表だけでは見えない業務の内訳まで確認できるので、マネジメントには大変役立っています。
▼管理画面の例
※一人ひとりの稼働時間、業務の内訳、稼働コストの計算などがレポートで可視化される
導入後は「コスト意識」が芽生え、業務改善の第一歩へ
──TimeCrowd導入後に成果を感じた点はありますでしょうか？
改めてコスト意識を強く持てるようになりました。
私たちは人件費などをもとに、一人あたりの時給を算出しているのですが、そうすると「このミーティングに人件費をかけすぎなのでは？」とか「この業務は本当に◯◯さんがやるべきなのかな？」とか、そういった議論にも繋がっています。
TimeCrowdを導入したことで、このようなボトルネックを洗い出せるようになり、業務改善への第一歩に繋がっていると実感しています。
──チームの生産性も上がってきているのですね。松田さん個人としては、使ってみていかがでしたでしょうか？
私個人の時間管理にも活用できています。
例えば、特定の業務に時間がかかっていれば「次回からは前倒しをして始めよう」とか「そもそも作業時間を抑えてみようか」とか、時間に対する意識が芽生えましたね。タイムマネジメント能力の向上にも役立っていると感じます。
今後は未来の業務予測にも使っていきたい
──今後、TimeCrowdをどのように活用していきたいですか？
過去を分析するだけでなく、今まで集めたデータを活用すれば「未来の予測」にも使える可能性があると感じています。今はまだトライアル段階ですが、今まで集めたデータから業務ピークを予測するなど、未来の予測にも使えそうですね。
TimeCrowdは非常にシンプルなツールですが、将来得られるかもしれないリターンにも期待しています。
──最後に、TimeCrowdの導入を検討している方に向けてメッセージをお願いします。
TimeCrowdの「手軽に使える点」と「シンプルなシステムだからこそ、二次利用もしやすい点」の2点が特に素晴らしいと思います。
TimeCrowdで収集したデータをどのように活用するのか、その考えや狙いさえしっかりしていれば、非常に使い勝手が良いツールです。
また、私たちIR室ではもともと業務改善を図るチームを立ち上げていました。こうした素地があったことは、TimeCrowdを導入・活用する上で追い風になったと感じています。現在、キリングループでは「新たな価値創造を加速する」ということを常に考え、事業展開しています。こうした変革のタイミングでこそ、TimeCrowdは活用するべきだと思いますので、当社のように課題意識を持って変革を目指す企業は一度検討してみてはいかがでしょうか。
編集後記
「TimeCrowdで未来を予測する」という活用方法は、私たちも初めて気付かされました。確かにTimeCrowdのデータを活用して数ヶ月先の業務ピークを予測できれば、忙しく働くチームにとっては大きな武器となるでしょう。
また、TimeCrowdのような業務可視化ツールをなかなか習慣化できない企業がある一方で、キリンホールディングス様は「業務改善をする素地ができているから、TimeCrowdの習慣化が進んでいる」とおっしゃっていました。
TimeCrowdは打刻をするという点で、少なからず従業員の業務量を増やす側面もあります。そのため、何のためにTimeCrowdを導入して、どのような課題を解決したいのかを明確に意識できている企業様がうまく活用できていると改めて感じました。
キリンホールディングス様と同様に「業務時間の可視化」や「業務改善」に課題意識を強く持っている企業様は、ぜひTimeCrowdの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
2週間の無料トライアルも実施していますので、お気軽にご連絡ください。
