ビジネスチャットツール「Chatwork」を提供するChatwork株式会社。今回は「Chatwork アシスタント」という新規事業に従事されている蛭田栄太朗様にお話を伺いました。

同社では、以前までWBSを活用した工数管理に取り組まれていましたが、社内での定着が難しかったという背景から工数管理ツール「TimeCrowd」を導入していただきました。

その結果、現在ではスタッフの稼働状況を簡単に・正確に把握できるようになりました。また、稼働状況がリアルタイムで可視化されたことで、業務改善やコミュニケーションの活性化にも繋げられているようです。

今回は、蛭田様にTimeCrowdを導入していただいた背景やその効果についてお伺いしました。アウトソーシング会社・制作会社・システム開発会社など、プロジェクト型のビジネスに取り組まれている企業様はぜひ参考にしてみてください。

■プロフィール

蛭田栄太朗様
インキュベーション本部 ビジネスユニット DXソリューション開発部 事業開発チーム

TimeCrowd導入前の課題

• 「誰が・何に・どれくらい時間をかけているのか」を把握したかった
• スプレッドシートでの工数管理は運用に手間がかかっていた

TimeCrowd導入後の効果

• スタッフの稼働状況を簡単に・正確に把握できるようになった
• データをもとに人材配置や業務改善に取り組めるようになった

スタッフの増加に伴い、稼働状況の把握が必要になった

──最初に貴社の事業内容について教えてください。

弊社では、2023年に「Chatwork アシスタント」というBPaaS（Business Process as a Service）の事業を立ち上げました。

本サービスでは、ビジネスチャット「Chatwork」で作業依頼が可能です。専任のサポートメンバーが、SaaSプロダクトを活用した業務設計・運用構築を行います。中小企業のビジネスの生産性をあげるために、主に経理・総務・労務などのバックオフィス業務の支援を行っています。

──工数管理ツールを導入したきっかけを教えていただけますでしょうか？

オンラインアシスタントサービスというビジネスの特性上、スタッフの稼働管理は欠かせない取り組みになります。

「誰が・何に・どれくらい時間をかけているのか」がわかれば、業務上のボトルネックを特定して、適切な対応策を検討できるためです。

以前まではプロジェクト管理の一貫として、表計算ソフトで作成した“WBS”でタスク管理を行っていました。しかし「作業が終わったあとに記録を残す」という運用フローでは、記録の抜け漏れが発生してしまうため、正しいデータの取得ができませんでした。

また、スタッフから「忙しい」という報告があったときに、それは作業量が多いからなのか、キャッチアップに時間がかかっているからなのか、正確な原因がわからず、逐一確認をするという工程が発生していました。スタッフの人数が少ないうちは問題ありませんでしたが、人数が増えるにつれ、この運用に限界を感じ始めました。

今後サービスを拡大するにあたって、早い段階で工数管理の運用を固めておきたく、工数管理ツールの導入を検討しました。

スタッフの作業負担が少ないTimeCrowdを導入

──数ある工数管理ツールのなかで、TimeCrowdを選んだ理由を教えてください。

ツールを選定する際に、最も重視したのは「スタッフに作業負担がかからないかどうか」でした。

既存のプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールでは、スタッフが工数データを入力する際に大きな手間が発生してしまいます。

たとえば、お客様に報告する情報（作業時間や作業内容など）をテキストでまとめたうえで、さらにその情報を別のツールに転記するといった二重のフローが発生してしまうのが一例です。これでは、かえってスタッフの稼働率を低下させてしまう原因にも繋がります。

このような課題意識を抱くなかで、稼働時間をできるだけ簡単に、そして正確に計測できる工数管理ツールを探していたところTimeCrowdに出会いました。

実際に導入してからは、スタッフから「操作性がシンプルで使いやすい」という声が挙がっています。

Chromeの拡張機能からタスク名を選択してワンクリックで打刻をするだけなので、操作に迷うことがなく、形骸化しづらいという点も嬉しいポイントです。

データをもとに人材配置や業務改善に取り組めるようになった

──TimeCrowdを導入した結果、どのようなメリットを感じられていますか？

スタッフの稼働状況をリアルタイムに把握できる点がメリットだと感じています。

たとえば「特定のスタッフに作業が偏っているから人材配置を変更しよう」「Aさんは稼働に空きがあるから新しい案件にアサインしよう」など、このような判断を客観的なデータをもとに取り組めるようになりました。

▼参考：TimeCrowdのレポート画面（誰が・何に・どれくらい時間をかけているのかを確認できる）

※上記レポートはイメージです。実際のレポートではございません。

また、過去に取り組んでいたプロジェクトと類似の案件が発生したときには「前回は◯◯のタスクに時間をかけていたので、今回は▢▢を工夫して対応しよう」といった、具体的な業務改善案も検討できるようになりました。

──TimeCrowdをどのように運用されていますか？

タスクのカテゴリを「社内」と「社外」に分類して記録しています。

また「社外」のタスクについては、Chatworkにある案件ごとのグループチャットで打刻をすることで、案件名ごとにカテゴリが分類されるようにしています。

▼参考：Chatwork上でTimeCrowdの打刻操作が可能（TimeCrowdのChrome拡張機能を追加した場合のみ表示される）

管理者としては、マクロとミクロ両方の観点からスタッフの稼働状況を確認できるようになりました。

たとえばカテゴリごとのデータを見れば「どの案件に・どれくらい時間をかけているのか」が一目でわかります。また、さらに細分化して確認したい場合には「どのタスクに時間をかけているのか」を細かく確認することも可能です。

今後は社内システムとの連携を強化していきたい

──最後に、今後の活用方法について教えてください。

今後はさらに案件の数・種類ともに拡大していく予定です。スタッフの人数が増加することで、業務可視化や業務改善の必要性が高くなることが予想されるため、今後も活用の幅を広げていきたいと考えています。

また、プロジェクトの作業管理をよりスムーズにしていくために、社内のバックヤードシステムとの連携を強化して管理コストを下げていきたいです。

編集後記

Chatwork様のように「スタッフの稼働状況を把握したい」という目的から、工数管理ツールを導入される企業様は数多くいらっしゃいます。

とくにアウトソーシング会社・制作会社・システム開発会社などのプロジェクト型ビジネスの企業様からは、運用負担のかからない、シンプルな操作性のTimeCrowdは大変好評をいただいています。

TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、簡単に工数データを入力できます。また、カレンダーアプリ（Google・Outlook）と連携することで、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻することも可能です。

「どのプロジェクトに・どれくらい時間をかけているのか」を正確に確認できるため、プロジェクトごとに人件費を算出して、収支管理に役立てることもできます。

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