はじめまして、タイムクラウドでBizDevを担当している村上と申します。
直近リリースしたTimeCrowdの「Googleカレンダー連携機能」を使って完全自動でGoogleカレンダー集計ができることに気づいたのでシェアです。
※特に「GASとかﾁｮｯﾄﾖｸﾜｶﾗﾅｲ…」みたいな方にはとってもおすすめです。
できること
・以下のような時間集計レポートが自動で作成されます
・月ごとやカテゴリごとの細かい分析もできます
設定方法
大枠としては以下の4ステップです。設定自体は10分くらいで終わります。
- TimeCrowdのパーソナルプランに登録
- カテゴリを作る
- Googleカレンダー連携の設定をする
- Googleカレンダーの予定を埋める
1. TimeCrowdのパーソナルプランに登録
TimeCrowdの右上(無料で試す)から無料で登録ができます。
途中で出てくる「利用範囲」は[個人で使う]でOKです。こちらは個人利用ならずっと無料です。
2. カテゴリを作る
「チーム管理」→「カテゴリ」から、集計したいカテゴリを作成します。
Googleカレンダーのデータをどの分類で区分したいのか、どの軸でデータを見たいのかによって変えてみてください。
自分は一旦シンプルに以下の6つでやってみました。
3. Googleカレンダー連携の設定を行う
「個人設定」→「Googleカレンダー同期」からGoogleカレンダーの予定のフィルタリング設定ができます。
イメージとしては以下です。「Googleカレンダーの予定名に○○という言葉が入ってたら、会議に割り当てよう！」という設定ですね。
ざっと以下のように設定してみました。
「デフォルトのチームとカテゴリー」を「その他」にしておくと、振り分けられない予定がすべて「その他」に入るので、一旦これで進めましょう。
続いて「自動開始」設定を以下のように設定しましょう。
要はGoogleカレンダーの予定開始時刻になったら記録する/しない、みたいな設定なのですが、完全自動集計を目指すなら上記の設定でOKです。
4. Googleカレンダーの予定を埋める
ちょっとここからハードルが1つ上がります。
Googleカレンダー上で毎日の予定を埋めていってください。打ち合わせ・会議以外のタスクもきっちり埋めましょう。
その際に、先ほど設定したキーワードを予定名に入れることをお忘れなく！
これを毎日やれば、あとは勝手にTimeCrowdがデータを蓄積していってくれます。
設定としては以上です。
あとはたまにレポート画面を見れば、Googleカレンダーの予定が自動で振り分けられていることを確認できます。
補足
- その他の詳細な設定については以下をご参照ください！「私用」は記録しない、みたいな設定もできます。
- あくまで一番ラクに自動で集計できる方法を解説しています。「Googleカレンダーの予定と実際の仕事が異なる！」みたいな場合は、別途以下の形での記録作業が必要です。
